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Software y procedimientos de auditoría interna

Publicado el 18 septiembre, 2020

Los dos tipos de software de auditoría interna

Los departamentos de auditoría interna generalmente utilizan dos tipos diferentes de software. El primer tipo les ayuda a gestionar y programar los recursos de su propio departamento y los proyectos que se están llevando a cabo. Este software a menudo se denomina software de gestión de auditoría . Los departamentos de auditoría interna también son usuarios frecuentes y habituales de software de análisis de datos . Estos paquetes de software permiten un análisis automatizado y detallado de grandes cantidades de datos.

Software de gestión de auditoría

Hay dos tipos principales de software de gestión de auditoría y un sistema de gestión de archivos genérico que se puede utilizar para el mismo propósito. TeamMate y AutoAudit son dos paquetes de gestión de auditoría ‘de marca’. Cada uno de estos hace posible que un administrador asigne diferentes roles a diferentes miembros del personal en la oficina. La evaluación de riesgos de un departamento de auditoría (el proceso que se lleva a cabo regularmente para identificar los riesgos dentro de una organización y decidir cuáles serán auditados) se puede colocar en el sistema de software, y luego cada auditoría se puede asignar a un auditor líder.

Cuando se asigna una auditoría a un líder de auditoría, pueden crear un plan de auditoría , o básicamente un documento paso a paso de cómo se realizará la auditoría. Cada uno de esos pasos se puede asignar a un auditor de personal. Ese auditor del personal puede entonces ‘enviar’ su trabajo al auditor principal, quien puede aprobarlo o enviarlo de regreso para cambios.

Cuando se realiza toda la auditoría, el auditor principal puede enviarla al auditor principal, quien luego puede revisar y aprobar el proyecto. A través de todo eso, se realiza un seguimiento del tiempo y los gastos, así como de las aprobaciones y los cambios. Ese flujo de trabajo de información, datos y aprobaciones es una de las características más beneficiosas de estos sistemas. La capacidad de realizar un seguimiento de los gastos (como viajes), el tiempo, los cambios y proporcionar un sistema centralizado para la retroalimentación entre auditores y supervisores hace que la auditoría interna sea mucho más eficaz y eficiente.

Un paquete de software que utilizan con frecuencia los departamentos pequeños que no pueden pagar una licencia para los sistemas de gestión de auditoría especializados es Microsoft OneNote . OneNote es un programa que se creó originalmente para que los estudiantes organizaran clases, carpetas y archivos. La misma técnica organizativa es común para que la utilicen los auditores o consultores. Esto divide los proyectos en fases, pasos y tareas. Con la capacidad de OneNote para vincular páginas a otras páginas y acumular muchas páginas, pestañas y archivos, se puede configurar para proporcionar un sistema de gestión de auditoría bien organizado y es gratis para cualquiera que haya comprado Microsoft Office.

El costo de programas como AutoAudit y TeamMate probablemente no sea significativo para la mayoría de los talleres de auditoría interna, por lo que la pregunta más importante suele ser la opción gratuita de OneNote frente a una de las marcas conocidas. Esa es una consideración importante porque no hay soporte de OneNote específicamente para su uso como un programa de auditoría, mientras que AutoAudit y TeamMate brindan ese servicio 24/7, específico de auditoría, de guardia.

Software de análisis de datos

Al igual que el software de gestión de auditoría, existen paquetes de software que se utilizan en trabajos de consultoría y auditoría interna. También hay un programa adicional que probablemente se usa con más frecuencia, aunque es menos poderoso a menos que alguien tenga un nivel de conocimiento experto. Dos de las herramientas analíticas de datos específicas de auditoría son ACL e IDEA . El tercero, menos potente pero de uso más frecuente, es Microsoft Excel .

Si tuviera que llamar a 100 departamentos de auditoría en los Estados Unidos, la mitad probablemente diría que dependen de Microsoft Excel. De la otra mitad, probablemente se dividiría bastante equitativamente entre ACL e IDEA, con algunos de los usuarios de ACL diciendo que se estaban preparando para cambiar a IDEA y algunos de los usuarios de IDEA diciendo que se estaban preparando para cambiar a ACL. Las funciones y características específicas de cada sistema son bastante similares. Los diferenciadores más importantes son el aspecto y las características de la interfaz de usuario final.

Si bien es posible que sepa un poco sobre Microsoft Excel, es posible que no comprenda cómo se puede utilizar para análisis de datos complejos. Las versiones más recientes pueden contener más de un millón de filas de datos y algunos cientos de columnas. Combine eso con las múltiples hojas de trabajo y las nuevas características, como power pivot (tablas dinámicas tradicionales que pueden realizar análisis complejos adicionales) y power BI (una característica lanzada recientemente que le permite completar análisis difíciles y luego programarlo en un tablero de control constantemente actualizado), y Microsoft Excel se convierte rápidamente en una poderosa herramienta para el análisis de datos.

Resumen de la lección

Los importantes paquetes de software que administran un departamento de auditoría interna, generalmente denominados software de administración de auditoría , ayudan a un departamento a funcionar de manera eficaz y productiva. Dos programas de software enfocada exclusivamente en este fin son AutoAudit y TeamMate . Un programa que no está diseñado específicamente para auditoría interna, pero que puede diseñarse para funcionar como un programa de auditoría aceptable, es Microsoft OneNote . OneNote está configurado para organizar archivos, carpetas y páginas que se pueden usar como documentos de trabajo que completan una auditoría o un compromiso de consultoría.

También existen herramientas importantes llamadas software de análisis de datos . Dos herramientas especializadas para el análisis de datos de auditoría complejos son ACL e IDEA . Ambos paquetes ofrecen muchas de las mismas características y análisis. La decisión entre cuál se utiliza a menudo se basa en la familiaridad y / o preferencia personal por la apariencia de los sistemas. Microsoft Excel es otro sistema de análisis de datos. Aunque históricamente no se ha visto como una sólida herramienta de análisis de datos, las nuevas funciones han convertido a Microsoft Excel en una herramienta muy poderosa.

Cada una de estas herramientas tiene un propósito muy importante y puede ser una parte fundamental de la construcción de un departamento de auditoría interna eficaz, parte de cualquier organización que espera cumplir su misión optimizando su riesgo y administrando sus recursos.

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