Pasos y enfoques para el control del cronograma del proyecto

Definición de un horario

Un cronograma es una lista de actividades con duraciones asociadas, fechas de inicio y finalización y relaciones con otras actividades. El cronograma permitirá al director del proyecto determinar la fecha de finalización del proyecto y también permitirá al director del proyecto determinar qué aumentará la fecha de finalización del cronograma (también conocido como ruta crítica).

Los horarios se crean generalmente en programas de software como Microsoft Project o Primavera. Estos programas ayudan al director del proyecto a determinar elementos como flotación libre, flotación del proyecto y ruta crítica.

¿Cuándo es necesario un nuevo horario?

Se necesita un nuevo cronograma cada vez que se emprende un nuevo proyecto. El director del proyecto reunirá al equipo del proyecto durante una reunión de planificación del cronograma y revisará elementos como el alcance, los recursos asignados, los contratos y los documentos del proyecto. Los documentos pueden incluir cosas como un plan de gestión de proyectos, un plan de gestión de cambios y un plan de calidad. Toda esta información se tendrá en cuenta durante la reunión.

Después de la reunión, el director del proyecto tendrá una lista de elementos denominados actividades e hitos. Las actividades son elementos que deben ocurrir para ayudar a realizar el entregable. Por ejemplo, las actividades en la construcción de un hotel podrían ser: estimar materiales de estructura, ordenar materiales de estructura, reservar materiales no solicitados (pistolas de clavos o compresores) y comprobar el funcionamiento de los compresores, etc. Un hito es una actividad o fecha que tiene importancia para el proyecto. Un hito para el hotel puede ser la fecha de aprobación del reglamento de zonificación o la fecha de inspección de la estructura o la fecha de la inauguración.

El primer programa aprobado se denomina programa de referencia . El horario de referencia es el horario original, y cada vez que ocurre un cambio, se revisa el horario.

También puede ser necesario un nuevo cronograma cuando el cronograma del proyecto no sea realista o no se pueda obtener. A esto se le llama programa de cambio de línea base. Generalmente, esto ocurre en proyectos de larga duración cuando el proyecto no se estimó con precisión en las etapas iniciales.

Cómo crear un horario

Como se indicó anteriormente, durante la reunión del cronograma del proyecto, el director del proyecto y el equipo de gestión del proyecto llegarán a una lista de actividades e hitos. Luego, secuenciarán cada actividad e hito en el cronograma en función de las limitaciones y vincularán la relación con las actividades anteriores. Cuanto más detallado sea el nivel de actividades que tenga, mejor reflejará su cronograma la ejecución real del proyecto.

Ejemplo de horario

Este es un ejemplo de un horario que se utiliza en la construcción de un hotel. Estas son las etapas iniciales y una pequeña parte del programa general. Un cronograma para un proyecto de este tamaño constaría de cientos de actividades y se redactaría en unos pocos días.

Proceso de programación de control del proyecto

Hay cuatro elementos de los que se ocupa el proceso de programación de control del proyecto:

1. Determinación del estado actual del horario. Esto determinará si el proyecto está en marcha, adelantado o retrasado.
2. El equipo de gestión del proyecto analizará cuáles son los factores de influencia que crearán un cambio de horario. Esto está influenciado por el desempeño del programa. Si el proyecto está atrasado, el gerente del proyecto puede asignar fondos para atraer más trabajadores para ayudar a cumplir con la producción.
3. El equipo de gestión del proyecto determinará si el cronograma ha cambiado. Esto sería notar un cambio y luego realizar el cambio en el cronograma y publicar una revisión.
4. El proceso de control del proyecto se ocupa de gestionar el cambio a medida que se produce. Muchas veces, los gerentes de proyecto realizan cambios pero nunca siguen o administran ese cambio, y el cambio puede tener rápidamente efectos perjudiciales en el proyecto. Por ejemplo, John se da cuenta de que su proyecto está retrasado unas dos semanas. Se da cuenta de que está por delante del presupuesto y decide asignar fondos para atraer más personal para ayudar a la producción. Después de dos semanas, John calcula que el proyecto es bueno, pero nunca entregó la ayuda adicional. Durante la próxima revisión del proyecto, John está dentro del programa, pero está muy por encima del presupuesto.

El proceso de control del proyecto es importante para el gerente del proyecto porque después de las revisiones del proyecto, el gerente del proyecto puede actualizar los documentos del proyecto, determinar si se necesita una corrección para ayudar al rendimiento del costo o del cronograma, el cronograma de pronóstico (fechas de finalización de la actividad y del proyecto) y es una gran necesidad, revise las políticas y procedimientos de la organización.

Resumen de la lección

En esta lección, aprendió que un cronograma es una lista secuenciada de actividades y duraciones para determinar el desempeño del proyecto. El cronograma se puede revisar durante las reuniones de revisión del proyecto y también puede hacer que se revisen otros documentos del proyecto. Las principales cosas que deben determinarse y pueden cambiarse son las actividades del proyecto , que son elementos que deben ocurrir para ayudar a lograr el resultado; e hitos , que son actividades o fechas que tienen importancia para el proyecto. Cuando se determinan por primera vez, se organizan en el cronograma de referencia o en el cronograma original que generalmente se cambia.

El proceso de control del cronograma del proyecto se ocupa de cuatro elementos:

1. Determinar el estado actual del cronograma del proyecto.
2. Factores de influencia que generan cambios
3. Revisar el horario
4. Administre los cambios a medida que ocurren