Tipos de notas

¿Por qué Memos?

Los memos son uno de los medios de comunicación interna escrita más utilizados en una organización cuando el mensaje es demasiado complicado para un simple correo electrónico o cuando la confidencialidad es importante. Puede utilizar notas para una variedad de propósitos. Echemos un vistazo rápido a algunos de los tipos de notas más comunes.

Memos Directivos

Puede escribir un memorando para dar instrucciones. Una nota directiva es simplemente una nota que proporciona instrucciones o indicaciones sobre cómo proceder en determinadas circunstancias. Por ejemplo, puede redactar una directiva sobre cómo los empleados deben solicitar el reembolso de los gastos relacionados con los viajes de negocios a una conferencia celebrada en todo el país.

Memos de estado

Otro tipo común de memorando que puede redactar es un memo de estado , a veces llamado informe de progreso , que simplemente explica el estado o progreso de una tarea o proyecto en particular a un supervisor. Por ejemplo, el gerente de proyecto de un sitio de construcción puede proporcionar un informe de estado semanal sobre la construcción de un complejo de apartamentos que administra para la empresa. Una nota de estado incluirá el progreso hasta la fecha y lo que queda por hacer.

Memos de informe de campo y de informe de viaje

Si su empleo a veces implica trabajar fuera del sitio, puede terminar escribiendo notas de informe de campo . Estos memos a menudo se componen para documentar reuniones con clientes fuera del sitio, inspeccionar proyectos fuera del sitio o probar productos fuera del sitio. Por ejemplo, un profesional de marketing puede salir al campo para probar un nuevo tipo de refresco en varios supermercados en el mercado objetivo anticipado para la nueva bebida. Después de la prueba de campo del nuevo refresco, el empleado describirá el resultado de la prueba de campo del nuevo refresco y proporcionará las recomendaciones pertinentes basadas en él.

Otra nota común es una nota de informe de viaje. Puede preparar este memorando de informe de viaje para describir los eventos y el resultado de un viaje de negocios. Por ejemplo, puede asistir a un seminario profesional que se centre en los desarrollos en la industria de su empresa. Su memorando de viaje puede resumir el propósito del seminario y lo que se aprendió en el seminario que puede ser de utilidad para la organización. Estos memos también se pueden utilizar para documentar los gastos relacionados con el viaje.

Memos de respuesta

Escribe un memorando de respuesta en respuesta a una consulta. Por ejemplo, su supervisor puede pedirle que investigue una nueva regulación que pueda aplicarse a la empresa. Escribirás un memorando de respuesta que reformulará la pregunta y luego responderá la pregunta.

Memos de informes de laboratorio

Algunas organizaciones se involucran en una gran cantidad de investigaciones y estudios. A menudo informará los resultados de la investigación o el estudio con un memorando de informe de laboratorio . Por ejemplo, un científico investigador junior puede redactar un memorando de informe de laboratorio para el científico investigador principal con respecto a un experimento. El memo puede incluir los procedimientos seguidos en el experimento junto con un análisis de los resultados.

Memos de actas de reuniones

Si se desempeña como secretario de una reunión organizativa, es posible que se le encomiende la redacción de las actas de la reunión. En un memorando de acta de la reunión , anotará la hora y el lugar de la reunión y quiénes estuvieron presentes. Luego, proporcionará un resumen cronológico de los temas discutidos y las acciones que se tomarán.

Resumen de la lección

Repasemos lo que hemos aprendido.

Las notas se utilizan para comunicaciones internas cuando el tema es algo complicado o si la confidencialidad es importante. Los tipos comunes de notas incluyen:

• Memos de directiva , donde se dan instrucciones
• Memos de informe de estado o progreso , donde informa sobre el estado o progreso de algún proyecto o evento
• Memos de informe de campo o viaje , donde documenta información clave sobre eventos que ocurrieron en el campo o durante un viaje
• Memos de respuesta , donde proporciona la respuesta a una consulta
• Memos de informes de laboratorio que detallan los resultados y el análisis de pruebas, experimentos o estudios de laboratorio
• Memos de actas de reuniones , donde registra información clave y decisiones tomadas durante una reunión organizacional formal

Los resultados del aprendizaje

Explore el material de la lección a fondo antes de intentar:

• Enumere los diferentes tipos de notas
• Indique para qué es cada nota