Cómo gestionar las modificaciones en el alcance de un proyecto

Cambios de alcance

¿Alguna vez ha planificado un evento y le ha costado más de lo previsto? ¿Le tomó más tiempo completar de lo que esperaba, o fue más grande de lo que pensó que sería? Tal vez fue una fiesta de cumpleaños, una recepción de boda o una fiesta dominical del Super Bowl.

Puede que no hayas pensado en esto como un proyecto, aunque lo pareciera. Lo que experimentó fue el primer concepto que debe comprender al administrar las alteraciones o cambios del alcance del proyecto. El concepto se denomina restricción triple y lo ayuda a comprender el efecto general en su proyecto de la variación del alcance, el chapado en oro o las solicitudes de cambio.

La triple restricción refleja la relación entre el alcance, el costo y el cronograma del proyecto. También se ha agregado la calidad de los proyectos, particularmente para proyectos que son altamente técnicos y tienen elementos de calidad significativos, como proyectos de ingeniería.

En un nivel muy básico, la restricción triple diría, por ejemplo, que si realiza un cambio en el alcance del proyecto, también debe evaluar el costo y el cronograma del proyecto. Por el contrario, si el cliente reduce el presupuesto del proyecto, usted, como director del proyecto, debe ajustar el alcance o el cronograma en consecuencia.

Recibirá cambios en el alcance del proyecto de varias formas. El enfoque correcto para generar un cambio en el alcance del proyecto es mediante una solicitud de cambio formal del cliente o del equipo del proyecto. Una solicitud de cambio le permite evaluar el efecto del cambio frente a la restricción triple. Sin embargo, el cambio de alcance puede ocurrir a través de un deslizamiento de alcance o un recubrimiento de oro, pero los efectos sobre la restricción triple nunca se evalúan y nunca se recibe la aprobación del cliente. En cualquier caso, el director del proyecto sigue siendo responsable de supervisar y controlar el alcance del proyecto.

Fluencia del alcance

¿Alguna vez ha estado trabajando en un pequeño proyecto y ha tomado la decisión de agregar algo más? Este pequeño detalle adicional crea un problema inesperado, por lo que en lugar de que el proyecto demore 15 minutos, toma una hora. Acabas de experimentar un deslizamiento del alcance

Generalmente, la variación del alcance es el resultado de que un miembro del equipo del proyecto simplemente agrega una pequeña característica adicional o de un ingeniero que tiene una idea de diseño genial y simplemente la agrega. Si recuerda la triple restricción, un mayor alcance equivale a un mayor costo y un cronograma extendido. Cada pequeño avance del alcance puede ser pequeño individualmente; sin embargo, cuando se agregan, la variación del alcance puede tener un gran efecto en el proyecto.

Oro platino

El chapado en oro es el resultado de que el gerente de proyecto desea darle al cliente algo un poco más. Por ejemplo, un cliente de un proyecto de aplicación informática puede solicitar un par de informes de salida adicionales. En lugar de completar una solicitud de cambio y considerar formalmente la triple restricción, le dice al cliente que puede presionarla, intentando impresionar al cliente.

El problema con el baño de oro en un proyecto es que nunca funciona. Siempre habrá un aumento en el costo y una extensión del cronograma que enojará al cliente, el efecto exactamente opuesto al que estaba planeando. El cliente siempre respetará la honestidad y la precisión sobre los extras.

Proceso de control de cambios de alcance

Como puede ver, monitorear y controlar los cambios en el alcance del proyecto lo mantendrá fuera de problemas con el cliente y el patrocinador del proyecto. Es importante que el cliente, el patrocinador y el equipo del proyecto comprendan claramente cómo se gestionarán los cambios en el alcance y el concepto de la triple restricción. El formulario de solicitud de cambio o la solicitud deben estar disponibles. Eso es para que el alcance no se produzca simplemente porque realizar el cambio fue más rápido que encontrar el documento de solicitud de cambio.

Se debe incluir un proceso de control de cambios de alcance claramente documentado con la otra documentación del proyecto. El proceso de control de cambios debe incluir:

• El formulario de solicitud de cambio
• Quién puede iniciar solicitudes de cambio
• El proceso de evaluación y aprobación de una solicitud de cambio
• Cómo y cuándo se implementarán las solicitudes de cambio

Si bien el procesamiento de solicitudes de cambio requiere tiempo y esfuerzo, es mejor que tener que explicar las desviaciones no documentadas del plan del proyecto o el contrato del cliente.

NB: Los conceptos mencionados anteriormente se aplican a las solicitudes de cambio en proyectos o programas.

Resumen de la lección

El alcance del proyecto es un lado de la triple restricción , que es un concepto que nos ayuda a comprender la relación entre el alcance, el costo, el cronograma y la calidad del proyecto. Los cambios o alteraciones del alcance pueden ocurrir a través del proceso de control de cambios del proyecto , que asegura que cada cambio se evalúe contra la restricción triple.

Las alteraciones del alcance también pueden ocurrir a través del deslizamiento del alcance o el chapado en oro. La variación del alcance es el resultado de que los miembros del equipo del proyecto agreguen lo que parecerían ser pequeños cambios que colectivamente tienen un efecto significativo cuando se consideran en la restricción triple. El baño de oro es en gran parte responsabilidad del director del proyecto y resulta de intentar impresionar al cliente intentando incluir solicitudes de cambio sin pasar por el proceso formal de control de cambios.

El cliente, el equipo del proyecto y el patrocinador deben comprender cómo se gestionan los cambios de alcance. El seguimiento y control de los cambios en el alcance del proyecto aumenta la probabilidad de que el proyecto se ejecute con éxito al garantizar una evaluación formal contra la triple restricción de cada cambio.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador