Pasos clave en la planificación de un proyecto

Planificación de un proyecto

¿Le acaban de entregar su primer proyecto y ahora no tiene idea de por dónde empezar? Seguir los pasos de esta lección lo guiará a través de la planificación de cada paso del proyecto. Los proyectos se dividen en fases para facilitar su gestión. La planificación de un proyecto es la segunda fase del ciclo de vida del proyecto. Durante la primera fase, la fase de inicio, se creó el documento de alcance, se identificaron las partes interesadas y se recopilaron los requisitos de alto nivel. Esta lección le explicará cada paso de la planificación del proyecto, desde la creación de los documentos requeridos, cómo y cuándo programar sus reuniones y cómo obtener las aprobaciones para comenzar el trabajo.

Documentación del proyecto

La parte más importante de la planificación del proyecto es crear el plan del proyecto. El plan del proyecto proporciona el plano para el proyecto y debe contener toda la información necesaria para ejecutar y monitorear el proyecto. Hay varios documentos que deben incluirse en el plan del proyecto:

• El documento de alcance , que define los resultados exactos que se supone que debe entregar el proyecto.
• Los requisitos comerciales de alto nivel , y estos son los requisitos iniciales que proporciona el cliente. Por ejemplo, el cliente necesita 35 widgets azules.
• El presupuesto y el cronograma son la estimación de cuánto costará completar el proyecto y cuánto tiempo llevará completarlo.
• El documento de roles y responsabilidades es un documento formal que describe los roles y expectativas de cada parte interesada en el equipo del proyecto.
• El documento de gobernanza detalla el proceso para realizar cambios en el proyecto una vez que se ha completado el plan del proyecto. Por ejemplo, si el cliente decide que necesita 75 widgets azules a la mitad del proyecto, el equipo del proyecto acordará cómo se manejará.
• El plan de comunicación es un plan formal que detalla los tipos de comunicación que se enviarán, con qué frecuencia ya quién.
• El plan de riesgos y contingencias es un documento en el que el equipo trabaja para identificar los posibles riesgos para el proyecto y luego desarrolla un plan para minimizar o evitar estos riesgos.

El plan del proyecto es el documento que incluye todas las tareas que se completarán durante el proyecto. A cada tarea se le asignará un recurso o un propietario de tarea. En este punto del proyecto, el plan del proyecto comienza con algunas partes de trabajo de alto nivel y durante las reuniones de planificación posteriores, cada miembro del equipo identificará las tareas detalladas que deben completarse.

La reunión de lanzamiento

Una reunión de lanzamiento es la primera reunión de un proyecto con las partes interesadas. Un interesado es una persona o un grupo que tiene interés en el proyecto. Las partes interesadas pueden ser el patrocinador del proyecto, el director del proyecto, el equipo del proyecto o el cliente. Permita que se le avise con suficiente anticipación cuando programe la reunión de inicio. Consulte los calendarios para asegurarse de que todas las partes interesadas estén disponibles para el inicio. A medida que las aceptaciones o rechazos comiencen a llegar, asegúrese de que los asistentes requeridos hayan aceptado o que alguien pueda asistir en su lugar. Envíe una agenda para la reunión de inicio unos días antes de la reunión, ya que esto ayudará a mantener la reunión en marcha.

Recuerde, esta es la primera reunión oficial con las partes interesadas y es hora de energizar al equipo. La posición del director del proyecto será similar a la de un entrenador de un equipo de fútbol. El trabajo del director de proyecto es ayudar a crear energía positiva para este proyecto. Deje que los miembros del equipo se presenten. Cada miembro del equipo debe dar su nombre, función y discutir dónde encaja en el proyecto. El patrocinador del proyecto desempeñará el papel de propietario del equipo. El patrocinador del proyecto debe hablar brevemente sobre el proyecto para mostrar su aceptación a todas las partes interesadas. Compra significa que hay apoyo o compromiso con el proyecto. Cada proyecto necesita aceptación para tener éxito.

Todo el equipo tiene la agenda frente a ellos, y este es el momento de hacerle saber al equipo el objetivo y cuáles son los próximos pasos. Informe al equipo de otras reuniones que se programarán, como reuniones de estado periódicas, actualizaciones del plan del proyecto y actualizaciones del cronograma del proyecto. Hay más planificación por hacer, pero en este punto, todos están comprometidos con el proyecto.

El calendario y el presupuesto del proyecto

El gerente de proyecto deberá dejar el rol de entrenador por un tiempo y enfocarse en el presupuesto. Para crear un presupuesto, es necesario comprender cuáles son todas las tareas del equipo. Una tarea es una pieza de trabajo que se debe realizar para completar el entregable. Un entregable es un término que se usa para describir un objeto que se produce como parte de un proyecto. Puede ser tangible o intangible. Un ejemplo de un producto tangible sería un informe o el cronograma del proyecto. Un producto intangible sería actualizar un sistema informático.

El director del proyecto trabajará con cada miembro del equipo para identificar todas las tareas que deberán completarse durante el proyecto. Con cada tarea, el director del proyecto determina la cantidad de tiempo que tomará cada tarea. Por ejemplo, algunas tareas pueden tardar un día en completarse, mientras que otras pueden requerir varias semanas. Con cada tarea identificada, el director del proyecto asigna el recurso o la persona que completará esta tarea. Las tareas y sus fechas de inicio y finalización conforman el cronograma del proyecto. Una vez que se crea el cronograma, el gerente del proyecto utilizará las tarifas de facturación y las estimaciones de tiempo para crear un presupuesto. Por ejemplo, si una tarea tarda cuatro horas en completarse y la persona que la completa gana $ 20 por hora, el gerente del proyecto registrará que esta tarea costará $ 80 en completarse. El director del proyecto hará esto para cada tarea del plan del proyecto,

Revisar y actualizar el plan del proyecto

Una vez que se crea el plan del proyecto, el director del proyecto se reunirá con el equipo del proyecto y todas las partes interesadas. El director del proyecto revisará el plan del proyecto y todos los documentos del proyecto con el equipo para asegurarse de que todos estén de acuerdo con la información que se ha establecido hasta la fecha. Todos los documentos requeridos deben estar completos y listos para su revisión. Esto le da a cada persona la oportunidad de revisar la información y determinar si es precisa. Todo el equipo debe estar de acuerdo sobre las tareas y el tiempo que llevará completarlas, junto con la documentación del proyecto que se haya recopilado hasta el momento. En este punto, el equipo debe tener claro el proyecto, el cronograma y los entregables necesarios para completar el proyecto con éxito. Recuerde el objetivo al equipo y al cliente con frecuencia,

Después de la reunión de revisión, actualice la documentación del proyecto según los cambios solicitados o la información adicional recopilada durante la reunión de revisión. Una vez que se actualice el plan del proyecto, solicite la aprobación y las aprobaciones del cliente y del patrocinador del equipo. De la misma manera que es necesario que el entrenador asegure el plan de juego antes de que juegue el equipo, es necesario que el plan del proyecto se apruebe antes de que se pueda iniciar cualquier trabajo.

Resumen de la lección

Los pasos necesarios para planificar el proyecto incluyen la creación de la documentación clave del proyecto. A continuación, el director del proyecto programará y conducirá la reunión inicial. El director del proyecto actualiza la documentación del proyecto, completa las listas de tareas, asigna propietarios y desarrolla el cronograma y los presupuestos. Todo el equipo se reúne nuevamente para revisar toda la documentación del proyecto para asegurar su precisión. Si todos están de acuerdo con el plan y la documentación del proyecto, el patrocinador del proyecto y el cliente aprobarán el plan del proyecto. Y ahora, el equipo del proyecto está listo para comenzar la siguiente fase del proyecto, que es la implementación del plan.

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