Matriz de rendición de cuentas: definición y desarrollo

¿De quién es el trabajo?

Joe es dueño de una empresa de tecnología y computación de tamaño medio que envía computadoras portátiles y accesorios a todo el país. Últimamente, algunos envíos se han quedado obsoletos y los miembros del equipo no parecen tener claro quién es responsable de qué tarea en los pasos de selección, embalaje y envío para sacar el pedido.

Joe ha decidido implementar un sistema de identificación de roles y responsabilidades para cada tarea en el proceso de pedido. Con una matriz de responsabilidad, Joe puede definir claramente quién tiene la tarea de cada parte del proceso y eliminar la confusión entre los miembros de su equipo acerca de qué trabajo pertenece a cada persona.

¿Qué es una matriz de rendición de cuentas?

Una matriz de responsabilidad , a veces también llamada matriz de responsabilidad , define las responsabilidades que tiene cada rol o persona para un conjunto determinado de cosas, como actividades, objetivos, procesos o deberes laborales. En muchos círculos, esto también se conoce como matriz RACI, cada letra representa un eslabón en la cadena:

• R significa quién es responsable de completar una tarea.
• A significa quién es responsable de tomar decisiones.
• C significa a quién se consulta sobre decisiones y tareas.
• I significa quién está informado o actualizado durante los pasos del proyecto.

RACI permite la asignación de tareas, actividades y responsabilidades; asignación de responsabilidad y toma de decisiones; identifica a los miembros del equipo de un proyecto; aclara expectativas; y ofrece una serie de otros beneficios, como:

• Claridad sobre las cargas de trabajo individuales
• Reducción de la falta de comunicación
• Aumento de la productividad
• Evitar la duplicación de esfuerzos
• Evitando que las cosas se caigan por las grietas

Se puede hacer una forma simplificada de una matriz de rendición de cuentas en forma de gráfico, con varias tareas que deben completarse en el lado izquierdo del gráfico y la función en la parte superior. Dentro de las celdas, se coloca una letra simple (ya sea una R, A, C o I) para que el individuo sepa cuál es su responsabilidad en relación con esa tarea. Por ejemplo, en el negocio de informática y tecnología de tamaño medio de Joe, Joe figuraría en la lista como propietario del negocio. Una de las tareas a realizar es el envío del pedido. La responsabilidad de Joe para esa tarea es como ‘informado’, lo que significa que debe actualizarse una vez que se haya enviado el pedido.

Entonces, tal vez esté interesado en incorporar una matriz de responsabilidad en su trabajo. ¿Cómo se construye uno que sea eficaz? Miremos más de cerca.

Construyendo una matriz de rendición de cuentas

La construcción de una matriz de responsabilidad requiere planificar y trazar un proyecto para asegurarse de que se enumeren todas las etapas y las partes interesadas. Sin embargo, la creación exitosa de una matriz puede ayudar a garantizar que haya asignado los recursos y el personal del proyecto adecuados para cada etapa del proceso.

1. Comience por identificar todas las tareas involucradas en el proyecto de principio a fin. Enumere esas tareas en el lado izquierdo del cuadro en orden secuencial.
2. Eche un vistazo a los roles del proyecto o los empleados involucrados y enumerelos en la parte superior de la matriz.
3. Complete los espacios en blanco del cuadro identificando la responsabilidad de cada persona en relación con la tarea en cuestión. Tenga en cuenta que es posible que no todas las personas tengan un rol en cada tarea, o una persona podría tener más de un rol, como un empleado cuyo trabajo implica responsabilidad y rendición de cuentas. Tenga en cuenta también que una tarea puede tener dos personas asignadas, como varias personas en el rol Informado después de que se complete una tarea.
4. Verifique que cada tarea tenga al menos una persona responsable y responsable de ella.
5. Comunique la matriz de responsabilidad a todas las partes antes de que comience un proyecto.

Resumen de la lección

Una matriz de responsabilidad , o matriz RACI , puede proporcionar una mejor comprensión de las tareas, los recursos y las responsabilidades de la gestión de un proyecto. Una matriz de rendición de cuentas aclara las cargas de trabajo individuales y aumenta la productividad mediante el uso de asignaciones que incluyen Responsabilidad , Rendición de cuentas , Consultado e informado . Para construir una matriz, identifique todos los roles y tareas clave y asigne la responsabilidad de cada uno a un miembro del proyecto. Colocar toda esta información en forma de gráfico puede ser útil para la visualización.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador