Documentos de origen en contabilidad: definición y propósito

¿Qué son los documentos fuente?

Kate tiene una tienda de antigüedades. Esta mañana recibió una llamada telefónica de su contador pidiéndole que le trajera los documentos originales que tiene del mes. “Bueno, señora Brown, me encantaría, pero no tengo ni idea de qué son los documentos originales”, dice Kate.

‘Oh, Kate’, dice la Sra. Brown, ‘lamento mucho no haberle explicado. Los documentos originales son trozos de papel que prueban que se realizó una transacción ‘.

Ejemplos de documentos fuente

‘¿Pedazos de papel?’ Pregunta Kate. ¿Qué tipo de papel?

—Bueno, Kate —dice la señora Brown—, los documentos originales son todo lo que se obtiene durante el curso de una transacción. Pueden ser recibos de compras y facturas de ventas realizadas, ya sean ventas a cuenta o ventas en efectivo; las facturas que muestran que realizó compras en una cuenta también son documentos fuente; cheques que emitió para pagar facturas; comprobantes de depósito que demuestren que depositó una determinada cantidad de dinero en el banco; o copias de facturas pagadas: todos son documentos originales.

Kate mira los papeles esparcidos que están por todo el mostrador. Los recoge y comienza a hojearlos, sacando algunas hojas. ‘Está bien’, dice, ‘tengo recibos en los que pagué en efectivo por la mercancía que compré la semana pasada. Estos son documentos originales, ¿verdad?

“Sí, lo son”, dice la Sra. Brown.

Kate saca otros trozos de papel de la pila. Y tengo copias de las facturas que pagué este mes. ¿Funcionarán como documentos fuente?

“Siempre que muestre prueba de una transacción financiera, entonces sí, es un documento fuente”, dice la Sra. Brown.

‘Bueno, ahora que sé lo que estoy buscando, ¡puedo conseguirle lo que necesita!’ Kate dice.

Por qué son importantes los documentos fuente

‘Está bien’, se dice Kate, ‘creo que lo tengo todo junto. ¡Quiero entregarlos personalmente y descubrir por qué son tan importantes! ‘

Kate se dirige a la oficina de la Sra. Brown armada con todos los documentos originales que puede encontrar. Ella entra y le entrega los artículos a la Sra. Brown.

Gracias, Kate. Eso fue bastante rápido. Me alegra que hayas traído estos. Realmente necesito terminar tus libros ‘.

—Me preguntaba, señora Brown, ¿puede explicarme por qué son tan importantes? Pregunta Kate.

“Seguro que lo haré, Kate”, responde la Sra. Brown. Como le dije por teléfono, los documentos originales son prueba de que se ha producido una transacción financiera. Examinar el documento fuente es el primer paso del ciclo contable. Los documentos fuente indican qué tipo de transacción ocurrió, qué cuentas están afectadas y el monto en dólares de la transacción. Todo esto debe decidirse antes de realizar la entrada en el diario. Una entrada de diario es el registro de la fecha, las cuentas afectadas y el monto de una transacción en un diario de contabilidad. Un diario contable es un registro de transacciones contables en orden cronológico. Verá, sin los documentos originales, ni siquiera podría comenzar a hacer un trabajo preciso por usted ‘.

Resumen de la lección

“Entonces, déjame aclarar esto”, dice Kate. Los documentos originales pueden ser recibos, copias de cheques, copias de facturas, comprobantes de depósito o cualquier otra cosa que pruebe que se realizó una transacción. Los contadores necesitan documentos originales para poder documentar con precisión las transacciones financieras que ocurrieron durante un período contable. El examen de los documentos de origen es el primer paso del ciclo contable y ocurre antes de que se realice una entrada en el diario. Una entrada de diario es donde registra la fecha, las cuentas afectadas y el monto de una transacción en un diario de contabilidad , que es un registro de transacciones en orden cronológico. ¿Estoy en lo correcto?’

Seguro que lo eres, Kate. ¿No es sorprendente lo importante que puede ser un simple papel en la industria de la contabilidad? Pregunta la Sra. Brown.

Los resultados del aprendizaje

Una vez que haya terminado con esta lección, tendrá la capacidad de:

• Definir documentos fuente, asiento de diario y diario contable
• Identificar ejemplos de documentos fuente
• Explicar por qué los documentos originales son importantes en contabilidad.