¿Qué es un sistema de contabilidad departamental?
La tienda Buy the Book vende libros de ficción, no ficción y para niños. La propietaria, la Sra. U. Reed, sabe que la tienda está ganando dinero en general, pero no está segura de cuántas ganancias obtiene cada uno de los tres segmentos. Le gustaría saber si un sistema de contabilidad departamental puede proporcionarle la información que necesita.
Un sistema de contabilidad departamental , también llamado sistema de contabilidad departamental, es un sistema de información que registra las actividades financieras de los departamentos individuales en situaciones en las que una empresa tiene dos o más departamentos. Después de todo, sería difícil evaluar el desempeño de un departamento individual si se juntara la información financiera de varios departamentos diferentes.
La utilidad del sistema
Las empresas más grandes encuentran este tipo de sistema particularmente útil porque evaluar la rentabilidad de cada departamento permite a la gerencia identificar y tomar decisiones sobre los departamentos no rentables de manera oportuna. Por ejemplo, recuerde que Buy the Book tiene departamentos de libros de ficción, no ficción y para niños. Bajo un sistema de contabilidad departamental, cada uno de estos departamentos tendrá su propio sistema de contabilidad para realizar un seguimiento de toda la actividad financiera, incluidos los ingresos y los gastos. Los ingresos son la cantidad de dinero que recibe una empresa por vender sus productos o prestar un servicio. Los gastos son los costos en los que incurre la empresa para obtener los ingresos. Los ejemplos de gastos incluyen sueldos, alquileres y publicidad.
La contabilidad departamental también permite que una empresa calcule las ganancias brutas para cada departamento individual. La ganancia bruta son los ingresos de la empresa menos el costo de los bienes vendidos o la cantidad que paga para comprar o fabricar los productos que vende. La ganancia bruta representa el margen de beneficio de los productos que vende la empresa.
Además de permitirle a la Sra. Reed evaluar la rentabilidad de cada uno de sus tres departamentos, un sistema de contabilidad departamental también puede ayudarla a comparar la rentabilidad actual de cada departamento con los resultados de años anteriores, así como con las cifras presupuestadas o pronosticadas. También ayuda a la gerencia a tomar decisiones importantes con respecto al negocio. Por ejemplo, la Sra. Reed puede estar pensando en expandir la sección de ficción, o puede determinar que la sección para niños no está ganando suficiente dinero y debería cerrarse. Dado que la contabilidad departamental también proporciona información sobre los gastos, la Sra. Reed podría identificar los departamentos en los que los gastos parecen estar fuera de lugar y tomar medidas para controlarlos.
Para que el sistema de contabilidad resuma la información por segmento, las cuentas deben reflejar cada área individual. Por ejemplo, el costo de los bienes vendidos para el área de ficción se etiquetaría como ‘Costo de los bienes vendidos: ficción’ y el gasto de publicidad para el área infantil se etiquetaría como ‘Gastos de publicidad: niños’.
Echemos un vistazo al estado de resultados de Buy the Book que muestra la ganancia bruta de cada segmento, así como su ingreso neto. Un estado de resultados resume los ingresos y gastos de la empresa, y la diferencia es el ingreso neto de la empresa , donde los ingresos son mayores que los gastos, o la pérdida neta , donde los gastos son mayores que los ingresos.
Un ejemplo
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Podemos ver en el estado de resultados de Buy the Book que todos los departamentos son rentables, con el departamento de ficción generando el ingreso neto más alto con $ 29,600. La declaración también muestra que el departamento de niños solo está generando un ingreso neto de $ 6.700. La Sra. Reed podría querer buscar estrategias para aumentar las ventas en este departamento y / o disminuir algunos de los gastos, con el fin de mejorar su rentabilidad.
Al revisar los gastos, la Sra. Reed debe tener en cuenta que existen dos tipos de gastos: directos e indirectos. Los gastos directos son aquellos que se pueden rastrear a departamentos individuales, mientras que los gastos indirectos son aquellos que se asignan a cada departamento. Por ejemplo, Buy the Book puede optar por asignar el costo del alquiler, un gasto indirecto, basado en la cantidad de pies cuadrados que ocupa cada departamento en relación con la cantidad total de pies cuadrados en la tienda. El pago de salarios es un ejemplo de gasto directo de Buy the Book, mientras que la administración, el alquiler y los servicios públicos representan gastos indirectos.
Resumen de la lección
Un sistema de contabilidad departamental rastrea e informa sobre la rentabilidad de diferentes segmentos o departamentos en una empresa de forma individual, y ayuda a la administración a monitorear el desempeño de la empresa y tomar decisiones de manera oportuna.
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