Informe formal: formato, partes y eficacia

Informe oficial

Un informe formal es un informe oficial que contiene información detallada, investigación y datos necesarios para tomar decisiones comerciales. Este informe generalmente se redacta con el propósito de resolver un problema.

Algunos ejemplos de informes formales incluyen:

• Reporte de inspección
• Informe de seguridad
• Informe de resultados
• Auditoría
• Reporte de incidente
• Reporte anual
• Informe de situación

Hay dos categorías de informes formales: informes informativos y analíticos. El informe informativo recopila datos y hechos que se utilizan para sacar conclusiones. El informe analítico contiene la misma información que el informe informativo, pero también ofrece recomendaciones para resolver un problema.

Ahora echemos un vistazo al formato y las partes de un informe formal. Piense en el informe formal dividido en tres secciones: sección frontal, sección principal y sección posterior.

Primera sección de un informe formal

La sección frontal contiene la página del título, la carta de transmisión y la tabla de contenido. La portada debe contener:

1. Nombre de empresa
2. Nombre y cargo de la parte para la que se preparó el informe
3. Nombre y cargo del preparador
4. Fecha

La carta de transmisión es una carta que informa al destinatario que se ha incluido un informe en el paquete. También puede indicar el propósito del informe. La carta también identifica cualquier otro documento que pueda incluirse.

La última parte de la sección frontal es la tabla de contenido para que el lector pueda ubicar la información por número de página.

Sección principal de un informe formal

La sección principal contiene un resumen ejecutivo, introducción al problema, análisis de hallazgos y conclusiones y / o recomendaciones:

El resumen ejecutivo es un resumen del informe formal. Debe contener los hechos básicos sin ser demasiado prolijo. Piense en ello como una versión condensada de todo el informe.

La declaración de introducción establece el propósito del informe, identifica el problema, su alcance y el método que el escritor planea emplear para resolver el problema. El método puede ser proporcionar conclusiones solo como con un informe informativo, o puede ser proporcionar conclusiones y recomendaciones como con un informe analítico.

Un análisis de los resultados es probablemente la sección más larga. Esta sección revelará los hechos que descubrió y los detalles de la investigación. Al redactar esta sección, recuerde presentar la información de la manera más fácil y clara que dirija a su lector a sus conclusiones o recomendaciones.

Al final de la sección principal, incluirá una sección de conclusiones en un informe informativo o una sección de conclusiones y recomendaciones en un informe analítico. Las conclusiones son hallazgos basados ​​en los datos de su investigación, como tendencias o patrones emergentes. Las recomendaciones son directivas o consejos basados ​​en la investigación y las conclusiones. Recuerde, solo un informe analítico contiene esta sección.

Sección posterior de un informe formal

Terminamos el informe formal con la parte posterior. Aquí colocará las referencias y el apéndice.

Las referencias son cualquier documento que crea que refuerza los hallazgos, conclusiones o recomendaciones. Pueden ser citas de revistas, publicaciones periódicas, sitios web y estudios.

El apéndice contiene cualquier información adicional necesaria que respalde sus ideas. Si realizó una encuesta, aquí se colocaría una copia del documento y los resultados. También se pueden incluir aquí currículums, biografías, cuadros y gráficos.

Ahora que conocemos el formato y las partes de un informe formal, ¿cómo podemos estar seguros de que el informe que producimos es eficaz?

Consejos eficaces para informes formales

La conclusión más importante del informe formal es que debe abordar el problema y proporcionar conclusiones o recomendaciones para una solución. Considere estos consejos:

• Asegúrese de que el informe identifique el problema real
• Mantenga su información organizada para que fluya directamente a las conclusiones o recomendaciones
• Definir cualquier lenguaje técnico para que el contenido sea claro para el lector.
• Habla siempre con voz activa
• Citar fuentes; evitar el plagio

Si sigue el formato y presta especial atención a sus métodos de investigación y elección de palabras, tendrá un informe formal adecuado que será tanto convincente como convincente.

Resumen de la lección

Un informe formal es un informe oficial que contiene información detallada, investigación y datos necesarios para tomar decisiones comerciales. Algunos ejemplos son informes anuales, informes de gastos, informes de incidentes e incluso informes de seguridad.

El formato a seguir incluye las secciones frontal, principal y posterior. Cada sección contiene varias partes. La sección frontal contiene la página de título, la carta de transmisión y el índice. La sección principal contiene el resumen ejecutivo, la introducción al problema, un análisis de hallazgos y conclusiones y / o recomendaciones. La sección posterior contiene referencias y el apéndice.

Tenga en cuenta que su informe formal debe ser claro y sin lenguaje que distraiga. Escriba con voz activa y siempre cite sus fuentes. Al final, tendrá un informe redactado profesionalmente.

Los resultados del aprendizaje

Después de ver la lección, debería poder:

• Reconocer un informe formal
• Describir los usos de un informe formal.
• Clasifique los informes formales en dos categorías
• Explique las tres secciones de un informe formal.
• Recuerde algunos consejos para crear un informe formal eficaz