Matriz de asignación de responsabilidades: Definición y ejemplo

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Ejemplo de planificación

Durante las etapas de cualquier proyecto, generalmente hay varios actores coordinando esfuerzos para que el proyecto sea un éxito. Digamos que varios de ustedes en su familia están coordinando una fiesta para el 50 aniversario de bodas de nuestros padres. Quieres invitar a los muchos amigos de tu mamá y tu papá, sus vecinos, ex compañeros de trabajo y familiares. Tú y tu hermano Scott están coordinando la mayoría de los detalles. Afortunadamente, su hijo, Joe, también puede ayudar.

Todos necesitan encontrar un lugar para albergar el evento; quizás el elegante restaurante en el que cenaron antes de su baile de graduación. Eso cuida el lugar y la comida. Hay flores para encargar y entregar. A tu mamá le encantará que la banda que contrates se especialice en éxitos de la década de 1960, y a tu papá le encantará que el pastel sea su favorito: coco con glaseado de ron y mantequilla.

Matriz de asignación de responsabilidades

Son muchos los detalles que deben manejarse para que nuestra celebración sea un éxito. Ahora veremos que hemos creado una Matriz de asignación de responsabilidades (RAM), que enumera las tareas en la primera columna y nuestras partes interesadas en la fila superior. Las partes interesadas son personas que se ven afectadas por un proyecto o están involucradas en él. Una RAM también se conoce como gráfico RACI o matriz RACI. RACI generalmente significa «Responsable, Responsable, Consultado e Informado». Las partes interesadas desempeñan diferentes roles durante un proyecto, que se pueden dividir en los siguientes niveles de responsabilidad.

Responsable

Esta persona es responsable de completar los esfuerzos necesarios para una tarea. Puede haber varias personas responsables de una tarea e informan al responsable.

Explicable

Esta persona es en última instancia responsable de coordinar los esfuerzos para completar esta tarea. Solo hay una persona responsable de cada tarea y delega en otros que son responsables.

Consultado

El conocimiento y la experiencia de esta persona son beneficiosos para completar una tarea con éxito, pero no la realiza directamente.

Informado

Esta persona solo debe ser consciente o informada de la tarea como parte de su finalización exitosa.

En nuestro ejemplo que hemos estado usando, usted es responsable de coordinar los detalles del restaurante y las flores. El gerente del restaurante es responsable de muchos detalles, como haber reservado la fecha acordada y contar con el personal adecuado para la fiesta. El florista es responsable de preparar y entregar las flores que ha pedido. También puede ver que se consultará al gerente del restaurante con respecto a las flores. Quizás solo haya espacio para centros de mesa y dos grandes arreglos en la entrada. Del mismo modo, Joe es en última instancia responsable de elegir, contratar y confirmar a la banda. Se debe consultar al gerente del restaurante sobre dónde puede instalarse la banda, enchufes eléctricos, etc., y la banda es responsable de llegar a tiempo, actuar, etc.

Siguiendo con el ejemplo, Scott es responsable de coordinar las invitaciones, seleccionar el impresor, revisar, ordenar y enviar las invitaciones, y luego rastrear las respuestas. Sin embargo, está delegando rastrear las direcciones de los invitados y escribir a mano los sobres para Joe y para mí. Es decir, usted y Joe también son responsables de la tarea de invitación.

Puedes ver que tu mamá, papá y todos los invitados solo necesitan estar informados sobre cuándo y dónde será la celebración. Si bien podemos decirles qué banda tocará o qué tipos de flores se han elegido, su información no es necesaria para el éxito de esas tareas.

En muchos proyectos, verá que la persona que en última instancia es responsable de una tarea también es responsable de ella, es decir, en realidad está haciendo el trabajo de la tarea. Esto se indica con una A en una fila sin una R que la acompañe.

Resumen de la lección

Muy bien, tomemos un momento o dos para repasar lo que hemos aprendido. Como puede imaginar, una matriz de asignación de responsabilidades (RAM) puede volverse muy compleja. Aprendimos que enumera las tareas en la primera columna y nuestras partes interesadas en la fila superior, siendo las partes interesadas las personas afectadas o involucradas en un proyecto. También aprendimos que un nombre popular para una RAM es también RACI , que generalmente significa «Responsable, Responsable, Consultado e Informado». Si bien puede haber innumerables variaciones de estas matrices, comprender la base que se presenta aquí lo ayudará a administrar el éxito de su proyecto.

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