Resumen de retención de registros de empleo
En los Estados Unidos, los registros de empleo están sujetos a leyes, regulaciones y pautas de múltiples agencias gubernamentales y no gubernamentales. Además, la adquisición y retención de cierta documentación relacionada con el empleo, aunque no esté sujeta a la ley, debe mantenerse con el fin de reducir la exposición legal de la empresa.
La lección Requisitos para la retención de registros de empleo proporciona esta información en forma narrativa, pero la siguiente contiene la información en forma de una lista de verificación que facilita el cumplimiento de la orientación y las regulaciones necesarias.
Al mirar la lista de verificación a continuación, probablemente notará que hay mucha superposición en ciertos registros. Cuando se aplica más de un período mínimo de retención o regulación, se presenta el elemento más largo o más significativo.
Lista de verificación de documentos de empleo
Documentos federales
| Cheque | Contenido del documento | Entidad rectora | Período de retención mínimo | Estatuto (s) |
|---|---|---|---|---|
| Información demográfica del empleado | IRS | 6 años | Ley federal de impuestos al desempleo | |
| Salarios y horas trabajadas | IRS | 6 años | Ley federal de contribución al seguro | |
| Documento estatal de impuestos por desempleo | Estado | 6 años | Ley federal de contribución al seguro | |
| Registros de impuestos del Seguro Social y Medicare | IRS | 6 años | Variado / Múltiple | |
| Contratos, acuerdos, avisos a los empleados | Múltiple | 3 años | Normas laborales justas / Ley de igualdad salarial | |
| Horarios salariales | EEOC | 2 años | Ley de normas laborales justas e igualdad salarial | |
| Registros de contratación y disciplinarios | EEOC | 3 años | Ley de discriminación por edad en el empleo de 1967 | |
| Todos los documentos que prueben la no discriminación. | EEOC | 1 año | Ley de Derechos Civiles de 1964, Ley de Estadounidenses con Discapacidades (ADA) | |
| Documentos de licencia familiar | EEOC | 3 años | Ley de licencia médica y familiar (FMLA) | |
| Documentos de inmigración y elegibilidad | Múltiple | 3 años después de la contratación + 1 año después de la terminación | Ley de Control y Reforma de la Inmigración de 1986 | |
| Muertes y lesiones en el lugar de trabajo | OSHA | 5 años | Ley de salud y seguridad ocupacional (OSHA) | |
| Exposiciones en el lugar de trabajo a materiales peligrosos | OSHA | 30 años después de la terminación | Ley de salud y seguridad ocupacional (OSHA) |
Documentos a nivel estatal
| Cheque | Contenido del documento | Entidad rectora | Período de retención mínimo | Estatuto (s) |
|---|---|---|---|---|
| Documentos de salarios, horas y condiciones laborales | Varía por estado | Generalmente 4 años | Varía por estado | |
| Documentación contra la discriminación | Varía por estado | 2 años | Ley de Vivienda y Empleo Justo | |
| Documentos de compensación laboral | Varía por estado | Reclamaciones abiertas 5 años, reclamaciones cerradas 2 años | Varía por estado | |
| Registros de licencia por enfermedad | Varía por estado | 3 años | Trabajos saludables Ley de familias saludables de 2014 |
¿Su organización mantiene y conserva los registros adecuados de los empleados? Asegúrese de consultar también las reglas de su estado.
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