¿Qué es el timeboxing?
Timeboxing es una estrategia de gestión del tiempo orientada a objetivos para ayudar a aumentar la productividad y reducir la procrastinación. Es la asignación de una cantidad máxima fija de tiempo para una actividad. La unidad de tiempo se llama caja de tiempo. A diferencia de otras medidas de productividad en las que el tiempo continúa hasta que se completa el proyecto, el timeboxing es una técnica de gestión del tiempo que limita una tarea a una cantidad fija de tiempo. Timeboxing se puede utilizar para muchas actividades profesionales y personales.
El primer paso para implementar el timeboxing es decidir si el timebox es un timebox «duro» o un timebox «suave». Con una caja de tiempo dura, la tarea se realiza una vez que se acaba el tiempo. Una caja de tiempo suave es un enfoque más flexible. Se establece el tiempo esperado, pero no se produce una parada brusca cuando caduca el cuadro de tiempo. Piense en una agenda de reuniones. Se establece una parada dura de 4 minutos por punto del orden del día. En la marca de cuatro minutos, los asistentes pasan al siguiente elemento de la agenda, incluso si alguien estaba en medio de un comentario sobre el elemento anterior. Esa reunión que utiliza un período de tiempo flexible significaría que se permiten los comentarios finales a medida que finaliza el período de tiempo para el elemento de la agenda actual y la tarea finaliza lo más rápido posible.
El éxito del timeboxing utiliza la teoría de la motivación temporal, que establece que «la utilidad percibida de una actividad determinada aumenta exponencialmente a medida que se acerca la fecha límite». Por lo tanto, nuestro enfoque aumenta a medida que disminuye el tiempo para completar una tarea. Las limitaciones de tiempo son un componente crítico para hacer el trabajo de manera eficiente. Timeboxing es un elemento clave de muchas técnicas de gestión de proyectos.
Uso de Timebox en Agile
Timebox en Agile es un elemento central, ya que el sprint definido en el tiempo es la unidad fundamental de cualquier proyecto gestionado por Agile. Durante cada sprint, el equipo de desarrollo debe planificar lo que se puede completar durante el sprint. Como se define, los sprints del proyecto son iteraciones de dos a cuatro semanas durante las cuales se trabaja en las historias de usuario seleccionadas y, con suerte, se completan. Un sprint es un timebox, y cada tarea/historia de usuario dentro del sprint también es un timebox.
Uso de Timebox en Scrum
En el marco de Scrum, todas las actividades tienen un límite de tiempo, ya que a cada actividad se le asigna un segmento de tiempo de «duración fija». Hay una caja de tiempo de Scrum para todos los eventos que comprenden un proyecto gestionado por Scrum (planificación de sprint, scrum diario, revisión de sprint, retrospectiva de sprint y sprint iterativo).
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Timebox para Daily Scrum: Ceremonia diaria de stand-up
El scrum diario es la reunión del equipo de desarrollo que ocurre cada día del sprint. Por lo general, ocurre cada mañana como un mecanismo para que los miembros del equipo discutan lo que sucedió desde la última vez que se reunieron, lo que se logrará entre ahora y la próxima reunión y cuáles son los desafíos en el horizonte inmediato. La reunión es breve, el tiempo de scrum diario no suele durar más de 20 minutos y el líder controla el flujo de la reunión para asegurarse de que el scrum diario no exceda el tiempo asignado.
Scrum Timebox: Iteración o timebox de planificación de Sprint
Antes de que comience un sprint, el Scrum master, el propietario del producto y el equipo de desarrollo deben reunirse para decidir qué historias de usuario se incluirán en el próximo sprint. Deben evaluar el inventario de elementos atrasados a través de sus historias de usuario y decidir qué pueden y deben lograrse en el próximo sprint. El cronograma de planificación de primavera depende de la duración del sprint. El tiempo permitido para la planificación del sprint es de dos horas por cada semana del sprint. Por lo tanto, si la duración del sprint para este proyecto es de dos semanas, el plazo para la planificación del sprint es de cuatro horas.
Scrum Timebox: refinamiento de la cartera de pedidos
El refinamiento de la cartera de pedidos es el proceso de agregar detalles, estimaciones y pedidos a los elementos de la cartera de productos. Es un proceso continuo en el que el propietario del producto y el equipo de desarrollo colaboran en los detalles de los elementos del backlog del producto. Durante este proceso, los artículos son revisados y revisados. El objetivo del refinamiento del backlog es preparar información más precisa para la próxima reunión de planificación del sprint. A menudo, hay dos períodos de tiempo dentro del proceso de refinamiento en los que cada desarrollador tiene de 1 a 3 minutos para discutir los ajustes a los elementos atrasados, y la reunión de refinamiento total debe durar entre 1 y 4 horas.
Razones para usar Timebox
Timeboxing es una herramienta de gestión del tiempo muy eficaz. Mantiene a los equipos enfocados en lograr la tarea en cuestión. Los expertos han documentado que cuando las tareas se dividen en segmentos más pequeños que permiten una concentración enfocada durante un período definido, se reduce la cantidad bruta de tiempo dedicado a la tarea general.
Priorización de fuerzas de timeboxing
Timeboxing fuerza una restricción de tiempo sobre el proyecto y cada tarea del proyecto. Por lo tanto, para cumplir con las limitaciones de tiempo dadas, un equipo de desarrollo debe priorizar realizar primero los elementos más valiosos. El trabajo del equipo durante cada sprint es un gran ejemplo de cómo el timeboxing impacta positivamente en la productividad. El equipo de desarrollo presenta las historias de usuario planificadas para el próximo sprint durante la planificación del sprint. El equipo de desarrollo comienza su trabajo sabiendo que tiene una cantidad finita de tiempo para completar las tareas. El equipo abordará la carga de trabajo abordando primero aquellas tareas con un mayor valor para mantener el alto nivel de productividad del equipo. Cuanto más puedan lograr, mejor será el desempeño del equipo.
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El timeboxing reduce el riesgo
Timeboxing es también una herramienta de reducción de riesgos. Dado que los sprints de proyecto son segmentos de proyecto iterativos con límite de tiempo, su trabajo y resultados se revisan y evalúan con frecuencia. Esta evaluación constante permite descubrir problemas potenciales al principio del proyecto y se pueden hacer ajustes.
Por ejemplo, Project Team Alpha completó su tercer sprint y entregó los resultados al cliente. El cliente no sintió que el resultado logrado fuera exactamente lo que quería. Entonces, el equipo de desarrollo incorporó esos comentarios en la planificación de sprints futuros. Al obtener esta retroalimentación del cliente desde el principio, el equipo del proyecto redujo el riesgo de entregar un producto menos que deseable al cliente.
Ejemplos de cajas de tiempo
Timeboxing no solo existe en el mundo de la gestión ágil de proyectos. Hay ejemplos de timeboxing que ocurren todos los días en la vida diaria.
Verificación de pulso
El atleta completa su rutina diaria de cardio; quieren saber qué tan alto es su ritmo cardíaco al final de su entrenamiento. Se toman el pulso con los dedos y cuentan el número de latidos del corazón durante 30 segundos. Al final del cuadro de tiempo de 30 segundos, multiplican ese número por dos para conocer su frecuencia cardíaca posterior al entrenamiento en latidos por minuto. Este mismo análisis ocurre varias veces al día en entornos de atención médica. Las enfermeras y los proveedores evalúan la frecuencia cardíaca de sus pacientes en latidos por minuto como una medida de su salud.
Prueba cronometrada
Una prueba cronometrada es familiar para casi todos, ya sea que la hayan experimentado en un entorno de educación formal o en una capacitación relacionada con el trabajo. A una persona se le da un conjunto de preguntas y se le dice que tiene un tiempo limitado, un marco de tiempo establecido, para responder las preguntas proporcionadas. Al final del tiempo establecido, se concluye la prueba y se evalúan las respuestas.
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Vacaciones
Unas vacaciones son un maravilloso ejemplo de una actividad placentera con un límite de tiempo. Un trabajador solicita y se le concede una semana de vacaciones. Saben el día de su partida y el día de su regreso. Si crean cajas de tiempo dentro de su tiempo de vacaciones depende totalmente de ellos, pero desde una perspectiva laboral, su caja de tiempo es clara para la gerencia y sus compañeros de trabajo.
Resumen de la lección
Timeboxing es una estrategia de gestión del tiempo orientada a objetivos para ayudar a aumentar la productividad y reducir la procrastinación. Es poner un límite de tiempo alrededor de una tarea o actividad. La unidad de tiempo se llama caja de tiempo. Timeboxing es un elemento fundamental de la gestión ágil de proyectos. Timeboxing es una parte integral de todos los elementos del flujo de trabajo de Scrum, desde la planificación del sprint hasta el scrum diario, el refinamiento del backlog y el sprint mismo.
Los principales beneficios del timeboxing son la priorización y la reducción de riesgos. La priorización está involucrada porque cuando hay una cantidad finita de tiempo para completar un conjunto de tareas, el enfoque debe estar en las cosas de mayor valor que obligan a la priorización. La reducción de riesgos se produce porque, dado que las tareas tienen un límite de tiempo, se evalúan antes y cualquier problema potencial se descubre más temprano que tarde. Timeboxing no es solo una característica de la gestión de proyectos Scrum. Hay ejemplos diarios de timeboxing en la vida diaria, como controles de pulso, pruebas cronometradas y vacaciones.
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