Gestión de las partes interesadas: definición e importancia

¿Quién es un interesado?

Los gerentes de proyecto son responsables de la gestión integral de sus proyectos, incluida la gestión del desempeño y / o las expectativas de las personas que pueden estar fuera de su control directo, pero que tienen un interés personal en el proyecto. Una parte interesada es cualquier persona que tenga interés en un proyecto o que se verá afectado por sus entregables o productos.

Por ejemplo, supongamos que es el director de proyecto de un proyecto que permitirá a una empresa aceptar pedidos de venta en línea a través de su sitio web. Es probable que sus partes interesadas para este proyecto sean el jefe de ventas (que probablemente sea el patrocinador del proyecto), un gerente de ventas que represente al grupo de usuarios finales internos, un gerente de tienda / almacén que represente al grupo de usuarios finales internos en el lado de la cadena de suministro , un gerente de TI que proporcionará las soluciones de sistemas para su proyecto, y un grupo de clientes que representará al grupo de usuarios finales externos.

¿Por qué es importante la gestión de las partes interesadas?

Por su propia naturaleza, todos los proyectos implican algún tipo de cambio. Ya sea la implementación de un nuevo sistema, la implementación de un nuevo proceso comercial o el lanzamiento de un nuevo producto, siempre hay algún tipo de cambio entregado por un proyecto. Implementar el cambio puede ser un desafío porque requiere transformar la forma en que las personas trabajan e interactúan. Muchas personas son naturalmente resistentes al cambio, lo que puede poner en peligro el éxito de su proyecto. Si las partes interesadas rechazan lo que está dando su proyecto o no cooperan y no brindan apoyo cuando se trata de hacer el trabajo del proyecto, puede haber un efecto perjudicial. Una forma de minimizar esta resistencia es involucrar a las partes interesadas del proyecto desde el principio y obtener su compromiso de apoyar el proyecto.

En nuestro ejemplo, ¿puede pensar en las razones por las que las partes interesadas podrían resistirse al nuevo sistema de pedidos en línea? Un gerente de ventas puede estar preocupado de perder el contacto cara a cara con sus clientes. Un gerente de tienda / almacén podría estar preocupado de que el nuevo proceso en línea cause errores, lo que resultará en entregas incorrectas y devoluciones de stock innecesarias. El gerente de TI podría estar preocupado acerca de si la infraestructura de TI existente de la empresa puede soportar el nuevo proceso de pedidos en línea. Y los clientes pueden estar preocupados acerca de si sus pedidos realizados en línea realmente se recibirán y cumplirán correctamente y a tiempo. Todas estas preocupaciones podrían hacer que las partes interesadas se resistan al cambio si no se gestionan adecuadamente.

Además de administrar las tareas dentro de un proyecto, los gerentes de proyectos también deben considerar el lado ‘más suave’ de la administración de proyectos, como los problemas de personas que rodean los proyectos, y reconocer que involucrar y administrar adecuadamente a sus partes interesadas puede ser un factor crítico de éxito. Se puede perder una enorme cantidad de tiempo de un director de proyecto en la gestión de las partes interesadas si no se hace de manera eficaz, y la mala gestión de las partes interesadas y la mala comunicación del proyecto son dos de las principales razones por las que los proyectos suelen fracasar. La gestión eficaz de las partes interesadas es una parte clave para ayudar a un director de proyecto a liderar el cambio que generará su proyecto.

En nuestro ejemplo, dada la resistencia que podrían enfrentar ciertas partes interesadas, sería fundamental que el director del proyecto gestionara estas partes interesadas de manera eficaz.

¿Cómo se gestionan eficazmente las partes interesadas?

Los gerentes de proyecto deben tener un plan formal de gestión de las partes interesadas que sea apropiado para su proyecto. El objetivo del plan de gestión de las partes interesadas es involucrar a sus partes interesadas y crear relaciones positivas con ellas estableciendo objetivos y gestionando sus expectativas. Las partes interesadas tienen un interés personal en el éxito o el fracaso de un proyecto, pero a veces tienen ideas contradictorias sobre la mejor manera de hacer que el proyecto sea exitoso. Los planes de las partes interesadas pueden ser un dispositivo útil para reunir a las partes interesadas al delinear una forma común de cumplir los objetivos del proyecto.

¿Qué se incluye en un plan de gestión de partes interesadas?

Un buen plan de partes interesadas identifica a las partes interesadas, analiza las metas de cada parte interesada para el proyecto, determina el papel y las responsabilidades que cada parte interesada asumirá durante el proyecto e identifica los riesgos involucrados en el proyecto para esa parte interesada. Luego, el gerente del proyecto crea acciones específicas para cada parte interesada a fin de garantizar que se mantenga el nivel adecuado de participación durante todo el proyecto y que se gestionen las expectativas de las partes interesadas.

Ejemplos de acciones podrían ser:

• Comunicarse con las partes interesadas y mantenerlas informadas sobre asuntos que puedan ser de su interés. Por ejemplo, programar una reunión individual semanal con una parte interesada en particular.

• Obtener información de las partes interesadas que será relevante para el proyecto. Por ejemplo, programar una visita al sitio para observar un proceso o sistema similar que ya se ha implementado.

• Gestionar las expectativas de los grupos de interés. Por ejemplo, programar una reunión de estado semanal con los miembros del comité directivo del proyecto.

El plan de gestión de las partes interesadas debe revisarse periódicamente para reevaluar la posición de cada parte interesada y decidir qué acciones adicionales (si las hay) se requieren para mantener el compromiso y el apoyo de cada parte interesada al proyecto. También es importante determinar si hay nuevas partes interesadas que puedan necesitar ser agregadas al plan.

Resumen de la lección

En esta lección, aprendimos que una parte interesada del proyecto es cualquier persona que tenga interés en un proyecto o que se verá afectado por sus entregables o productos. También discutimos por qué la gestión de las partes interesadas es una parte muy importante de la gestión de proyectos. Un buen plan de gestión de partes interesadas puede ayudarlo a gestionar sus partes interesadas, y esta lección detalla lo que debe incluir en un plan de gestión de partes interesadas.