Análisis interno y externo: definición y herramientas
Definición y herramientas
¿Alguna vez te has preguntado cuál es la mejor manera de hacer despegar un proyecto? ¿Alguna vez ha visto un proyecto convertirse en un choque de trenes virtual ante sus ojos? Imagine que se le proporciona una herramienta sencilla que facilita la evaluación de su situación. Quizás el proceso de análisis interno y externo de la gestión de proyectos sea el adecuado para usted.
El análisis FODA es el proceso de mejorar el éxito general de un proyecto mediante la evaluación de las fortalezas y debilidades internas de una empresa, al tiempo que se revisan las oportunidades y amenazas externas que la empresa puede enfrentar. Es por eso que FODA significa:
Fortalezas
Debilidades
Oportunidades
Amenazas
El análisis FODA es un proceso de grupo sólido que permite la lluvia de ideas o la comunicación abierta dentro de su empresa. Este proceso implica traer a las partes interesadas clave de la empresa , o las personas afectadas por las decisiones, a una sala y establecer objetivos claros para la conversación.
El objetivo de cualquier proceso DAFO es llegar a tener un mejor conocimiento de su mercado, su empresa y su competencia. Este proceso de análisis debería mejorar todo el proyecto o la ejecución de las tareas individuales. FODA es una forma de evaluar los factores internos de la empresa , o cosas que se pueden controlar dentro de la empresa, frente a factores externos que están más allá del control de la empresa, como la economía.
Ejemplo
Digamos que hace años que trabaja en un servicio de limpieza que tiene cuatro ubicaciones en la ciudad. Actualmente hay cien empleados y el presidente de su empresa ha decidido que es hora de expandir el imperio de la limpieza. El cincuenta por ciento de los contratos actuales de la empresa son para propiedades residenciales y el otro cincuenta por ciento son para negocios comerciales. El presidente asigna un gerente de proyecto para ayudar a la empresa a abrir una nueva ubicación.
El director del proyecto decide realizar una reunión FODA e invita a varios miembros del personal ejecutivo de la empresa, supervisores de cada uno de los departamentos clave, un par de clientes comerciales y un par de clientes residenciales. La reunión se lleva a cabo en un centro de conferencias local, donde se colocan cuatro rotafolios en blanco para que todos los vean. Cada gráfico está etiquetado: fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas.
El proceso DAFO
Este proceso está diseñado para identificar claramente los factores internos frente a los externos de un proyecto:
- Los puntos fuertes: valoración interna de lo que hace bien una empresa.
- Las debilidades: evaluación interna de dónde una empresa necesita mejorar.
- Las oportunidades: valoración externa de lo que puede obtener una empresa.
- Las amenazas: evaluación externa de lo que podría dañar el éxito de una empresa.
El análisis interno puede incluir la revisión de las ganancias y las ventas históricas o recientes de la empresa, el posicionamiento de la marca o del producto y las capacidades de los empleados. El análisis externo puede incluir la revisión de la demografía del mercado, la economía, la tecnología actual, los clientes y los proveedores. Uno de los factores externos más importantes a revisar es la competencia de la empresa.
Las preguntas correctas
El análisis FODA se trata de hacer las preguntas correctas para determinar cómo avanzar con un proyecto. Por ejemplo:
- Las fortalezas: ¿Qué experiencia tiene mi equipo?
- Las debilidades: ¿Se puede completar el proyecto en el tiempo previsto?
- Las oportunidades: ¿Estamos aprovechando la nueva tecnología en el mercado?
- Las amenazas: si un miembro clave del equipo se va, ¿es fácil reemplazar el puesto?
Entonces, imagina que estás de regreso en la reunión FODA de tu empresa. El director de formación está seguro de que sólo se necesitan unas pocas semanas para poner en marcha al nuevo personal y lo considera una gran fortaleza.
Sin embargo, el gerente de contratación también siente que la nueva empresa de limpieza en la ciudad, que solo se enfoca en clientes residenciales, está reclutando a todos los buenos talentos de la ciudad al ofrecer mejores beneficios. La empresa debería ver esto como una fuerte amenaza.
El jefe de marketing cree que el presupuesto para publicidad es demasiado bajo y que la empresa no puede llegar a tantos clientes nuevos online. Ésta es una debilidad.
Sin embargo, existe una nueva empresa de arrendamiento de automóviles que ofrecerá descuentos sustanciales a los empleadores que alquilan más de veinte vehículos cada año. La compañía ve esto como una oportunidad para quizás expandir su huella al poder dar servicio a más ubicaciones.
Ventajas y desventajas
El análisis FODA tiene grandes ventajas. Es sencillo y solo requiere una sala, rotafolios y partes interesadas clave. Requiere un costo y tiempo mínimos, por lo general, solo necesita un par de días en una ubicación. Y también fomenta la comunicación abierta. Cada área afectada tiene la oportunidad de contribuir.
Las desventajas del análisis FODA es que tiende a crear una lista larga y algunos elementos deben presentarse para otra discusión. Esta misma lista no suele estar equilibrada. En otras palabras, una fortaleza no necesariamente anula una debilidad. Además, a veces el proceso puede involucrar a demasiadas personas. ¿Alguna vez escuchaste la frase “demasiados cocineros en la olla”? Asegúrese de limitar la audiencia solo a los afectados.
Por ejemplo, según la discusión FODA, su empresa puede decidir aceptar ese nuevo contrato de arrendamiento. El dinero que ahorre la empresa se invertirá en expandir el lado comercial del negocio aumentando su publicidad en línea para clientes comerciales potenciales. Como parte de ese proceso, ofrecerán tiempo libre remunerado adicional a los nuevos empleados durante el primer año. La información adquirida en la sesión de lluvia de ideas permitió a la empresa crear un plan coherente basado en aportaciones reales.
Resumen de la lección
El análisis DAFO es el proceso de mejorar el éxito general de un proyecto mediante la evaluación de las fortalezas y debilidades internas de una empresa, al mismo tiempo que se revisan las oportunidades y amenazas externas que la empresa puede enfrentar. El proceso DAFO requiere una comunicación abierta a través de una lluvia de ideas, que involucra a las partes interesadas clave o las personas más afectadas por las decisiones.
El análisis interno evalúa las variables controlables dentro de la empresa y puede incluir la evaluación de ventas y ganancias históricas, asociación de marcas, capacidad de los empleados y posicionamiento del producto. El análisis externo evalúa variables incontrolables fuera de la empresa y puede incluir la revisión de la demografía del mercado, la tecnología actual, los clientes y los proveedores. El elemento más importante para revisar es la competencia de la empresa.