Planificación como función de la gestión

Por qué planifican los gerentes

¿Alguna vez te has acercado a una chica bonita y, cuando empezaste a hablar, no salió nada más que silencio? ¿Se ha quedado sin gasolina a solo unos kilómetros de la gasolinera más cercana? ¿Te has encontrado con un frío glacial, deseando haber usado un suéter? ¿O tal vez ha tenido que pasar toda la noche para terminar un proyecto que postergó hasta el último minuto posible? Lo que todos estos escenarios tienen en común es la falta de planificación. Tener un plan es una buena práctica para todos, especialmente para los gerentes.

Estas son algunas de las razones por las que es una buena idea que los gerentes planifiquen:

• Los gerentes pueden examinar los problemas críticos que enfrenta la organización en lugar de esperar a que estallen en su cara. Permitir que la incertidumbre, el alto riesgo y la duda gobiernen en una organización nunca es una buena idea. La planificación permite a un gerente determinar los objetivos de la organización y definir un medio para lograrlos.
• Un gerente puede establecer pautas explícitas para la toma de decisiones cuando se hace con anticipación. Esto permite que el gerente tenga una mentalidad tanto en el cuadro pequeño como en el cuadro grande al tomar decisiones.
• Un gerente puede ser más proactivo que reactivo en las decisiones. El no planificar le quitará la capacidad de mirar hacia el futuro y potencialmente predecir un evento inevitable antes de que se convierta en un problema. La planificación aumenta la probabilidad de supervivencia a largo plazo de una organización.
• Un gerente puede centrar la atención en los objetivos y resultados de la organización.
• Un gerente puede crear un sentido de propiedad del plan y desarrollar un equipo que se compromete y acepta la responsabilidad de su función en el plan.
• Un gerente puede proporcionar un sentido de dirección, visión, fundamento y propósito para el plan, que se puede comunicar fácilmente a otros miembros de la organización, mostrándoles cuán serio es un gerente para alcanzar las metas organizacionales.
• Un gerente puede crear una ventaja competitiva al tomarse el tiempo para planificar, un proceso que permite a una organización examinar quiénes son en relación con su competencia y, por lo tanto, proporcionar una gran cantidad de información sobre cómo ser mejor que esa competencia.

Ahora que sabemos por qué es una buena idea que los gerentes planifiquen, profundicemos un poco más en la función de planificación de la gerencia.

Planificación como función de la gestión

En el mundo de la gestión, la planificación es fundamental. Si recuerda, la primera de las funciones gerenciales es la planificación . Muchos creen que la planificación es la más fundamental de las funciones de gestión porque todas las demás funciones, incluidas la organización, el liderazgo, el control y la dotación de personal, se derivan de la función de planificación. La planificación prepara hoy a las organizaciones para el mañana al evaluar lo que una organización quiere lograr y cómo lo hará para lograr ese objetivo.

Los gerentes dedicarán gran parte de su tiempo a planificar todo tipo de cosas que pueden ocurrir o ocurrirán en la organización. Por lo general, un gerente creará un plan que tiene como objetivo lograr algún objetivo organizacional, como aumentar las ventas o mejorar el servicio al cliente. Sin embargo, es importante tener en cuenta que la planificación es un paso continuo que puede estar altamente especializado en función de los objetivos de una organización, los objetivos de la división, los objetivos del departamento y los objetivos del equipo. Depende del gerente reconocer qué objetivos deben planificarse dentro de su área individual.

Por ejemplo, digamos que Erin, la gerente de inscripción, ha notado una disminución constante en la cantidad de estudiantes que se inscriben en el programa de negocios, por lo que crea una meta para aumentar las inscripciones en esa área. Erin primero debe dedicar tiempo a trazar los pasos necesarios que ella y su equipo de asesores de inscripción deben tomar para aumentar el número de inscripciones de estudiantes de negocios de pregrado. Estos pasos pueden incluir cosas como aumentar los anuncios en línea en sitios relacionados con negocios, crear un nuevo anuncio para televisión o radio, pedir a los estudiantes de negocios actuales que hablen con sus amigos y familiares sobre cómo inscribirse en el programa o ir a escuelas secundarias o universidades comunitarias locales. hablar directamente con los estudiantes que se inscriban en la universidad en el próximo semestre.

Barreras para una planificación eficaz

Si bien Erin ha ideado un buen plan sobre cómo aumentar la matrícula de estudiantes de negocios de pregrado con relativa rapidez, no todos los gerentes tienen tanta suerte. De hecho, existen varias barreras que pueden obstaculizar el proceso de planificación. Por ejemplo, Erin tuvo la suerte de haber tenido la experiencia previa en la planificación de cómo superar los problemas con el número de inscripciones. Sin embargo, no todos los gerentes tienen la experiencia y el conocimiento de cómo planificar de manera efectiva. Saber planificar es solo la punta del iceberg. Incluso aquellos gerentes que entienden cómo implementar planes destinados a lograr una meta organizacional enfrentan barreras para una planificación efectiva. A veces, no es el conocimiento sobre cómo planificar lo que influye en el éxito del proceso de planificación, sino más bien la falta de información o recursos precisos. Un gerente necesitará información para ser correcta, actualizado y confiable al crear un plan; de lo contrario, lo más probable es que falle.

Algunos gerentes cometen el error crítico de no mirar con suficiente anticipación al planificar. Se atascan en el presente a expensas del futuro. Poner demasiado énfasis en el corto plazo y no lo suficiente en los factores a largo plazo en un plan puede tener consecuencias devastadoras. Esencialmente, los administradores deben tener cuidado de no perder de vista el bosque al mirar los árboles.

Aquellos gerentes que temen la incertidumbre y el fracaso tenderán a concentrarse en crear planes sobre los que se sientan en control. Concentrarse en eventos, personas y cosas que un gerente puede controlar limita la capacidad del gerente para reaccionar cuando ocurre un cambio en el entorno externo. Nuevamente, esta incapacidad para adaptarse a los desafíos puede tener un impacto negativo en una organización y su capacidad para alcanzar sus objetivos. Asimismo, hay gerentes que carecen de compromiso con el proceso de planificación. Seamos sinceros; La planificación puede ser un proceso desafiante y que requiere mucho tiempo.

La lista de barreras que enfrentan los gerentes al planificar es significativa. Sin embargo, al crear conciencia sobre estos problemas, pueden identificarse al principio del proceso. Una vez que se identifican estos problemas, un gerente debe tomar las medidas necesarias para superar estos desafíos, de modo que pueda continuar en el camino de trabajar hacia las metas organizacionales.

Resumen de la lección

Revisemos. La primera de las funciones gerenciales es la planificación . Muchos creen que la planificación es la más fundamental de las funciones de gestión porque todas las demás funciones, incluidas la organización, el liderazgo, el control y la dotación de personal, se derivan de la función de planificación. La planificación prepara hoy a las organizaciones para el mañana al evaluar lo que una organización quiere lograr y cómo lo hará para lograr ese objetivo.

Las ventajas de la planificación incluyen la capacidad de:

• Examinar los problemas críticos que enfrenta la organización.
• Establecer pautas explícitas para la toma de decisiones
• Sea más proactivo que reactivo en las decisiones
• Centrar la atención en los objetivos y resultados de la organización
• Crear propiedad del plan
• Desarrollar un equipo que se comprometa y acepte la responsabilidad
• Proporcionar un sentido de dirección, visión, fundamento y propósito para el plan.
• Comunicar el plan a los miembros de la organización.
• Crea una ventaja competitiva

Existen varias barreras para una planificación eficaz que pueden obstaculizar el proceso de planificación, que incluyen:

• Falta de experiencia y conocimiento sobre cómo planificar de manera efectiva.
• Falta de información o recursos precisos
• No mirar lo suficientemente lejos al planificar
• Centrarse demasiado en crear planes sobre los que los gerentes se sientan en control
• Falta de compromiso con el proceso de planificación

Los gerentes efectivos se toman el tiempo para reconocer estas barreras al proceso de planificación y trabajan para superarlas, de modo que puedan continuar en el camino de trabajar hacia las metas organizacionales.

Objetivo de la lección

Después de ver esta lección, debería poder identificar las ventajas y las barreras de la planificación en función de la gestión.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador