Sistemas de control de inventario: manuales y automatizados

¿Qué es el control de inventario?

Conozcamos a la Sra. Marsh, dueña de una pequeña tienda de comestibles. Actualmente usa un sistema manual para administrar el inventario, pero a medida que su negocio se ha expandido, se pregunta si existe una mejor manera de rastrearlo y administrarlo. Veamos si podemos ayudar a la Sra. Marsh con este problema.

El inventario representa una lista de artículos que están casi listos o listos para vender a los consumidores. Hay tres categorías de inventario según el tipo de negocio. En un negocio de fabricación o en uno que fabrica los bienes que vende, habrá inventario de materias primas, productos en proceso y productos terminados.

El inventario de materias primas representa aquellos artículos que aún no se han procesado. El inventario de trabajo en proceso son aquellos artículos que han comenzado el proceso de conversión pero que aún no están listos para vender a los consumidores. Por ejemplo, una panadería consideraría que la masa está en proceso, ya que no es la materia prima de los huevos, la harina y el azúcar ni está horneada, decorada y lista para ser vendida al consumidor. El inventario de productos terminados representa el inventario que está listo para vender a los consumidores. Un negocio de comercialización como el de la Sra. Marsh compra su inventario y solo tiene inventario de productos terminados.

Los sistemas de control de inventario son procesos que se utilizan para rastrear y administrar el inventario a fin de garantizar que la empresa tenga suficiente a mano, de modo que no se agote, pero no demasiado, lo que le cuesta dinero a la empresa. El control de inventario puede ser manual, como el proceso que utiliza actualmente la Sra. Marsh, o automatizado. Exploremos las características de cada sistema para ayudar a la Sra. Marsh a decidir cuál sería el mejor para ella.

Sistemas de control de inventario manual

Los sistemas de control de inventario manual son los más apropiados para las empresas más pequeñas que no tienen demasiados tipos diferentes de inventario o que no tienen demasiadas existencias a mano. El negocio de la Sra. Marsh es pequeño, por lo que hasta ahora ha podido administrarlo con un sistema manual. Algunas de las ventajas de un sistema de control de inventario manual son que es menos costoso de usar que una solución automatizada y no es necesario invertir tiempo en aprender a usarlo. Otra ventaja es que la Sra. Marsh tendría un mayor sentido de control sobre su inventario, ya que podría decir visualmente cuándo era el momento de reordenar y no depender de una computadora para decírselo.

Algunas desventajas de un sistema de control de inventario manual es que es propenso a errores humanos. Dado que la Sra. Marsh está determinando manualmente cuándo es el momento de reordenar en función de la cantidad de inventario que tiene disponible, podría contar mal lo que tiene y no ordenar con tiempo suficiente para evitar que se agote el stock.

Un sistema de control de inventario manual también requiere mucha mano de obra, ya que la Sra. Marsh tendría que contar el inventario ella misma y realizar un seguimiento de todas las transacciones que afectaron a cada artículo que vendió. Es probable que la Sra. Marsh esté dedicando su tiempo a administrar otros aspectos de su negocio.

Sistemas de control de inventario automatizados

La mayoría de las grandes empresas utilizan una solución automatizada para rastrear y administrar el inventario, ya que les permite administrar mejor el inventario que tienen a mano, identificar los artículos de movimiento lento y reordenar el inventario de movimiento rápido antes de que se agoten las existencias.

Las empresas pueden utilizar varios métodos para rastrear el inventario, incluidos códigos de barras, etiquetas RFID y sistemas informáticos. Los códigos de barras contienen una serie de números y líneas verticales para identificar cada artículo del inventario de forma única. Cuando el inventario llega al muelle de carga, los empleados escanean los códigos de barras y el sistema informático actualizará la cantidad de inventario disponible. Cuando una tienda vende un artículo, el empleado escanea el código de barras a través de un lector y el sistema informático reduce la cantidad de inventario disponible.

Las etiquetas de identificación por radiofrecuencia o RFID son chips de computadora con antenas que las empresas colocan en los artículos del inventario. Dado que la etiqueta usa ondas de radio, los empleados pueden leer la información en la etiqueta que usa un lector especial. Cuando un empleado escanea el chip, transmite información sobre la cantidad y el tipo de inventario al sistema informático de la empresa.

Además de permitir a las empresas administrar mejor el inventario que tienen a mano, el uso de la tecnología RFID permite a las empresas ubicar los productos rápidamente en caso de un retiro del mercado. Por ejemplo, si un fabricante notifica a la Sra. March sobre el retiro del mercado de un lote particular de duraznos enlatados, ella puede identificar fácilmente el paradero de estos artículos y sacarlos del estante.

Para que los códigos de barras y RFID funcionen, la empresa debe tener un sistema informático que pueda recibir la información transmitida desde ellos. Los sistemas informáticos pueden ser costosos de implementar y las empresas deben capacitar a los empleados sobre cómo trabajan. Además, un sistema computarizado no sería útil en caso de un corte de energía o un problema con Internet. Una solución manual, por otro lado, continuaría siendo efectiva independientemente de un corte de energía.

La Sra. Marsh tiene mucho en qué pensar ahora que sabe más sobre el control de inventario automatizado. Por ejemplo, tiene que decidir si tener información de inventario más precisa y oportuna vale la pena el aumento del costo y la complejidad de una solución automatizada.

Resumen de la lección

El inventario representa los bienes que las empresas venden a los consumidores, y está compuesto por materias primas o aquellos artículos que no han iniciado el proceso de conversión, trabajo en proceso que incluye los artículos que han iniciado el proceso de conversión y los productos terminados , que son aquellos artículos que están listos para vender a los consumidores.

Los sistemas de control de inventario son procesos que se utilizan para rastrear y administrar el inventario a fin de garantizar que la empresa tenga suficiente a mano, de modo que no se agote, pero tampoco demasiado que deba almacenarse. Los sistemas de control de inventario pueden ser manuales o automatizados.

Los sistemas manuales son simples y económicos de implementar y son los más apropiados para empresas más pequeñas o aquellas con pequeñas cantidades de inventario. Los sistemas automatizados son más precisos y permiten que una empresa identifique el inventario de movimiento lento y reordene el inventario de movimiento rápido antes de que se agote, lo que podría costarle ventas.

Los ejemplos de sistemas automatizados incluyen códigos de barras o líneas verticales y números que identifican de manera única un producto, etiquetas RFID que transmiten ondas de radio a un lector y sistemas informáticos que pueden rastrear y administrar el inventario.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador