Formato condicional en Excel: aplicar y modificar formato

Formato condicional

El formato condicional es una de mis funciones favoritas en Excel, especialmente cuando hay filas y filas de datos. Es una de las muchas maneras de llamar la atención sobre números, tendencias y tendencias específicas. El formato condicional es una forma de aplicar una regla a cualquier celda o rango de celdas. Por ejemplo, podría tener una hoja de trabajo llena de números y aplicar una regla que le diga a Excel que cambie la fuente a rojo si el número es inferior a 500. Esta lección le presentará la herramienta de formato condicional en Microsoft Excel. Veremos un par de ejemplos y aprenderemos los pasos para aplicar el formato condicional a las celdas de una hoja de trabajo.

Resaltar regla de celdas

Probablemente, el uso más básico del formato condicional es identificar ciertos datos en una hoja de cálculo que cumplen con un criterio específico mediante el color. Puede hacer que Excel aplique un color de fondo diferente, cambie el color de la fuente o ambos, y en realidad es más fácil de lo que parece. Echemos un vistazo a un ejemplo.

Imagina que eres el director general de una gran empresa. Hay más de 150 ubicaciones y acaba de crear un informe detallado que muestra cada ubicación y sus resultados de ingresos para cada mes del año en curso. El ingreso promedio de YTD para el año fue de $ 12,560. Le gustaría ver las ubicaciones que cayeron por debajo del promedio de $12,560.

Por supuesto, puede desplazarse o incluso ordenar la lista. Sin embargo, la información puede cambiar, especialmente cuando se trabaja con números y resultados de ingresos. Si se desplaza, tendrá que desplazarse de nuevo si cambia algún número. Si ordena la lista, tendrá que volver a ordenar si los números cambian.

Si asignamos una regla que dice resaltar los totales YTD que caen por debajo del promedio, la regla actualizará automáticamente la hoja de trabajo si se modifican los números, sin reordenar, sin reordenar. Bien, veamos los pasos:

1. Comience seleccionando la celda o el rango de celdas a las que desea aplicar el formato condicional (en nuestro ejemplo, esta es la columna YTD).
2. Luego, vaya al menú Inicio en la barra.
3. Y busque en la agrupación de comandos Estilos.
4. Haga clic en el comando Formato condicional.
5. Y seleccione Resaltar reglas de celdas en el menú desplegable.
6. Haz clic en la opción Menos que (ya que en nuestro ejemplo queremos resaltar los números menores a $12,560, o el promedio).
7. En el cuadro Formato de celdas que son menores que, escriba 12.560.
8. Y, luego, seleccione Relleno rojo claro con texto rojo oscuro en el cuadro Con.
9. Y haga clic en Aceptar.

¿Observa cómo Excel resalta inmediatamente, en rojo, las ubicaciones que cayeron por debajo del promedio? ¿Y lo mejor? Si cambia los números, las reglas aún se aplican. Si una ubicación está por encima del promedio, el resaltado rojo desaparece y viceversa si la ubicación está por debajo.

Menú de formato condicional

Ahora que tiene una idea general de cómo funciona el formato condicional, echemos un vistazo más de cerca al menú desplegable de opciones para el formato condicional. Hay varias opciones y, lamentablemente, no puedo demostrar cada una en la lección: tiene Reglas superior/inferior, Barras de datos, Escalas de color y Conjuntos de iconos, y dentro de cada una de estas opciones, ¡tiene más! Para hacerlo más fácil, muchos de estos están prediseñados y son fáciles de aplicar con solo unos pocos clics. Para apreciar completamente la herramienta, necesita más ejemplos.

Si volvemos a nuestra hoja de trabajo con los resultados de ingresos de la empresa, una opción podría ser señalar o resaltar el diez por ciento de los principales generadores de ingresos. Ahora, normalmente, necesitarías hacer algunos cálculos matemáticos y procesar algunos números. Sin embargo, el comando Formato condicional hace el trabajo por usted. Solo necesitamos crear una regla que le diga a Excel que resalte (en verde) el diez por ciento superior. Aquí vamos con los pasos:

1. Seleccione la celda o el rango de celdas donde desea aplicar el formato condicional.
2. Luego, haga clic en el comando Formato condicional.
3. Y seleccione Reglas superior/inferior.
4. Haga clic en la opción Diez por ciento superior.
5. Y deja 10 en el cuadro Porcentaje.
6. Seleccione Relleno verde con texto verde oscuro en el cuadro Con.
7. Y haga clic en Aceptar.

Hable acerca de un ahorro de tiempo! Con solo unos pocos clics, Excel señala el 10 % de los principales generadores de ingresos.

Borrado del formato condicional

A veces, el formato condicional que aplica no resulta como desea, por lo que deberá borrar las reglas existentes antes de volver a intentarlo, y estos son los pasos:

1. Haga clic en el comando Formato condicional.
2. Seleccione Borrar reglas en el menú Opciones.
3. Y haga clic en Borrar reglas de toda la hoja.

¡Perfecto! Tenemos una pizarra limpia y estamos listos para aplicar diferentes formatos condicionales.

Resumen de la lección

¡Guau! Esta lección cubrió una gran herramienta, pero mucha información. La herramienta de formato condicional tiene varias opciones y es posible que deba practicar un poco. Pero lo encontrará muy útil y le ahorrará tiempo. La herramienta Formato condicional se puede encontrar en el menú Inicio en la barra en el grupo de comandos Estilos. Si hace clic en el comando, encontrará varias opciones y muchas de ellas están preconstruidas y son fáciles de usar. Simplemente seleccione el rango de datos donde desea aplicar la regla y seleccione una opción del menú. También puede personalizar una regla usando la primera opción: Resaltar reglas de celdas. ¡Darle una oportunidad!

Los resultados del aprendizaje

Una vez que haya completado esta lección, podrá:

• Describir la utilidad de la herramienta de formato condicional en Excel
• Identifique algunas de las muchas opciones disponibles con la herramienta Formato condicional
• Explicar los pasos para aplicar y borrar el formato condicional

Rodrigo Ricardo Editor y fundador