Formato de informe formal y ejemplos ¿Qué es un informe formal?

¿Qué es un Informe Formal?

Un informe formal es un análisis en profundidad que se utiliza para ayudar a los líderes empresariales, industriales y gubernamentales en el proceso de toma de decisiones. Los informes formales presentan un análisis de datos y otra información, ofrecen conclusiones y brindan recomendaciones para resolver un problema identificado. A menudo, con más de diez páginas, los informes formales se organizan en secciones para ayudar a los lectores a asimilar la información proporcionada. Los informes comerciales formales abordan cuestiones o problemas complejos y requieren una amplia recopilación e investigación de datos.

Categorías de Informe Formal

Los informes formales se pueden categorizar como informativos o analíticos, según lo indique el propósito establecido al comienzo del informe. Los informes informativos no proporcionan recomendaciones sino datos o hechos. Un manual de políticas y procedimientos, por ejemplo, solo proporciona información sobre pautas y reglas para una empresa determinada. Dado que no proporciona recomendaciones para mejorar o un análisis de cuán exitosamente se han ejecutado las políticas, el manual de políticas y procedimientos se considera un informe informativo. Informes analíticos también proporcionará datos y hechos, pero analizará e interpretará la información para dar recomendaciones. Una empresa que busque actualizar un manual de políticas y procedimientos podría crear un informe analítico, que incluiría datos sobre el cumplimiento de la política por parte de los empleados, el impacto de los procedimientos en la fabricación y una revisión de las prácticas actuales de la industria y la regulación gubernamental, seguido de recomendaciones para la actualización. Policias y procedimientos.

Formato de informe formal

El objetivo de un informe formal es proporcionar información y análisis, generalmente a un equipo que utilizará este informe en la toma de decisiones. Cada sección de un informe formal debe ser fácilmente identificable para permitir a los lectores encontrar fácilmente las secciones relevantes. La escritura debe ser clara y concisa, siguiendo los estándares de la industria para la organización de encabezados, números de página y encabezados.

Sección frontal de un informe formal

La sección inicial, también llamada materia preliminar, de un informe formal variará en estilo y requisitos según la industria y el propósito del informe, pero la materia preliminar siempre incluirá una página de título y una tabla de contenido. Otros artículos incluidos en la sección frontal incluyen:

• Propósito: Una explicación del tema del informe, cómo está organizado y una declaración clara del propósito del informe.
• Portada: contiene el título completo del informe, el nombre de la parte para la que se preparó el informe, la empresa, la fecha y el nombre del autor.
• Tabla de contenido con números de página: se deben usar números romanos pequeños para esta sección.
• Resumen: Un resumen de 250-300 palabras del informe.

Una carta de transmisión, aunque técnicamente no forma parte del informe, se incluye como el primer elemento en la sección frontal de un informe formal. Establece el tema y proporciona una explicación breve y claramente escrita del informe. También llamada carta de presentación, la carta de envío explica brevemente la importancia del informe y sigue el formato de una carta comercial, con una introducción, un párrafo de cuerpo y una conclusión.

Sección principal de un informe formal

También llamado cuerpo, la sección principal de un informe formal incluirá un resumen ejecutivo, una introducción, un análisis de los hallazgos y una conclusión con recomendaciones. El cuerpo de un informe debe numerarse con números arábigos. El resumen ejecutivo proporciona una descripción general más completa del informe que el resumen y debe tener un diez por ciento de la extensión del informe. De tono formal, el resumen ejecutivo debe estar libre de siglas, abreviaturas y jerga. Los resultados y las descripciones de las cifras en el informe deben resumirse para el lector, pero las referencias específicas no son obligatorias en esta sección. Como lo indica el título, la audiencia para el resumen ejecutivo son ejecutivos y gerentes, y el propósito del resumen ejecutivo es persuadir a los líderes y tomadores de decisiones para que lean el informe o propuesta formal completo. Como tal, el resumen ejecutivo se colocaría como el primer documento en el cuerpo de un informe y debería tener sentido cuando se lee por separado del propio informe.

• La introducción proporciona información general y está destinada a una audiencia de gerentes y otras partes interesadas. Tres párrafos son suficientes para la introducción, con el párrafo uno que presenta el contenido, el párrafo dos brinda detalles adicionales y el párrafo tres resume los hallazgos principales. Se puede agregar una sección final a la introducción para obtener una vista previa del contenido del resto del informe.
• Después de la introducción, el análisis de los resultados utiliza títulos y subtítulos para presentar la información en un orden lógico, explicando información compleja. Coloque las tablas y figuras después de mencionarlas en el texto con títulos y explicaciones. El análisis de los hallazgos es la sección más larga del informe y contiene datos con una explicación detallada de la investigación y la investigación.
• La sección de conclusiones y recomendaciones reúne el informe y fluye del análisis de los hallazgos en el cuerpo. Al sacar conclusiones, identifique y analice tendencias y patrones y respalde las recomendaciones de acción basadas en el informe.
• Las referencias deben citar todas las fuentes utilizadas en la compilación del informe y seguir el estilo de citación de la industria o empresa. En informes más cortos, la sección de referencias debe incluirse al final del cuerpo. Para informes más largos, las referencias pueden incluirse al final de las secciones o capítulos.

Sección posterior de un informe formal

La sección final de un informe formal es la sección posterior y debe contener, como mínimo, todos los apéndices y referencias.

• Anexos: Proporcionan información adicional para fortalecer el informe. Esta información puede ser demasiado extensa para incluirla en el cuerpo del informe, pero aun así puede ser de interés para los responsables de la toma de decisiones. El apéndice puede incluir cuadros, encuestas, gráficos, tablas de datos y currículos de los redactores del informe.
• Bibliografía: Es una lista alfabética de todas las fuentes utilizadas para compilar el informe. La bibliografía difiere de la página de referencia en que incluye todas las fuentes examinadas durante la investigación del informe. La página de referencia enumera solo las fuentes realmente utilizadas para escribir el informe final.
• Glosario e índice: Opcional para la inclusión en la sección posterior son un glosario y un índice. Un glosario proporciona definiciones simples de los términos utilizados en el informe. Se puede usar un índice como documento de referencia para informes extensos y debe incluir números de página para los temas principales.

Ejemplos de informes formales

Los informes formales pueden difundir información, proporcionar un análisis de datos y hacer recomendaciones sobre una amplia gama de temas e industrias. Algunos informes formales comunes incluyen:

• Informes de investigación: generalmente informativos, estos informes simplemente sirven para explicar los datos.
• Propuestas: pueden ser internas y abordar una necesidad específica dentro de una empresa o externas, a menudo relacionadas con las ventas.
• Informes de viabilidad: de naturaleza analítica, los informes de viabilidad exploran ideas nuevas o innovadoras antes de grandes inversiones.
• Planes de negocios: Describe lo que un negocio o empresa planea lograr en un tiempo determinado. Estos informes suelen ser informativos, pero pueden adoptar un tono analítico o persuasivo cuando incluyen solicitudes de financiación.
• Informe de investigación: evalúa los riesgos y oportunidades potenciales, como una evaluación de una nueva línea de productos propuesta.
• Informe de cumplimiento: esto demuestra la responsabilidad y el cumplimiento de las normas reglamentarias o de la industria.
• Informe periódico: de naturaleza informativa, este tipo de informe incluye informes contables, de ventas u otros informes producidos periódicamente, por ejemplo, informes de ventas mensuales.

Algunos tipos de informes formales pueden superponerse. Por ejemplo, un empresario puede utilizar una propuesta, un informe de viabilidad y un informe comercial para proponer una nueva empresa comercial. En la superficie, estos informes parecen cubrir gran parte de la misma información, pero cada informe tiene un propósito específico cuando se examina en detalle. Una propuesta formal sería apropiada cuando se busca financiamiento, ya que las propuestas generalmente detallan los costos del proyecto. Si los tomadores de decisiones o los inversionistas están interesados ​​en una propuesta, pueden solicitar un estudio de factibilidad para delinear los problemas potenciales y proporcionar un análisis de costo/beneficio de la idea. Los informes de factibilidad brindan detalles suficientes para determinar el potencial de un proyecto, pero generalmente brindan menos detalles que un plan de negocios y se pueden completar en menos tiempo. Un plan de negocios proporciona detalles, incluidos plazos, producción, mercadeo,

Cómo escribir un informe formal

La redacción de un informe formal comienza con la planificación, a veces llamada preescritura. La planificación antes de escribir ayuda al escritor a establecer el propósito del documento, identificar la audiencia y determinar las partes interesadas a las que afectará el informe. Cada informe formal es único y, si bien algunos informes periódicos seguirán una plantilla, otros requieren conciencia retórica y comprensión del propósito, la audiencia, las partes interesadas y el contexto. Independientemente de la naturaleza del informe, los siguientes pasos son útiles una vez que se completa el paso previo a la redacción:

1. Verifique el formato requerido para el informe. Los requisitos de formato varían de una industria a otra o de una empresa a otra.
2. Crea una página de título. Se debe incluir el título del informe y los nombres de los autores.
3. Escribe la tabla de contenido. Un borrador del índice puede servir como esquema, pero el índice final debe escribirse después de que el informe esté completo y debe tener en cuenta los títulos de las secciones y los números de página.
4. Redactar el resumen o resumen. Tanto el resumen como el resumen sirven para resumir los puntos clave del informe. Para informes cortos o informes periódicos, esta sección puede no ser necesaria. Asegúrese de que contenga todos los puntos clave abordados en el informe.
5. Escribe la introducción. Esta sección establece el propósito del informe y proporciona información de antecedentes.
6. Esquema de la metodología. La sección de metodología explica qué métodos de investigación se utilizaron y cómo se obtuvieron los datos, justificando por qué se eligieron métodos específicos.
7. Presentar hallazgos. Usando títulos, subtítulos, cuadros, tablas y otros gráficos, establezca los resultados de la investigación de manera lógica y concisa.
8. Escribe la conclusión y las recomendaciones. Esta sección demuestra cómo los resultados de la investigación afectarán a la organización. Todas las metas y objetivos mensurables deben incluirse en las conclusiones y recomendaciones.
9. Agregar anexos y, en su caso, bibliografía. Los apéndices deben incluir detalles de apoyo, por ejemplo, mapas, datos o gráficos y tablas adicionales. Los currículos de los autores también se pueden incluir en los apéndices. Una bibliografía puede no ser necesaria para informes breves o periódicos, pero cuando se incluye, debe enumerar alfabéticamente todas las fuentes consultadas.
10. Revisar el informe. La revisión es el paso final en el proceso de escritura y asegura que el documento esté libre de errores gramaticales y ortográficos. Además, la revisión debe evaluar que el documento esté escrito en un tono comercial formal que sea claro y conciso.

Resumen de la lección

Un informe formal se utiliza para ayudar en el proceso de toma de decisiones al presentar un análisis de datos y ofrecer conclusiones y recomendaciones para resolver un problema identificado. Los informes formales pueden ser informes informativos , que simplemente presentan datos e informan hechos, o informes analíticos , que examinan e interpretan la información para brindar recomendaciones. Los informes formales están organizados en tres secciones, y cada sección tiene un propósito específico.

• La sección frontal incluirá una carta de transmisión y proporcionará una explicación concisa del informe. También incluirá una página de título, una tabla de contenido y un resumen o resumen del informe.
• La sección principal del informe es el cuerpo. Incluye
  • un resumen ejecutivo para proporcionar una visión general completa del informe,
  • una introducción para familiarizarse con el contenido y resumir los principales hallazgos,
  • un análisis de los resultados para proporcionar una explicación detallada de la investigación y los resultados,
  • conclusiones y recomendaciones para establecer metas con base en el informe, y
  • referencias para citar las fuentes utilizadas en la redacción del informe.
• La sección posterior contiene apéndices y referencias.

La planificación es el primer paso para escribir un informe formal, y la conciencia retórica (comprender el propósito, la audiencia, las partes interesadas y el contexto) es clave para escribir un informe formal con éxito. Cada informe formal es único y, si bien algunos informes periódicos seguirán una plantilla, otros requieren conciencia retórica y comprensión del propósito, la audiencia, las partes interesadas y el contexto.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador