La necesidad de solicitudes
Liz gestiona proyectos de desarrollo de software. Actualmente está trabajando con un equipo de desarrollo que apoya al departamento de operaciones de su empresa. Buscan automatizar diferentes pasos en el proceso de operaciones y, por primera vez, están considerando comprar software para integrarlo en su sistema. Entre las partes interesadas que presionan para comprar software, algunas están presionando a Liz para que inicie una solicitud de propuesta, algunas quieren una solicitud de cotización y otras quieren ir directamente a la negociación del contrato. Liz tiene la esperanza de poder corregir su malentendido y hacer avanzar el proceso.
La empresa de Liz se enfrenta a una decisión de hacer o comprar , en la que deciden si desarrollar su propio software o comprar software en función de factores como el costo, el tiempo y la calidad de cada opción. Si deciden comprar lo que necesitan, su trabajo no está terminado. Más bien, esto inicia el proceso de adquisición , que son los pasos necesarios para pasar de tener una necesidad a comprar un producto o servicio para satisfacer esa necesidad y medir el éxito de la solución.
El proceso de adquisición comienza determinando lo que se necesita. Desde allí, se envía una solicitud a los posibles vendedores. Según las respuestas, el equipo elige un vendedor y negocia un contrato. Una vez que se firma un contrato, se proporciona el producto o servicio y el comprador y el vendedor evalúan los resultados. Liz y su equipo están en el punto en el que necesitan enviar solicitudes a vendedores potenciales. Aquí es donde espera brindar alguna aclaración.
Propuesta frente a propuestas de cotización
Liz comprende la confusión de su equipo en torno al envío de solicitudes a vendedores potenciales, ya sea para utilizar una solicitud de propuesta (RFP) , que involucra productos y servicios potenciales que se proporcionarán y precios, o una solicitud de cotización (RFQ) , que proporciona precios para un determinado producto o servicio. Esto se debe a que existen algunas similitudes entre estos diferentes tipos de solicitudes. Sin embargo, también existen diferencias clave que ayudan a determinar qué tipo de solicitud se debe utilizar. Después de discutir las similitudes, Liz espera que su equipo comprenda las diferencias y qué tipo de solicitud deben usar.
Similitudes
Una similitud entre una RFP y una RFQ es que cada una se usa en el mismo paso del proceso de adquisición, la elección de un vendedor, y ocurre después de que se define la necesidad. Además, tanto las RFP como las RFQ implican un intercambio de información bidireccional entre el comprador, que proporciona detalles sobre el proyecto y lo que se necesita, y el vendedor potencial, que proporciona información sobre lo que pueden hacer. Finalmente, cada uno conduce a la negociación del contrato con el vendedor seleccionado.
Diferencias
Si bien existen similitudes entre las RFP y las RFQ, también existen diferencias clave. En particular, difieren en su propósito, composición y puntos de evaluación. Estas diferencias dictan cuándo se debe usar cada uno y, para Liz y su equipo, el tipo de solicitud correcto.
Propósito
Una de las diferencias más significativas entre una RFP y una RFQ es su propósito o la razón detrás de ellas. Cuando se utiliza una RFP, es porque existe una necesidad general o un problema necesita ser resuelto, y existen diferentes soluciones potenciales. Cuando se utiliza una RFQ, existe una necesidad específica con una solución definida, como un servicio específico a completar o materiales. Para Liz y su equipo, una RFP es mejor porque su objetivo de automatización es abierto y podría abordarse de diferentes maneras.
Maquillaje
La diferencia en el propósito de las RFP y las RFQ se deriva de la diferencia en su composición o en lo que consisten. Debido a que una RFP intenta resolver un problema o satisfacer una necesidad, consiste en un comprador que define el problema o la necesidad al vendedor y el vendedor propone su mejor solución y su costo. Puede haber comunicación de ida y vuelta a medida que las dos partes trabajan para entenderse mejor. Una RFQ, por otro lado, consiste casi exclusivamente en valores específicos para cosas como costos, plazos y garantías potenciales, como garantías o términos de servicio.
Evaluación
La diferencia final entre RFP y RFQ se produce una vez que los vendedores potenciales han cumplido con las solicitudes, y las propuestas y cotizaciones deben evaluarse para elegir un vendedor. La evaluación de una RFP, que involucra una solución propuesta y su costo, se basa en ambos. Cuando Liz y su equipo están evaluando una RFP, deben considerar qué solución es la más efectiva, incluso si es beneficiosa tanto a corto como a largo plazo, o podría tener otros usos. Luego comparan esta efectividad con su costo.
Si estuvieran evaluando una solicitud de cotización, la basarían principalmente en el costo. Dado que el producto o servicio que se proporciona es relativamente consistente entre los vendedores potenciales, se diferencian principalmente por su precio.
Como puede ver en la tabla que aparece aquí, el propósito de una RFP es resolver un problema o una necesidad general, mientras que una RFQ se trata de satisfacer una necesidad específica. Además, la composición de una RFP incluye una posible solución y el costo involucrado, mientras que la composición de una RFQ incluye valores específicos para costos y plazos y garantías potenciales. Y, finalmente, vemos que la evaluación de una RFP implica la solución más efectiva en comparación con el costo, mientras que la evaluación de una RFQ implica el mejor valor.
| RFP | RFQ | |
|---|---|---|
| Propósito | Resolver problema o necesidad general | Satisfacer necesidades específicas |
| Maquillaje | Posible solución y costo involucrado | Valores específicos de coste / plazo y garantías potenciales |
| Evaluación | La solución más efectiva en comparación con el costo | Mejor valor, principalmente basado en el costo |
Resumen de la lección
Muy bien, tomemos un momento para revisar lo que hemos aprendido. Aprendimos en esta lección que una decisión de hacer o comprar es cuando deciden si desarrollar su propio software o comprar software en función de factores como el costo, el tiempo y la calidad de cada opción. También aprendimos que cada vez que una empresa enfrenta una decisión de hacer o comprar y opta por comprar, pasa por un proceso de adquisición , que involucra los pasos necesarios para pasar de tener una necesidad a comprar un producto o servicio para satisfacer esa necesidad y medir el éxito de la solución.
La parte principal de este proceso es elegir un vendedor. Para ello, se envían solicitudes a los posibles vendedores, que, entre muchos tipos diferentes, pueden ser una solicitud de propuesta (RFP) o una solicitud de cotización (RFQ). Si bien son similares en el sentido de que se utilizan en el mismo paso del proceso de adquisición, implican un intercambio entre el comprador y el vendedor y, en última instancia, conducen a la negociación del contrato, en última instancia son diferentes.
Una RFP implica productos y servicios potenciales que se proporcionarán y precios, mientras que una RFQ proporciona precios para un producto o servicio específico. Una RFP se utiliza cuando se debe resolver una necesidad o problema general y los vendedores potenciales proponen soluciones y cuánto costarán. Las empresas que evalúan una RFP deben considerar no solo el costo, sino también la efectividad de la solución.
Una RFQ se utiliza cuando existe una necesidad y una solución específicas. Los vendedores potenciales ofrecen principalmente un precio, pero pueden incluir plazos y otras garantías. Las empresas que evalúan una solicitud de presupuesto se centran principalmente en el costo, pero en última instancia quieren el mejor valor.
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