Cómo realizar la reunión de apertura de una auditoría

Las reuniones de auditoría de apertura son como las primeras citas

¿Qué tienen en común las auditorías y las primeras citas? A primera vista, pueden ser estresantes y francamente incómodos. Sin embargo, dependiendo de cómo establezca el tono al comienzo de las presentaciones, puede influir en si usted y la otra parte pasarán un momento agradable o uno incómodo y silencioso (piense en los grillos de fondo).

Las auditorías son revisiones independientes de los registros, procesos y procedimientos de una empresa para asegurarse de que la empresa está cumpliendo con las mejores prácticas, regulaciones y políticas. Actúan como un segundo par de ojos que pueden ayudar a la empresa a encontrar nuevas oportunidades para mejorar. Cuando está a punto de realizar una auditoría, las reuniones de apertura juegan un papel esencial para establecer el tono (como en una primera cita) para la auditoría real. Así que hablemos más sobre qué son las reuniones de apertura y cómo llevarlas a cabo.

El propósito de las reuniones de apertura

Jim es gerente de garantía de calidad en un hospital de investigación. Su trabajo consiste en realizar auditorías de los estudios realizados en el hospital para asegurar que la investigación se realiza de acuerdo con el código y la normativa de ética. Se está preparando para comenzar una auditoría sobre un nuevo estudio. Una de las primeras cosas que hará Jim es mantener una reunión de apertura con el equipo de investigación (los auditados).

El propósito principal de la reunión de apertura es discutir el plan de auditoría y los arreglos necesarios para la auditoría. También le brinda al auditor la oportunidad de establecer un tono amistoso y colaborativo para la auditoría y comenzar a construir una relación positiva con los auditados. Como se mencionó, las auditorías pueden ser estresantes e incómodas, especialmente para los auditados, por lo que una reunión de apertura eficaz ayudará a eliminar su ansiedad y los tranquilizará.

Realización de una reunión de apertura

Cuando Jim conduce la reunión de apertura, hay varios temas importantes que cubre. Estos son:

1. Presentaciones . Jim se presenta a sí mismo y su papel y luego permite que los auditados se presenten. Durante este tiempo, también les pide a los asistentes que completen su hoja de registro, un registro de asistentes, para documentar quién está presente (y no presente) en la reunión.
2. Objeto y alcance . A continuación, Jim explica el propósito y el alcance de la auditoría. En este caso, el objetivo de la auditoría es asegurar que la investigación se esté llevando a cabo de una manera que cumpla con las políticas del hospital y las regulaciones gubernamentales. También enfatiza que está aquí para ayudar y brindar consejos constructivos.
3. Plan de auditoría . Estos son los pasos exactos de la auditoría. Jim explica claramente qué esperar durante el proceso de auditoría de principio a fin. Describe los procedimientos, el método de auditoría (por ejemplo, muestreo aleatorio), las políticas de confidencialidad y los procesos para identificar y reportar los hallazgos de la auditoría.
4. Criterios de puntuación . El hospital utiliza un sistema de puntuación para calificar los informes de auditoría y los problemas encontrados. Esto a menudo puede ser una fuente de malentendidos al final de una auditoría, por lo que Jim describe lo que significa cada calificación y cómo se compartirán y calificarán los problemas encontrados durante la auditoría.
5. Calendario de auditorías . Aquí es cuando ocurrirá la auditoría y cuánto tiempo debería tomar. Jim analiza y confirma la fecha de la auditoría y el período de tiempo que estará en el sitio. Jim se asegura de que todo el personal clave estará presente cuando se lleve a cabo la auditoría y que no habrá eventos conflictivos que interrumpan la auditoría.
6. Comunicación . Durante la auditoría, Jim necesitará saber con quién estará en contacto directo para hacer preguntas y discutir los hallazgos de la auditoría. Confirma que será el director de investigación principal y su asistente. Estas personas deben estar presentes en la reunión de apertura.
7. Logística . Jim necesitará acceso a ciertos archivos y una sala privada con escritorio y conexión a Internet para realizar la auditoría. Confirma que estos estarán disponibles para él el día de la auditoría.
8. Haz preguntas . Al final de la reunión, Jim anima a los auditados a hacer preguntas o compartir sus preocupaciones sobre la próxima auditoría. Esto es muy importante, ya que lo ayudará a aclarar malentendidos y aliviar las mentes nerviosas antes de que comience la auditoría. Quiere asegurarse de que todos estén listos para la auditoría.

Resumen de la lección

Repasemos lo que hemos aprendido:

• Las auditorías son evaluaciones imparciales de los documentos, procedimientos y procesos de una empresa para garantizar que estén operando de acuerdo con las mejores prácticas, regulaciones y políticas.
• Las reuniones de apertura son una parte importante de la preparación para una auditoría, ya que ayudan a preparar a los auditados para ella y brindan una oportunidad para que el auditor alivie las tensiones y establezca relaciones positivas.
• Al realizar una reunión de apertura para una auditoría, debe comenzar con presentaciones, seguidas de los objetivos y el alcance de la auditoría, y una explicación clara del plan de auditoría, exactamente lo que los auditados pueden esperar durante la auditoría. También deben explicarse los criterios de puntuación para el informe final, si se utilizan.
• Otros temas que se deben discutir en la reunión de apertura son el cronograma de auditoría, el establecimiento de los principales contactos del auditor y la logística.
• También se debe mantener un registro de los asistentes para documentar quién está presente en la reunión.
• Por último, pero no menos importante, al concluir la reunión de apertura, debe haber tiempo suficiente para responder preguntas o inquietudes.