Planificación de informes analíticos e informativos

Informes informativos e informes analíticos

Los informes comerciales se compilan por varias razones. Dependiendo de para quién esté escrito el informe, la información puede ser tan simple como un informe de gastos para un viaje de negocios corto o tan compleja como un informe anual completo.

Comencemos examinando dos tipos de informes comerciales. El informe informativo es uno que contiene solo hechos y datos. No hay soluciones propuestas y no contiene opiniones personales.

El informe analítico, por otro lado, contiene hechos y datos, pero también proporciona un análisis de esta información y ofrece recomendaciones para resolver un problema o tomar una decisión comercial.

Echemos un vistazo a la planificación para escribir informes analíticos e informativos.

Escribir un informe informativo

Sven Steelman está pensando en abrir una segunda ubicación de Sven’s Muscle City en una nueva ciudad.

Sven ha estado en el negocio de bombear hierro durante más de la mitad de su vida. Desafortunadamente, no sabe demasiado sobre la expansión empresarial.

La buena noticia es que su cliente Becky Braintrust se acaba de graduar de la escuela de negocios y sabe un poco sobre cómo elegir una nueva ubicación.

Becky recuerda que hay algunos pasos para planificar un informe informativo:

Paso 1: Analiza el problema.

Paso 2: recopile información.

Paso 3: Analice los datos.

Paso 4: sacar conclusiones.

Entonces, lo primero que hará Becky es analizar la situación. Esto significa que Becky tendrá que considerar el costo involucrado en la apertura de una nueva ubicación. También debería investigar si la ubicación tiene sentido. Y tiene que mirar el mercado.

Su próximo paso será recopilar información. Becky podría comenzar comunicándose con agentes de bienes raíces para preguntar sobre los escaparates disponibles en el área, los costos de alquiler y los impuestos. Sería una buena idea verificar las posibilidades de tráfico peatonal, la proximidad a carreteras y negocios e incluso dónde se encuentran las paradas de autobús y tren.

Una vez que reúna información, analizará los datos. Esto puede incluir comparar alquileres, servicios públicos e impuestos para diferentes sitios.

Puede evaluar diferentes tendencias en el área. Quizás hay varios edificios de oficinas cerca de un sitio en particular que no tienen un gimnasio interno. Incluso si son más costosos, estos tienen más sentido en comparación con un sitio de menor precio lejos de un complejo de oficinas.

Una vez que analice sus hechos y cifras, sacará conclusiones fácticas e informará a Sven. Este informe tendrá el único propósito de que Sven decida si continuar con una nueva ubicación.

Nuevamente, no habrá recomendaciones en este momento. El informe de Becky solo contiene hechos y análisis de los hechos, tendencias y una descripción financiera.

Una vez que Sven lea el informe y tome la decisión de seguir adelante, la información de este informe pasará a formar parte de un informe analítico.

Escribir un informe analítico

Para el informe analítico, el proceso es prácticamente el mismo, con un paso adicional:

Paso 1: Analiza el problema.

Paso 2: recopile información.

Paso 3: Analice los datos.

Paso 4: sacar conclusiones.

Paso 5: haz recomendaciones.

Primero, Becky analizará bien la situación. Esto significa que identificará el problema. En este caso, el problema es si Sven debería abrir una segunda ubicación para Muscle City.

Una vez que domine el problema, recopilará la información necesaria para tomar una decisión o resolver el problema. Dado que Becky ya reunió suficientes datos para que el informe informativo los utilice en el informe analítico, estará lista para comenzar.

Sin embargo, a veces no hay suficiente información disponible o los datos recopilados inicialmente no eran lo suficientemente convincentes. Si eso sucede, Becky volvería a la mesa de dibujo para el paso 2.

El siguiente paso para Becky es analizar la información. Para un nuevo gimnasio, comparará los precios de alquiler, la ubicación de las propiedades, el flujo de tráfico e incluso cuántas personas caminan por los vecindarios.

Una vez que lo hace, el siguiente paso es sacar conclusiones basadas en evidencia sólida y datos de respaldo. A medida que Becky reflexiona sobre los datos, puede concluir que la propiedad ubicada en una calle en particular tiene más sentido porque tiene un precio correcto y tiene un gran complejo de oficinas al otro lado de la calle.

Pero también puede haber una alternativa, como un lugar más caro cerca de un centro comercial con mucho estacionamiento. El tráfico peatonal puede ser insignificante, pero el centro comercial atrae a una multitud los siete días de la semana.

También hay una opción menos costosa ubicada cerca del sitio de construcción de un gran complejo de apartamentos, pero los residentes no se mudarán por al menos seis meses.

Ahora que Becky llegó a varias conclusiones sobre las nuevas opciones de ubicación, puede dar el paso final.

El último paso del proceso es hacer una recomendación. Aquí es donde se reunirá con Sven y le presentará las tres alternativas. Con cada alternativa, aportará sus ventajas y desventajas.

Ahora Sven tiene una comprensión clara de los riesgos y las recompensas de cada elección.

Resumen de la lección

Los informes informativos y analíticos son solo formas de informes comerciales. Estos informes pueden ser muy breves o tan detallados y extensos como un informe anual. Ambos informes siguen los mismos pasos iniciales: analizar el problema, recopilar información, analizar datos y llegar a conclusiones.

La principal diferencia entre los dos informes está en el último paso: hacer recomendaciones, que solo se hace para un informe analítico. En este paso, la información se compila en una declaración de los beneficios y desventajas de varias alternativas para que se pueda tomar una decisión comercial.