Planificación para las dependencias y contingencias del proyecto

Dependencias y contingencias

Hace varios años, una oficina de cardiología en Nuevo México tomó la decisión de actualizar sus registros médicos en papel y reemplazarlos por un registro médico electrónico (EMR). Esta decisión inevitablemente requeriría abstraer decenas de miles de registros en papel y volver a ingresar los datos en la nueva base de datos.

Debido a que el alcance del proyecto era tan amplio, la práctica asignó un gerente de proyecto de tiempo completo al trabajo. El proveedor de EMR también asignó un gerente de proyecto. Desafortunadamente, el proyecto se entregó tarde y sobrepasó el presupuesto.

Cuando un proyecto se descarrila en presupuesto y tiempo, las dependencias y contingencias suelen ser las culpables. Una dependencia se refiere a una tarea que no se puede completar a menos que se inicie, esté en progreso o se complete otra tarea. Las contingencias son los recursos asignados a un proyecto que no están destinados a ninguna tarea en particular. En cambio, los recursos, generalmente financieros, se mantienen en reserva para mantener un proyecto en marcha incluso si algunas dependencias se desalinean y amenazan la fecha de entrega del proyecto.

Dependencias en acción

En la conversión de EMR del grupo de cardiología, las dependencias significativas incluyeron lo siguiente:

• La abstracción (transferencia de datos) de los registros en papel no puede comenzar hasta la instalación de la base de datos que contendrá los nuevos registros de salud electrónicos. Por lo tanto, la tarea del proyecto ‘abstracción de registros’ depende de la tarea ‘instalar la base de datos’.
• La instalación de la base de datos no puede comenzar hasta que se haya configurado el hardware apropiado. Como resultado, la tarea del proyecto ‘instalar la base de datos’ depende de la tarea del proyecto ‘configurar el hardware’.
• La destrucción de los registros en papel antiguos no puede comenzar hasta que se haya iniciado la abstracción de registros. Estas tareas del proyecto se ejecutarán simultáneamente.
• La prueba de cualquier característica del EMR requerirá que la configuración del sistema esté en progreso.

Los dos tipos más comunes de dependencias son predecesores y sucesores. Un predecesor es una tarea que debe completarse antes de que pueda comenzar el siguiente paso. Asimismo, un sucesor es una tarea que comienza después de la tarea antes de que se haya completado.

Utilizando la lista de viñetas como referencia, el hecho de que la abstracción del gráfico no pueda comenzar hasta que se instale la base de datos significa que la instalación de la base de datos es un antecesor de la tarea de abstracción del gráfico. En la última viñeta, las funciones de configuración y prueba se realizan simultáneamente. La puesta en marcha del software sería un sucesor de la tarea del proyecto de prueba final.

Contingencias en acción

En la conversión de EMR del grupo de cardiología, algunas contingencias clave incluyeron:

• Recursos mantenidos en reserva para mitigar el riesgo de que se requieran trabajadores temporales adicionales para cumplir con la fecha de entrada en funcionamiento.
• Recursos mantenidos en reserva para mitigar el riesgo de que el EMR se vuelva inutilizable y la práctica tendría que volver a utilizar urgentemente registros en papel para mantener el negocio en funcionamiento.

La naturaleza y la cantidad de recursos que se reservarán nunca deben basarse en conjeturas o factores arbitrarios. Un método popular para calcular una contingencia es el método de Monte Carlo , un algoritmo que se aplica a numerosas muestras aleatorias e independientes.

Para el estudio de caso de conversión de EMR, el Método de Monte Carlo para calcular el riesgo significaría tomar muestras de numerosas oficinas en el proceso de conversión para determinar qué tan probable y qué tan costoso sería si el proceso de extracción se retrasara y tuviera que solucionarse.

Si se utiliza una contingencia, es fundamental determinar la causa. Por naturaleza, aprovechar la contingencia significa que el proyecto se desvió significativamente de su curso previsto. Determinar el motivo de la contingencia ayuda al director de proyecto a proporcionar un plan de proyecto mejor y más preciso.

En el estudio de caso, si el consultorio del médico requirió el uso de recursos adicionales para cumplir con la fecha límite de conversión, el gerente de proyecto puede usar la información para crear un plan de proyecto con una menor probabilidad de sobrepasar.

Resumen de la lección

Todos los proyectos tienen dependencias y contingencias. Las dependencias son tareas del proyecto que no se pueden completar hasta que otras tareas hayan alcanzado una determinada etapa o se hayan completado. Los predecesores son tareas sobre las que descansan las tareas futuras, y los sucesores son tareas que vienen inmediatamente después de la tarea anterior.

Las contingencias son recursos que se mantienen en reserva o se agregan al costo del contrato base para abordar problemas imprevistos que amenazan con descarrilar el proyecto. Las contingencias se pueden utilizar para asignar recursos adicionales a las tareas que están atrasadas, pero es importante comprender las razones de la necesidad de utilizar la contingencia para que los planes futuros del proyecto se puedan ajustar en consecuencia.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador