¿Qué es el software de gestión de proyectos?

Con los muchos elementos del proyecto que un gerente de proyecto tiene que coordinar y rastrear, es útil tener una herramienta que pueda ayudar a planificar y organizar un proyecto. Como gerente de proyectos senior de su empresa, está bien familiarizado con todo lo que debe hacerse. Su empresa aún no tiene una sola herramienta para planificar, organizar y administrar sus proyectos, y se le ha pedido que dirija un comité que ayudará a decidir qué software de administración de proyectos debe implementarse. El comité primero define qué es el software de gestión de proyectos. El software de gestión de proyectos es un software especializado diseñado para proporcionar un medio de planificación, organización y gestión de varios aspectos del proyecto. El software de gestión de proyectos puede:

Ayuda con la planificación
Ayudar con la programación
Ser utilizado para asignar recursos
Ser utilizado para gestionar riesgos y otros problemas.
Ayuda a controlar el cambio
Actuar como una herramienta de colaboración para hacer que la comunicación entre los miembros del equipo del proyecto y las partes interesadas sea más fácil y clara.
Proporcionar una forma de determinar eventos dependientes en el proyecto y cómo interactúan las dependencias.
Predecir lo que pasaría si las cosas cambian

Capacidades del software de gestión de proyectos

A medida que comienza a revisar las aplicaciones de software, se hace evidente que existen muchos tipos diferentes de aplicaciones de software de gestión de proyectos en el mercado actual. El software de gestión de proyectos simple puede limitarse a programar tareas y asignar recursos. Un software de gestión de proyectos más capaz puede ayudar a crear estimaciones, realizar un seguimiento del tiempo de los recursos, actuar como un depósito de documentos y generar y enviar facturas a los clientes. El tipo de software de gestión de proyectos que se utilice depende del tipo de proyecto. Su empresa vende e instala software basado en web y proporciona servicios de gestión de proyectos a los clientes que compran el software. Necesitará funciones básicas de gestión de proyectos, como programación, asignación de recursos y gestión de riesgos y problemas. Debido a que cobra a los clientes en función de las horas del proyecto, también necesitará un software que pueda integrarse con sus sistemas de facturación y seguimiento del tiempo existentes. Además, necesitará un alto nivel de capacidades de colaboración para que las partes interesadas externas puedan ver el progreso y las preocupaciones del proyecto.

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Tipos de software de gestión de proyectos

Generalmente, el software de gestión de proyectos se divide en cuatro categorías, independientemente de las capacidades incluidas. Las categorías se basan en cómo el equipo del proyecto implementa y utiliza el software.

Escritorio

Con un sistema de escritorio, el software se instala en el escritorio o portátil de cada usuario. Este software tiene la interfaz gráfica más receptiva.

Servidor de cliente

Para la configuración de un servidor cliente, el software se instala en el servidor de una empresa y permite que varios usuarios inicien sesión en la aplicación a la vez. Este tipo de software permite el almacenamiento de datos centralizado para facilitar la colaboración.

Basado en web

Un sistema basado en la web utiliza software al que se accede a través de Internet, lo que permite el acceso desde cualquier computadora y ubicación. El software es actualizado y mantenido por el proveedor, que a menudo es menos costoso que el software de compra directa. El software basado en la web permite una colaboración más sencilla y un almacenamiento central de datos.

Integrado

El software de gestión de proyectos integrado combina las funciones de gestión de proyectos con otros aspectos del negocio de una empresa, como la facturación. Las aplicaciones de software integradas se instalan en el servidor de la empresa o se accede a ellas a través de Internet.

Software de gestión de proyectos en acción

Su empresa compró un software de gestión de proyectos de tipo integrado y ahora lo está utilizando para gestionar sus proyectos de software. En la etapa de estimación del proyecto, los ingenieros ingresan las tareas y las horas estimadas requeridas para el proyecto. Como gerente de proyecto, usted recopila e ingresa información sobre el proyecto, como riesgos, presupuesto, información de contacto del equipo del proyecto y personal asignado al proyecto. Su departamento de contabilidad ingresa información sobre los términos financieros y las plantillas de facturas para este cliente. A medida que el proyecto se pone en marcha, puede mostrar al cliente y a las partes interesadas los informes del panel de control sobre las métricas del proyecto, como el cronograma, los riesgos y el presupuesto. Además, los recursos de su proyecto ingresan el tiempo dedicado a trabajar en el proyecto, lo que genera un informe semanal. Una vez que aprueba el informe, se genera una factura y se envía al cliente. Cerca del final del proyecto, pierde inesperadamente a un ingeniero senior de su equipo. Usando su software de gestión de proyectos, puede mostrarle al cliente el impacto en el proyecto que tendrá la pérdida del ingeniero utilizando diferentes escenarios, como reemplazarlo, reducir las tareas requeridas o pagar horas extra al equipo restante para completar todas las tareas. . Utilizando la información proporcionada por el software de gestión de proyectos en cada escenario, el equipo del proyecto decide que reemplazar al ingeniero es la ruta más rentable y el proyecto se termina con solo un ligero retraso en el cronograma.

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Resumen de la lección

El software de gestión de proyectos proporciona un medio para planificar, organizar y gestionar varios aspectos del proyecto y puede ayudar en la planificación, programación, asignación de recursos, gestión de riesgos y problemas y control de cambios. El software de gestión de proyectos se divide en cuatro categorías, según la forma en que el equipo del proyecto implementa y utiliza el software:

Escritorio
Servidor de cliente
Basado en web
Integrado

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¿Qué es el software de gestión de proyectos? – Definición y ejemplos