Microsoft Office y Open Office: Aplicaciones de la suite de Office

Uso típico del software

Considérese trabajando en el departamento de marketing de una gran organización. Usted es el gerente de una de las unidades del departamento y su unidad es responsable de actualizar los informes de ventas. Veamos cómo pasa un día típico.

A lo largo del día utiliza su correo electrónico. Por la mañana, recibe un correo electrónico de uno de los miembros de su personal; ella está trabajando en un informe trimestral y necesita sus comentarios. Abre el informe en su software de procesador de textos, agrega algunos comentarios y luego le envía el informe. Un poco más tarde, recibe una llamada telefónica que le alerta de que se han actualizado las nuevas cifras de ventas. Abre el software de su base de datos para verificar los últimos números. Usted toma los datos de la semana pasada y los exporta a un software de hoja de cálculo para hacer un gráfico de la tendencia en las ventas de productos seleccionados.

Tiene una reunión más tarde en el día, por lo que copia y pega el nuevo gráfico en su software de presentación para preparar una presentación de diapositivas para que pueda compartir su análisis de ventas. De vuelta en su oficina después de la reunión, escribe las notas de la reunión en su software de procesamiento de texto, incluye el gráfico del software de hoja de cálculo y envía todo esto al personal. Fue otro buen día en la oficina.

Los distintos tipos de software que ha utilizado tienen cada uno su propia funcionalidad específica. Sin embargo, a menudo se usan en combinación y tiene sentido agruparlos en una suite de oficina o suite de productividad . Un paquete de software de oficina es una colección de aplicaciones de software que se distribuyen juntas y están diseñadas para interactuar entre sí. Las aplicaciones que normalmente se incluyen en un paquete de software son software de procesamiento de texto, hojas de cálculo, presentaciones y bases de datos.

Muchas otras aplicaciones de software se pueden agrupar en una suite ofimática, por ejemplo, software de ilustración, software de edición de fotografías, software para crear diagramas, herramientas de software colaborativas y muchas otras. Sin embargo, estos son menos comunes y si están incluidos o no depende del tipo de suite ofimática.

Beneficios

Hay una serie de beneficios al utilizar una suite ofimática en lugar de una serie de aplicaciones de software independientes:

• Las diversas aplicaciones de software tienen una interfaz similar. Esto hace que sea más fácil aprender el software y cambiar entre ellos.
• El software está diseñado para funcionar en conjunto. Esto facilita la inserción de documentos de un tipo en otro. Por ejemplo, si puede copiar un gráfico de una hoja de cálculo en una presentación, aún puede editar el gráfico porque los programas están vinculados.
• El costo de una suite ofimática suele ser mucho menor que la suma de las distintas aplicaciones combinadas.

Normalmente, cuando una organización adopta el software de la suite ofimática, la mayoría de los empleados terminan utilizando el software de la misma empresa. Esto puede reducir los costos de capacitación y facilitar el intercambio de documentos. ¿Recuerda el ejemplo en el que abre un informe escrito por uno de los miembros de su personal, agrega algunos comentarios y luego se lo devuelve? Eso es mucho más fácil si ambos utilizan el mismo software.

Sin embargo, incluso si no está utilizando el mismo software, aún puede colaborar entre sí en los mismos documentos. Las suites de oficina tienen herramientas integradas para convertir diferentes formatos, por lo que puede abrir un documento en su software incluso si fue creado con software de una empresa diferente.

Diferentes suites de oficina

Hay una serie de suites de oficina fabricadas por diferentes empresas. Una de las suites ofimáticas más utilizadas es Microsoft Office. Esto incluye Word, Excel, PowerPoint y Access. Desarrollada originalmente para el sistema operativo Windows, esta suite ofimática también tiene una versión para Mac OS.

OpenOffice de Apache es una suite ofimática gratuita y de código abierto. Incluye Writer, Calc, Impress y Base. Una versión diferente de esta suite también está disponible bajo el nombre LibreOffice con las mismas aplicaciones. Específicamente para Mac, existe iWork de Apple. Incluye Pages, Numbers y Keynote, pero carece de una aplicación de base de datos. Lo único de iWork es que también está disponible para el sistema operativo iOS utilizado en teléfonos móviles fabricados por Apple.

El software típico de la suite ofimática se instala en el disco duro de la computadora en particular, lo que se conoce como instalación local. Recientemente, ha habido una tendencia a hacer que el software esté disponible completamente en línea. Este enfoque de ‘software como servicio’ no requiere una instalación local, y se puede acceder al software en línea utilizando solo un navegador de Internet. Una de las suites de oficina en línea más utilizadas es Google Docs de Google. Esto incluye capacidades de procesamiento de texto, hojas de cálculo y presentación. Google Docs también permite trabajar con su documento en un teléfono móvil con el sistema operativo Android.

Resumen de la lección

El software de la suite de Office es una colección de aplicaciones de uso común. Una suite ofimática típica incluye software de procesamiento de textos, hojas de cálculo, presentaciones y bases de datos. Hay varias suites ofimáticas diferentes, incluidas versiones comerciales y gratuitas y de código abierto.

Resultado de aprendizaje

Después de ver esta lección, debería poder discutir los beneficios del software de la suite ofimática y los diferentes tipos disponibles.