Uso de los menús Archivo y Inicio en PowerPoint

Menús

Dos de las pestañas más utilizadas en PowerPoint, encima de la cinta, son Archivo e Inicio . A veces denominados menús, cada pestaña o menú se agrupa en comandos, y cada comando le permite comunicarse con PowerPoint, indicándole qué hacer, como puede ver aquí, agregar un texto o un gráfico:

Repasemos, comenzando con el menú Archivo.

El menú Archivo

Las opciones del menú Archivo son Información, Abrir, Nuevo, Guardar, Guardar como, PDF de Adobe, Imprimir, Compartir, Exportar, Cerrar, Cuenta y Opciones. La mayoría de estos comandos hablan por sí mismos, pero repasemos algunos de los comandos más comunes.

Comenzando con Información , esta área le brinda un breve resumen de su documento. Por ejemplo, una opción para agregar seguridad a su archivo y evitar que otra persona realice cambios no deseados. Puede ver las propiedades aquí y ver el tamaño del archivo y cuántas diapositivas está usando la presentación. También puede ver cuándo se modificó por última vez y el autor.

La siguiente opción es bastante útil: Nuevo . Puede comenzar a crear diapositivas de manera fácil y rápida para su nueva presentación. Y si no desea comenzar con una pizarra en blanco, puede elegir uno de los diseños o plantillas de diapositivas de Microsoft existentes. Todo lo que necesita hacer es agregar texto. Como puede ver aquí, elegí una plantilla existente:

Tengo una diapositiva que ya se ha creado para mí. Simplemente tengo que agregar el texto a los cuadros que ya están en la diapositiva.

De acuerdo, pasemos a la opción de menú Abrir , donde puede buscar, abrir y continuar trabajando en presentaciones que ha guardado previamente. Pero incluso puede ver una lista de las presentaciones más recientes en las que ha estado trabajando, para que no tenga que buscar.

Guardar vs. Guardar como

Y luego tenemos Guardar y Guardar como. ¡No hay nada más importante durante el desarrollo de su presentación que guardar con frecuencia! Perder su archivo guardado por cualquier motivo y tener que empezar de nuevo es estresante. Créame, me ha pasado a mí y a muchos otros, muchas veces. Es importante hacer dos cosas: guardar con frecuencia y saber dónde lo está guardando. Echemos un vistazo a la diferencia entre Guardar y Guardar como.

Esta es la mejor manera que conozco de explicar la diferencia. Si quieres Guardar la presentación, usando el mismo nombre y en el mismo lugar o carpeta, usar Guardar es perfecto. Pero la opción Guardar como le permite buscar y seleccionar la carpeta en la que desea guardar el archivo y agregar o cambiar el nombre del archivo, como agregar un número de versión al nombre del archivo. Tengo una tendencia a usar Guardar como con más frecuencia. Me gusta confirmar el nombre del archivo o presentación y luego saber exactamente en qué carpeta se guardará mi archivo (para no tener que ir a buscarlo más tarde).

Impresión

Imprimir : La última opción que cubriremos en el menú Archivo. Aquí es donde iría a imprimir sus diapositivas. ¿Necesita folletos para esa reunión? ¿O quiere una copia para usted que incluya una imagen de la diapositiva y sus notas orales?

La opción de impresión también es donde usted decide qué impresora desea usar y elige imprimir todas las diapositivas, algunas diapositivas o solo una. También tiene la opción de elegir el diseño de las diapositivas para su versión impresa. Y tenga en cuenta, sin embargo, que cambiar el diseño para imprimir no cambia cómo se mostrará en la pantalla durante su presentación.

Como puede ver en el video, PowerPoint le permite obtener una vista previa de sus opciones de diseño de impresión (vea el video a las 03:28). La opción de tres diapositivas por página es conveniente para los folletos, ya que les brinda a los participantes un lugar para tomar notas. Si desea una copia impresa para usted, incluidas sus notas orales, use la opción para imprimir páginas de notas. Esto también agregará una copia de la diapositiva a su página. También tiene la opción de imprimir a una cara o espalda con espalda (imprimir en ambas caras). Puede clasificar su impresión e incluso imprimir en color o en blanco y negro. Finalmente, puede agregar o cambiar los encabezados y pies de página de su página. Por ejemplo, agregue un número de página a su diapositiva.

El menú de inicio

La agrupación de comandos en el menú Inicio es probablemente la más utilizada al crear sus diapositivas. Considere este menú como su base de operaciones, donde puede poner en negrita, cursiva o incluso subrayar una palabra u oración. Inicio es donde encontrará muchos de sus comandos de formato de texto. Puede cambiar la fuente o el color de palabras, oraciones y cuadros de texto completos, incluso cambiar la dirección de su texto. Uno de mis comandos favoritos en este grupo es la opción Estilo rápido al agregar un estilo predefinido a su cuadro de texto.

Con todo, ambas pestañas del menú se utilizan con frecuencia durante el desarrollo de presentaciones de PowerPoint, y se encontrará más en la pestaña Inicio. PowerPoint es una herramienta y, como cualquier herramienta, requiere práctica. Encontrará lo que funciona para usted, los comandos que usa con más frecuencia y los grupos de comandos a los que se encuentra gravitando con más frecuencia. Pero independientemente, PowerPoint puede ayudarlo a llevar su próximo evento de oratoria al siguiente nivel.

Resumen de la lección

En esta lección, revisamos los menús Archivo e Inicio en PowerPoint. Aprendió que el menú Archivo es donde encuentra la opción para guardar su presentación e imprimir sus diapositivas para folletos. También revisamos la diferencia entre Guardar y Guardar como .

Aprendimos que el menú Inicio es donde se encuentran la mayoría de los comandos de formato de texto, como negrita, cursiva y subrayado. También puede cambiar la fuente y el color de las palabras, oraciones y cuadros de texto en el menú Inicio. Ambos menús se utilizan con frecuencia al crear sus diapositivas. Encuentro que el menú Inicio se convierte en la base de operaciones cuando se usa PowerPoint.

Los resultados del aprendizaje

Después de revisar esta lección, tendrá la capacidad de:

• Describe lo que te permiten hacer los menús Archivo e Inicio en PowerPoint.
• Diferenciar entre Guardar y Guardar como en PowerPoint
• Identificar las opciones para imprimir sus diapositivas de PowerPoint

Rodrigo Ricardo Editor y fundador