¿Qué es un diario general en contabilidad? – Definición, formato y ejemplos

El diario general

Muchos de nosotros llevamos diarios o diarios en los que registramos varios eventos en nuestras vidas. Nuestros diarios generalmente nos recuerdan la fecha en que sucedió el evento, lo que sucedió, quién compartió la experiencia con nosotros y cualquier efecto profundo que la experiencia haya tenido en nosotros.

El diario general es la versión contable de nuestros diarios personales. No registra todo lo que le sucede a la empresa, por supuesto, pero sí registra cada transacción financiera que tiene lugar (a veces sola, a veces como un grupo de transacciones similares). Al igual que nuestras entradas de diario personal, anota la fecha, las cuentas involucradas y las cantidades de dinero, además de proporcionar una breve descripción de lo que sucedió.

Formato

Echemos un vistazo al formato de una revista general.

A la izquierda hay dos columnas para la fecha. Para ahorrar escritura, los contables y los tenedores de libros que usan diarios manuales generalmente ingresan el año y el mes solo cuando cambian, pero ingresan el día con cada entrada.

La siguiente es una columna para los títulos de las cuentas y las explicaciones. A veces, los números de cuenta se colocan con los títulos, aunque esto es, hasta cierto punto, una cuestión de elección por parte del contador o el tenedor de libros. La columna titulada Ref. De publicación (abreviatura de referencia de publicación) se utiliza para mostrar en qué página se copió la información cuando se registró la transacción en el libro mayor.

Las columnas de Débito y Crédito son donde van las cantidades en dólares. El total de dólares en la columna de débito debe ser igual al total de dólares en la columna de crédito en cada asiento del diario. Mientras eso suceda, podemos usar tantas cuentas como necesitemos en cualquier lado de cualquier entrada de diario y todo seguirá equilibrado.

Debajo de cada entrada es habitual (y sensato) introducir una breve descripción de lo que sucedió en esta transacción. Esto, nuevamente, es como nuestros diarios personales. Imagínese hacer una entrada en su diario personal como:

El 19 de junio de 2014 fue al lago. Llegaron Ted y Angela.

Tienes la fecha, tienes el evento básico, tienes a las personas (además de ti) que fueron afectadas, pero dentro de 20 años, ¿tendrás alguna idea de lo que pasó en el lago? Tal vez lo hagas, si este fue el día en que le propusiste matrimonio a Angela, o si Ted te propuso matrimonio a ti. O si su barco se hundió. O, sucedió algo muy memorable, pero probablemente no si el único evento fuera de lo común fue que tuviste que hacer que alguien arrancara tu auto cuando la batería fallaba. Agregar un poco más de información podría resultar muy útil más adelante, ya sea en su diario personal o en el diario general.

El diario general es solo una parte del panorama cuando se trata de registros contables, pero es, en muchos sentidos, la piedra angular de esos registros. A menudo se denomina registro de primera entrada y es la forma más segura de realizar un seguimiento de las diversas transacciones financieras que afectan a una empresa.

Resumen de la lección

El diario general es la versión contable de nuestros diarios personales. No registra todo lo que le sucede a la empresa, por supuesto, pero sí registra cada transacción financiera que tiene lugar (a veces sola, a veces como un grupo de transacciones similares). Al igual que nuestras entradas de diario personal, anota la fecha, las cuentas involucradas y las cantidades de dinero (crédito y débito), además de proporcionar una breve descripción de lo que sucedió.