Informes formales como documentos de resolución de problemas: Criterios y estándares

Informes formales

Haru está confundido. Tiene que escribir un informe para sus clientes, comparando tres formas diferentes de ahorrar dinero a su empresa y eligiendo la mejor. Ha escuchado que los informes pueden ser formales o informales y que existen diferentes tipos de informes formales e informales. ¿Cuál se supone que está escribiendo?

Probablemente Haru querrá escribir un informe formal o un documento que compare opciones o evalúe soluciones a un problema. Los informes formales generalmente se escriben para alguien fuera de la organización del escritor, como Haru que escribe para su cliente. Si Haru estuviera escribiendo un informe para su jefe o un compañero de trabajo cercano, probablemente sería un informe informal.

Los informes formales utilizan criterios específicos para juzgar y determinar la mejor opción posible para una organización. De esta manera, se trata de resolver problemas eligiendo el mejor producto, programa o solución.

Para comprender cómo los informes formales resuelven mejor los problemas y para ayudar a Haru a escribir los suyos, veamos más de cerca los tipos de informes formales y estándares sobre cómo juzgar un informe formal.

Tipos de informes

El cliente de Haru ha propuesto tres posibles opciones para ahorrar dinero, y tiene que evaluarlas y escribir un informe, detallando cuál es la mejor opción. Sabe que necesita redactar un informe formal, pero no está seguro de qué tipo específico de informe formal debería redactar.

Hay tres tipos principales de informes formales. El primero es un informe de evaluación. Un informe de evaluación juzga un programa o producto por criterios establecidos para determinar si es efectivo o no. Intenta responder a la pregunta: “¿Es bueno este producto o programa?” Por ejemplo, si el cliente de Haru ya tenía un programa de ahorro de dinero, Haru podría escribir un informe de evaluación después de seis meses o un año para juzgar si el programa realmente estaba ahorrando dinero a la empresa o no.

Pero ese no es el caso de Haru; su cliente no tiene un programa para evaluar, por lo que necesita un tipo diferente de informe formal. Otro tipo de informe formal es un informe de viabilidad , que juzga si un producto o proyecto es posible, dadas ciertas limitaciones. Estas limitaciones pueden ser financieras, ambientales, legales o prácticas. Intenta responder a la pregunta: “¿Es este producto o programa viable?” Por tanto, se denomina informe de viabilidad.

Los informes de evaluación y de viabilidad son similares, pero un informe de evaluación juzga una solución en función de su historial, mientras que un informe de viabilidad lo juzga en función de lo que le depara el futuro. Por ejemplo, si su cliente quisiera implementar un programa específico de ahorro de dinero, se le podría pedir a Haru que redactara un informe de viabilidad para evaluar qué tan difícil sería implementar el programa y si es posible y vale la pena hacerlo.

Una vez más, sin embargo, eso no es lo que se le pide a Haru que haga. Su cliente aún no ha elegido un programa, por lo que no puede intentar juzgar si el programa es factible. El tercer tipo de informe formal es un informe de recomendación , que compara dos o más opciones y elige la mejor, según criterios. Intenta responder a la pregunta: “¿Qué opción debería elegirse?”

Este parece el informe adecuado para Haru. Después de todo, se le pide que compare tres programas diferentes de ahorro de dinero y que haga una recomendación sobre cuál debería elegirse. ¡Eso es exactamente lo que hace un informe de recomendación!

Estándares

Está bien, Haru ha descubierto qué tipo de informe escribir. Pero quiere asegurarse de que su informe sea excelente. ¿Cómo puede hacer eso? ¿Qué estándares se deben cumplir para asegurar que un informe esté bien redactado?

Hay ciertas cosas que todos los grandes informes formales tienen en común. Son:

1. Involucrar

Claro, Haru puede escribir de una manera divertida e interesante. Pero también necesita involucrar a sus lectores asegurándose de que comprendan por qué el informe es importante. A menudo, esto se hace en la introducción describiendo cuidadosamente la naturaleza del problema, la importancia del problema y cómo el informe abordará el problema.

Por ejemplo, Haru podría escribir en su introducción sobre cómo la empresa necesita ahorrar dinero, por qué es importante y cómo su informe lo facilitará a medida que evalúa los programas de reducción de costos.

2. Borrar

Haru debe asegurarse de que sea muy claro en su informe. Ninguno de su lenguaje debe ser confuso o ambiguo. Además, debe asegurarse de que todo se describa cuidadosamente. Debería, por ejemplo, explicar cada criterio que utiliza para evaluar los programas y explicar por qué eligió ese criterio.

3. Centrado

Aunque Haru necesita incluir toda la información que es importante, no debería desviarse por la tangente o salirse del tema. Cada palabra del informe debe tener el propósito de hacer que el lector comprenda cuál es el propósito del informe, cómo se evalúan los programas y qué programa es la mejor opción. Cualquier otra cosa debe eliminarse.

4. Basado en evidencias

Haru debe asegurarse de que su evaluación se base en pruebas. No puede simplemente recomendar un programa porque cree que tiene un nombre genial. Debería presentar mucha evidencia para justificar las conclusiones a las que llega. Por ejemplo, podría señalar que el programa A es muy complicado de implementar y llevará mucho tiempo ver resultados, mientras que el programa B es más simple de implementar y mostrará resultados mucho más rápido.

Si Haru hace que su informe sea atractivo, claro, enfocado y basado en evidencia, ¡tendrá un gran informe!

Resumen de la lección

Un informe formal es un documento que compara opciones o evalúa soluciones a un problema. Se trata de resolver problemas, incluso hipotéticos, para una organización. Hay tres tipos principales de informes formales.

Un informe de evaluación juzga un programa o producto por criterios establecidos para determinar si es efectivo o no, y responde a la pregunta: “¿Es bueno este producto o programa?” Un informe de viabilidad juzga si un proyecto o producto es posible, dadas ciertas limitaciones, y responde a la pregunta: “¿Es este producto o programa viable?” Un informe de recomendación implica comparar dos o más opciones y elegir la mejor, basándose en criterios, y responde a la pregunta: ‘¿Qué opción se debe elegir?’ Un buen informe formal es atractivo, claro, enfocado y basado en evidencia.

Términos clave

• Informe formal: un documento que compara opciones o evalúa soluciones a un problema.
• Informe de evaluación: un informe formal que juzga un programa o producto por criterios establecidos para determinar si es efectivo o no.
• Informe de viabilidad: un informe formal que juzga si un producto o proyecto es posible, dadas ciertas limitaciones.
• Informe de recomendación: un informe formal que compara dos o más opciones y elige la mejor según criterios.

Un informe formal debe ser atractivo, claro, enfocado y basado en evidencia.

Los resultados del aprendizaje

Enriquecido con la información anterior, determine si puede:

• Diferenciar entre un informe formal y un informe informal
• Transmitir conocimiento de los tipos de informes formales
• Enumerar los cuatro estándares comunes a los informes formales.