Ciclos de vida de los datos en la contabilidad de gestión

Ciclo de vida de los datos

Ron es el director financiero de Happy Inc. Se reunirá con Alice, que es analista de datos senior en la empresa. La conversación trata sobre el proceso de gestión de datos de la empresa. Ron pregunta sobre el proceso implementado para una gestión adecuada de los datos. Alice le informa que los datos de la empresa pasan por el ciclo de vida completo y tienen las garantías adecuadas para proteger la privacidad. Alice define el ciclo de vida de los datos como el proceso completo de secuencia en el que los datos se generan, capturan, guardan y finalmente se eliminan al final del ciclo. Ron está entusiasmado con la forma en que los datos de contabilidad de gestión pasan por este proceso. Le pide a Alice que muestre cómo los datos de ventas de cada año atraviesan el ciclo de vida de los datos.

Etapas del ciclo de vida

Alice le informa a Ron que el ciclo de vida de los datos tiene siete etapas distintivas, pero estas etapas están abiertas a agregar o eliminar según la industria y el tipo de datos. Las etapas son las siguientes:

Captura de datos

Alice le muestra a Ron cómo se combinarían los datos de ventas de diferentes tiendas para obtener los datos totales de la empresa. Estos datos también se pueden diferenciar por región o por productos. La recolección o captura de datos se realiza a través de sistemas empresariales o de la fuerza de ventas.

Mantenimiento de datos

El siguiente paso es el mantenimiento de datos, donde los datos antiguos se actualizan con datos nuevos por adición o sustitución. Para nuestro ejemplo, los datos de ventas del próximo trimestre se agregarían a los datos más antiguos para evaluar la demanda. Si la empresa necesita datos de solo 10 años, se puede eliminar el trimestre más antiguo y agregar un nuevo trimestre.

Síntesis de datos

Ron confunde la síntesis de datos con la creación o captura de datos. Alice le informa que la síntesis de datos se refiere a la creación de datos cuando faltan datos o la creación de un nuevo conjunto de datos a partir del conjunto de datos original. En los datos de ventas, una tienda puede estar cerrada durante algunos días. Es posible que el uso de datos originales no refleje la demanda real en el área y, por lo tanto, los datos se pueden sintetizar utilizando datos y técnicas más antiguas, como la interpolación lineal o la regresión. También se puede sintetizar un nuevo conjunto de datos completo, como los datos de ventas para el total de artículos comestibles, que se pueden crear a partir de los datos de diferentes artículos comestibles.

Uso de datos

El siguiente paso es sencillo. Los datos de ventas se pueden utilizar para pronosticar la demanda para el próximo trimestre o año. Los datos de la demanda prevista se pueden utilizar más para asignar un presupuesto de modo que se maximicen los ingresos. El uso de datos es un paso importante y depende del tipo de datos capturados o sintetizados. El pronóstico es tan bueno como los datos ingresados ​​y, por lo tanto, los datos utilizados deben ser lo más precisos y relevantes posible.

Publicación de datos

En el siguiente paso, los datos y la demanda o el presupuesto previstos se pueden publicar como un informe a la alta dirección e incluso a la fuerza de ventas. La publicación también puede incluir el impacto de las ventas en las cifras proforma del informe anual. Una vez más, la publicación debe ser una representación precisa de los datos reales y relevantes.

Archivo de datos

Después de la publicación, los datos utilizados se pueden guardar en sistemas seguros para que solo los tomadores de decisiones importantes y el personal relevante tengan acceso. Los datos de ventas de la empresa en manos equivocadas o competidores pueden resultar en la pérdida del mercado. Por lo tanto, es imperativo que los datos estén protegidos desde la etapa de captura y archivados correctamente.

Purga de datos

A veces, los datos deben depurarse por motivos de seguridad o al final de su ciclo de vida. Los datos de ventas cuando la empresa estaba en la infancia podrían no ser relevantes para el futuro cuando la empresa se haya hecho más grande. El análisis de costo-beneficio de mantener los datos debe realizarse y los datos se pueden eliminar de cualquier parte de la empresa. Es importante realizar un seguimiento de la eliminación de datos porque los datos antiguos que quedan se pueden utilizar de manera incorrecta.

Resumen de la lección

Los datos de una empresa se pueden utilizar para varios fines. La contabilidad de gestión utiliza datos como ventas, ingresos, demanda y más para la toma de decisiones. Las diversas etapas por las que pasan los datos desde la creación hasta la eliminación se conocen como ciclo de vida de los datos . Los datos suelen pasar por siete fases en su ciclo de vida:

• Captura de datos mediante los cuales se recopilan los datos.
• El mantenimiento de datos actualiza los datos a lo largo del tiempo.
• La síntesis de datos puede agregar datos requeridos faltantes o nuevos.
• El uso de datos es el uso correcto de los datos recopilados.
• La publicación de datos es el uso de datos para publicar informes de toma de decisiones relevantes.
• El archivo de datos es el almacenamiento de datos antiguos de forma segura.
• La depuración de datos es la eliminación de datos no necesarios.