Informes MIS: tipos, significado y ejemplo

¿Qué es un informe MIS?

Imagina que eres el gerente del departamento de servicio al cliente de una empresa mediana. Su personal recibe llamadas telefónicas y correos electrónicos de más de 300 clientes todos los días. En su mayor parte, hacen un muy buen trabajo, pero recientemente, los clientes han comenzado a quejarse de que les toma demasiado tiempo obtener respuestas a sus preguntas. La alta dirección de su empresa está preocupada por esto y quiere saber qué pueden hacer para solucionar el problema. Pero antes de tomar una decisión, necesitan que les des más información. ¿Cómo harás ésto?

Aquí es donde entran los informes de MIS. MIS significa sistema de información de gestión. Los gerentes comerciales en todos los niveles de una organización, desde los gerentes adjuntos hasta los ejecutivos, confían en los informes generados por estos sistemas para ayudarlos a evaluar las actividades diarias de su negocio o los problemas que surgen, tomar decisiones y realizar un seguimiento del progreso. Los informes del sistema MIS son utilizados por empresas de todos los tamaños y en todas las industrias.

¿Quién usa los informes MIS?

Los sistemas MIS recopilan automáticamente datos de varias áreas dentro de una empresa. Estos sistemas son capaces de producir informes diarios que pueden enviarse a miembros clave de toda la organización. La mayoría de los sistemas MIS también pueden generar informes bajo demanda. Los informes MIS a pedido permiten a los administradores y otros usuarios del sistema generar un informe MIS siempre que lo necesiten.

Muchas grandes empresas tienen departamentos de MIS especializados, cuyo único trabajo es recopilar información comercial y crear informes de MIS. Algunas de estas empresas utilizan software y tecnología informática sofisticada para recopilar información. Sin embargo, el método de recopilación de información no tiene por qué ser tan complejo. Las empresas más pequeñas a menudo utilizan programas de software simples y hojas de cálculo para sus necesidades de informes de MIS.

Puede haber tantos tipos de informes MIS como divisiones dentro de una empresa. Por ejemplo, la información sobre los ingresos por ventas y los gastos comerciales sería útil en los informes MIS para los directores de finanzas y contabilidad. Los gerentes de almacén se beneficiarían de los informes MIS sobre el inventario de productos y la información de envío. Las ventas totales del año pasado podrían incluirse en un informe MIS para los gerentes de marketing y ventas.

Tipo de información en un informe MIS

En nuestro ejemplo de administrador simulado, se le pidió que presentara información sobre las llamadas de servicio al cliente de su departamento. Un informe de MIS para esto probablemente contendría datos como:

• La cantidad de llamadas que recibe su personal
• La cantidad de correos electrónicos que llegan cada día.
• La cantidad de tiempo promedio que se tarda en responder una llamada telefónica o un correo electrónico
• La cantidad de preguntas que su personal responde correctamente frente a la cantidad que es incorrecta

Para que esta información sea más útil, también debe asegurarse de que cumpla con los siguientes criterios:

• Relevante : los informes de MIS deben ser específicos para el área comercial que abordan. Esto es importante porque es posible que se ignore un informe que incluye información innecesaria.
• Oportuna : los gerentes deben saber qué está sucediendo ahora o en el pasado reciente para poder tomar decisiones sobre el futuro. Tenga cuidado de no incluir información antigua. Un ejemplo de información oportuna para su informe podría ser las llamadas telefónicas y los correos electrónicos de los clientes que se remontan a 12 meses desde la fecha actual.
• Preciso : es fundamental que los números se sumen y que las fechas y horas sean correctas. Los gerentes y otras personas que dependen de los informes de MIS no pueden tomar decisiones acertadas con información incorrecta. A menudo se requiere que la información financiera sea precisa al dólar. En otros casos, puede estar bien redondear números.
• Estructurado : la información de un informe MIS puede ser complicada. Hacer que esa información sea fácil de seguir ayuda a la gerencia a comprender lo que dice el informe. Trate de dividir los pasajes largos de información en bloques o fragmentos más legibles y asigne títulos significativos a estos fragmentos.

Cómo presentar información en informes MIS

No importa qué tan relevante o precisa sea la información en un informe MIS si es difícil de leer y comprender para las personas. La forma en que presenta la información es importante. Tres de los tipos más comunes de información empresarial en los informes MIS son proporciones, cantidades y tasas de cambio. El tipo de información que desea presentar determina qué tipo de presentación debe utilizar para su informe. Por ejemplo:

• Proporciones : las proporciones incluyen ventas por producto o ventas durante un período de tiempo. Este tipo de información se muestra mejor en un gráfico circular o de barras. Las proporciones se pueden mostrar como porcentaje o en números absolutos. En nuestro ejemplo de simulación, es posible que desee mostrar la proporción de llamadas telefónicas de clientes a correos electrónicos. O tal vez desee mostrar las diferencias en el tiempo que lleva resolver una pregunta por teléfono y correo electrónico.
• Cantidades : las cantidades absolutas, como el inventario en un almacén o los ingresos por ventas, generalmente se muestran mejor en una tabla o una hoja de cálculo.
• Tasas de cambio : las tasas de cambio incluyen cosas como un aumento o una disminución en las quejas de los clientes. Este tipo de información es fácil de entender cuando se muestra en un gráfico de barras o de líneas.

Resumen de la lección

Revisemos. Ahora que sabe lo que quiere la alta dirección, ir a su sistema de información de gestión ( sistema MIS) y extraer datos relevantes, oportunos y precisos, y luego ponerlos en una forma estructurada que sea fácil de entender para los lectores no debería ser tan difícil de hacer. una tarea. Solo asegúrese de presentar la información en el formato correcto para su tipo: gráficos circulares o gráficos de barras para proporciones, tablas u hojas de cálculo para números y totales financieros, o gráficos de barras y gráficos de líneas para tasas de cambio.

Notas sobre informes MIS

• MIS significa sistema de información de gestión
• Un sistema de información de gestión se puede personalizar según las necesidades de una empresa.
• Los informes de MIS deben ser relevantes, oportunos, precisos y estructurados
• Las formas más comunes de presentar información en un informe de MIS son a través de proporciones, cantidades y tasas de cambio.

Los resultados del aprendizaje

Una vez que haya terminado, completar estos objetivos debería ser fácil:

• Definir informe MIS
• Explique por qué no existe un tipo estándar de informe MIS.
• Describir qué tipo de información debe incluirse en un informe MIS y cómo se puede presentar.