Pasos clave para iniciar un proyecto

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¿Qué es la iniciación del proyecto?

¿Alguna vez ha planeado un grupo de estudio y nadie se presentó? ¿Ha recibido instrucciones para liderar un proyecto pero no puede obtener ningún apoyo organizativo? La observación de los pasos clave para el inicio del proyecto garantizará una justificación clara del proyecto, una autorización formal para realizar el trabajo y la autoridad para aplicar los recursos organizativos al trabajo. La autorización formal y una necesidad clara del proyecto minimizarán el problema de que el personal no se presente cuando esté planificado o las organizaciones de apoyo no brinden el nivel de apoyo necesario para el proyecto.

Hay algunos pasos clave para iniciar un proyecto. Repasemos ellos:

Desarrollar un caso de negocio para establecer los beneficios y costos asociados con el trabajo a realizar.
Realizar un estudio de viabilidad para identificar las limitaciones, alternativas y supuestos relacionados del proyecto.
Establecer el estatuto del proyecto para proporcionar autorización formal para realizar el trabajo y la autoridad para asignar recursos organizacionales al trabajo.
Identificar a las partes interesadas para considerar la perspectiva de cualquier persona que pueda tener un interés personal en el proyecto o en el resultado del proyecto.
Designar al equipo del proyecto y configurar la oficina del proyecto para identificar al personal con los talentos y habilidades para llevar a cabo el proyecto.
Revise el proyecto y obtenga la aprobación para la siguiente fase para asegurarse de que el patrocinador del proyecto y / o la aprobación del cliente continúen

Al documentar y catalogar estos pasos iniciales clave, los actores clave del proyecto pueden hacer referencia a las decisiones fundamentales a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

Caso de negocio

Cuando iniciamos un negocio, tenemos un segmento de mercado específico identificado y tenemos el deseo de crear una empresa en curso. Documentamos el segmento de mercado y la naturaleza continua de nuestra empresa en un plan de negocios. Un paso clave para iniciar un proyecto es desarrollar un caso de negocio para el proyecto.

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Al construir el caso de negocio para un proyecto, estamos documentando cómo el proyecto se conecta con nuestro plan y estrategia de negocio para hacer avanzar nuestro negocio. Los elementos clave a considerar en la construcción de un caso de negocios incluyen:

Demanda de mercado
Avance tecnológico
Requerimientos legales
Necesidad organizativa
Necesidad social
Impacto ecológico

En cada área examinada en el caso comercial, debemos considerar tanto el riesgo como el beneficio. A menudo, el nivel de riesgo para la naturaleza continua de la empresa puede indicar que ahora no es el momento de invertir en el proyecto propuesto.

Estudio de factibilidad

El estudio de viabilidad del proyecto tendrá cuatro componentes principales:

Una descripción del problema empresarial
Una descripción general del enfoque
Soluciones potenciales para el problema
Recomendaciones preliminares

Es importante que los detalles permanezcan en un nivel lo suficientemente alto como para que no den como resultado actividades de diseño asociadas con el proyecto o los entregables del producto que comiencen.

El propósito del estudio de viabilidad es identificar las limitaciones, alternativas y supuestos relacionados del proyecto que se aplican a los entregables del proyecto. El documento de estudio se puede resumir sin seguir un formato específico, pero no debe pasarse por alto.

Carta del proyecto

La carta del proyecto establece una relación formal entre el ejecutante del proyecto y el patrocinador y / o cliente del proyecto. Esta relación generalmente toma la forma de un acuerdo organizacional cuando los proyectos se realizan dentro de una empresa o un contrato formal cuando los proyectos se realizan para clientes externos. La carta del proyecto documenta el acuerdo sobre los elementos del proyecto, como las fechas de inicio y finalización del proyecto, los límites del proyecto y una forma directa de que el proyecto sea autorizado por la alta dirección.

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Identificación de las partes interesadas

La identificación de las partes interesadas es un proceso continuo a lo largo de la vida del proyecto. El director del proyecto y el equipo del proyecto identifican a los interesados que pueden ser parte del proyecto o externos al proyecto en el desarrollo de requisitos. Identificar a los interesados con una perspectiva negativa del proyecto puede ser tan importante como identificar a aquellos con una perspectiva positiva. Según el Project Management Book of Knowledge, «Identificar a las partes interesadas, comprender su grado relativo de influencia y equilibrar sus necesidades y expectativas es fundamental para el éxito de la ejecución del proyecto». No hacerlo puede generar impactos en el alcance, el costo y el cronograma.

Equipo de proyecto y oficina de proyectos

El equipo del proyecto está compuesto por personas con el talento y las habilidades para completar los entregables del proyecto. Los miembros del equipo pueden asignarse a tiempo completo o parcial y pueden agregarse o eliminarse del equipo a medida que se inicia y completa el ámbito de trabajo asignado. Si bien a los miembros del equipo se les pueden asignar roles y responsabilidades específicos, su participación en las actividades de planificación del proyecto puede ser beneficiosa para el éxito del proyecto. En proyectos más grandes, es posible que se requiera un plan de personal para administrar las funciones / responsabilidades del personal que entra y sale del proyecto.

La oficina del proyecto estará formada por el personal y el liderazgo del proyecto que son responsables de administrar y controlar los procesos del proyecto. En proyectos más grandes, la oficina del proyecto puede realizar todas las actividades de programación y presentación de informes bajo la aprobación y dirección del director del proyecto.

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Revisar el proyecto y obtener la aprobación

El gerente del proyecto revisará el caso comercial, el estudio de viabilidad, el estatuto del proyecto, la identificación de las partes interesadas, el equipo del proyecto y las asignaciones de la oficina del proyecto para alinearlo con el éxito de la ejecución del proyecto. Una vez que el director del proyecto esté satisfecho de que los planes / documentos iniciales están en orden, los documentos se enviarán a los patrocinadores del proyecto y / o clientes para su aprobación para pasar a la fase de planificación .

Resumen de la lección

Los pasos clave para el inicio del proyecto garantizan una justificación clara del proyecto, una autorización formal para realizar el trabajo y la autoridad para asignar recursos organizacionales. Los pasos clave para iniciar el proyecto son:

Desarrollar un caso de negocio
Haz un estudio de viabilidad
Establecer la carta del proyecto
Identificar a las partes interesadas
Nombrar el equipo del proyecto y configurar la oficina del proyecto
Revise el proyecto y obtenga la aprobación para la siguiente fase

Involucrar a la mayor cantidad posible de miembros del equipo del proyecto en estos pasos clave de inicio del proyecto mejorará la probabilidad de éxito en la ejecución del proyecto. Documentar y catalogar los resultados asegura que el equipo del proyecto pueda hacer referencia a las decisiones fundamentales a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

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Rodrigo Ricardo Editor y fundador