Elementos de un contrato para la planificación de eventos y conferencias

Consígalo por escrito

Jane es una organizadora de bodas con una ceremonia y una recepción fastuosas programadas para el sábado por la tarde. Si bien la ceremonia de la boda transcurre sin problemas, hay varios problemas en la recepción, incluidos músicos que no se presentaron, comida fría y asientos inadecuados.

Los clientes de Jane, Andrew y Sarah, están decididamente descontentos por cómo se desarrolló su recepción y se acercan a Jane para rectificar la situación. Afortunadamente, el contrato de Jane con los músicos, el servicio de catering y el lugar explica claramente quién tiene la culpa y qué sucede cuando los elementos acordados se manejan mal o se descuidan. Jane no puede recrear la boda de Andrew y Sarah, pero puede recuperar parte de su dinero por los servicios que no se realizaron como se esperaba.

Un contrato es una pieza crucial del proceso de gestión de eventos, que brinda protección a todas las partes involucradas. Hablemos más sobre la necesidad de un contrato y lo que debe incluir uno bueno.

¿Por qué necesita un contrato?

Un contrato es un acuerdo legalmente vinculante entre dos partes, como Jane, la organizadora de bodas o la pareja y su proveedor contratado. Los planificadores de eventos entienden que son un componente crítico para organizar un evento exitoso al obligar a las partes firmantes, por escrito, a un conjunto de términos y condiciones acordados.

Algunas personas se oponen a la idea de un contrato porque puede parecer aterrador o difícil de entender. Incluso puede parecer que al aceptar uno, están preparando el escenario para una posible demanda, ya que ambos contratos están preparados para proteger a las dos partes que firman. Describen claramente los elementos propuestos del evento y lo que se espera. Los contratos también ayudan a eliminar la falta de comunicación sobre las expectativas y los planes de eventos que van desde qué tipo de comida se atenderá hasta cuánto tiempo el DJ proporcionará entretenimiento. Además, pueden describir las consecuencias de cualquier paso en falso que pudiera ocurrir y cualquier recurso posterior.

Si es un planificador de eventos o está considerando contratar a un planificador de eventos, hay componentes clave de un contrato que debe buscar antes de firmar en la línea de puntos.

Elementos clave para buscar

Un contrato sin todas las adiciones apropiadas no es un gran contrato en absoluto. Tenga en cuenta estas pautas al preparar o firmar un contrato para un evento o conferencia.

1. Es extremadamente importante identificar todos los servicios que se brindarán. Eso puede parecer obvio, pero si no incluye un acuerdo para el equipo audiovisual, por ejemplo, y el equipo no está disponible para su uso el día de su evento, es posible que no tenga suerte. Si no figura en el contrato, no está cubierto por ningún acuerdo entre usted y la otra parte.

Además, considere enumerar los servicios que no se incluyen, como los arreglos florales, si eso no es algo que usted proporciona o no fue una característica seleccionada por la otra parte. Puede ayudar a eliminar los malentendidos sobre la amplitud de sus servicios.

2. Enumere las preferencias de pago . Comience con la fecha de vencimiento del depósito y tenga claro qué trabajo, si lo hay, se hará antes de recibir el depósito. Detalle un cronograma de pagos para el resto del saldo adeudado, incluidas las fechas establecidas, los impuestos y tarifas, y las multas por no cumplir con una fecha límite de pago.

3. A veces, los eventos deben cancelarse. Agregar términos de cancelación a su contrato de evento puede ayudar a proteger su negocio y los ingresos que esperaba recibir. Si no reembolsará un depósito en un evento cancelado, asegúrese de que su contrato así lo indique. Debido a que gran parte del trabajo de planificación de un evento ocurre antes de que comience, establecer pautas claras sobre lo que sucede con el dinero de un cliente es un componente fundamental que ambas partes deben comprender.

4. Desafortunadamente, las cancelaciones pueden ocurrir debido a circunstancias fuera del control de cualquiera, como condiciones climáticas volátiles para un evento que se realiza al aire libre. Una cláusula de rescisión protege a ambas partes al absolver a cualquier persona de responsabilidad en estas circunstancias. Sea específico sobre lo que constituye la implementación de una cláusula de rescisión. Por ejemplo, el mal tiempo puede detener un evento al aire libre, pero no puede evitar que ocurra en el interior.

5. Una cláusula de indemnización brinda protección a los planificadores de eventos si un cliente hace algo que lo perjudica o da lugar a una demanda de terceros. Esencialmente, significa que su cliente no puede responsabilizarlo por pérdidas o daños como resultado de su propia negligencia.

A continuación, se incluyen algunos conceptos básicos sobre el contrato:

• Cláusula de deserción : esto garantiza que cumpla con su obligación de reserva en un contrato de hotel. Esto proporciona una compensación a un hotel por habitaciones no vendidas que estaban retenidas anteriormente.
• Fecha límite : detalla el último día en que los hoteles mantendrán las habitaciones antes de liberarlas para que estén disponibles para el público.
• Proveedores : ¿Puede traer sus propios proveedores o debe utilizar los proveedores del hotel? Es importante delinear esto desde el principio.
• Precios : Detallar claramente todos los precios es un componente importante para una comprensión clara de todas las tarifas y para garantizar que se le pague a un planificador de eventos. Esto podría incluir costos de habitación de hotel, honorarios de músicos, costos de catering, alquiler de sillas, mesas y equipo adicional, o tarifas del lugar.
• Fechas : parece simple, pero asegúrese de incluir todas las fechas apropiadas, incluida la hora para organizar el evento y limpiar después.
• Horarios : de manera similar a proporcionar las fechas correctas, los horarios pueden ser importantes en la planificación de algunos eventos. Esto podría incluir reuniones programadas para comenzar y terminar a una hora determinada, bodas y recepciones en un horario estricto y detalles más simples, como horarios de salida para los ocupantes de las habitaciones de hotel.

Resumen de la lección

El propósito de un contrato es proteger a todas las partes involucradas en un evento o función específica, incluido el planificador de eventos, los clientes, los proveedores y el lugar. Los contratos ayudan a eliminar la falta de comunicación y brindan opciones en caso de que no se realice un detalle acordado. Un contrato debe incluir detalles simples como fechas y horas , pero también un lenguaje más protector, como detalles de pago y facturación y cláusulas como acuerdos de rescisión , indemnización y cancelación .

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Rodrigo Ricardo Editor y fundador