Cómo insertar encabezados y pies de página en Excel

Antecedentes de encabezados y pies de página

Los encabezados y pies de página, agregados a cualquier documento, ayudan a que la versión impresa sea un poco más profesional. Al agregarlos a un libro de Excel, también hace que sea más fácil de leer. El encabezado es el texto que aparece en el margen superior. El pie de página es el texto que aparece en el margen inferior. Los encabezados y pies de página generalmente mostrarán información como el número de página, la fecha, el nombre del libro / hoja de trabajo y el autor. Los encabezados y pies de página solo se muestran en el documento de Excel impreso o en Imprimir> Vista previa.

Usemos un ejemplo. Tengo una lista de clientes potenciales. Me gustaría enviar a cada cliente un paquete de información por correo postal. Pero primero, quiero enviarles un correo electrónico, notificándoles que está en camino. Mi asistente recopilará la información y enviará los materiales. Le gustaría una copia impresa de la lista de clientes. Hay varias piezas de información clave que sería bueno incluir en el encabezado y pie de página del documento.

En esta lección, usaremos nuestra lista de clientes para demostrar los pasos para agregar información clave a encabezados y pies de página en Excel.

La vista Diseño de página

Independientemente, si está agregando un encabezado o un pie de página, el primer paso es abrir la vista Diseño de página. Esta vista se puede abrir haciendo clic en el icono de la vista Diseño de página ubicado en la barra de estado en la parte inferior de la pantalla. (Está en la parte inferior derecha de la pantalla, el segundo icono desde la izquierda).

En la vista Diseño de página, observe el texto «Haga clic para agregar encabezado» que aparece centrado en el margen superior de la página. (Del mismo modo, en la parte inferior de la página, tenemos Hacer clic para agregar pie de página). Al hacer clic en el texto se abrirán los cuadros de texto del encabezado. Sí, ‘cajas’. Al principio no se nota claramente, pero si hace clic con el mouse en el lado izquierdo del encabezado, se activa un cuadro de texto a la izquierda. Haga clic en en el centro y se activará el cuadro de texto del centro. Haga clic en el lado derecho y … bueno, creo que se hace una idea. Esto le permite decidir dónde quiere la información. El pie de página funciona de la misma manera.

Ahora que tenemos una descripción general de la vista Diseño de página, veamos los pasos para agregar los detalles.

Agregar un encabezado

Para el encabezado de nuestro documento, agregaremos el número de página y la fecha. Comenzaremos con algunos pasos básicos.

1. Haga clic en el texto para abrir los cuadros de texto del encabezado. Esto activa el menú Herramientas de encabezado y pie de página> Diseño en la cinta.

2. Haga clic en Diseño.

3. Seleccione el cuadro donde desea agregar la información (Izquierda, Centro o Derecha).

4. Mire en la cinta y vaya al grupo de comandos Elementos de encabezado y pie de página. Excel proporciona comandos de atajo para diferentes tipos de información que quizás desee agregar a su encabezado o pie de página.

5. Haga clic en el contenido, por ejemplo, el número de página, para insertar la información. Para nuestro ejemplo, agregaremos el número de página a la izquierda y la fecha a la derecha.

6. Para volver a la vista normal, haga clic en el icono de vista Normal ubicado en la barra de estado en la esquina inferior derecha de la pantalla.

Aquí tienes un consejo. Vaya a Archivo> Imprimir y Excel le dará una vista previa del documento. Observe nuestro número de página a la izquierda y nuestra fecha a la derecha.

Agregar un pie de página

Para el pie de página de nuestro documento, agregaremos el nombre del archivo y la ruta del archivo. Esto ayudará a mi asistente a saber dónde se almacena la copia electrónica de la lista de clientes, en caso de que necesite realizar actualizaciones o cambios.

Se aplican los mismos pasos para agregar un pie de página. Haga clic en el texto Haga clic para agregar pie de página. Esto abrirá nuestros cuadros de texto de pie de página. Agreguemos el Nombre del archivo a la izquierda y la Ruta del archivo a la derecha. Nuevamente, podemos usar nuestros comandos de atajo en la agrupación de comandos Elementos de encabezado y pie de página.

Guarde la información del pie de página haciendo clic en cualquier lugar de la hoja de cálculo. Vuelva a la vista normal haciendo clic en el icono Normal; está en la sección inferior derecha de la barra de estado.

¡Eso es! Si volvemos a Archivo> Imprimir, podemos obtener una vista previa de nuestro encabezado y pie de página. ¡Perfecto! Está listo para imprimir y entregar al asistente.

Resumen de la lección

Los encabezados y pies de página son una excelente manera de agregar detalles a un documento de Excel impreso que se mostrará en la parte superior o inferior de cada página. Ayuda a agregar un poco de profesionalismo al documento y agrega detalles que otros podrían necesitar.

Se puede acceder tanto al encabezado como al pie de página haciendo clic en el icono Vista de diseño de página, ubicado en la barra de estado. Es el segundo ícono que se encuentra en la esquina inferior derecha de la pantalla.

Excel lo facilita al proporcionar comandos de atajo para diferentes contenidos que quizás desee agregar a sus encabezados y pies de página.

Practica con la función. Encontrará los pasos fáciles y útiles la próxima vez que necesite imprimir su documento de Excel.

Los resultados del aprendizaje

Cuando haya terminado con esta lección sobre encabezados y pies de página, asegúrese de que puede:

• Identificar el encabezado y pie de página en cualquier documento
• Acceder a la vista Diseño de página
• Demuestre cómo agregar encabezados o pies de página en Excel

Rodrigo Ricardo Editor y fundador