¿Qué es la gestión de registros?
¿Te imaginas ir al consultorio de tu dentista y nunca mantuvieron registros de ningún tipo? Cada vez que iba a una visita al consultorio, tenía que completar una nueva hoja de perfil. La mayoría de las empresas tienen algún tipo de registros que se utilizan para documentar sus actividades diarias o mensuales. El término administración de registros se refiere a un grupo de eventos o actividades que están diseñados para el control, mantenimiento, uso y eventual disposición de registros.
Términos clave
Echemos un vistazo a varios términos clave que nos ayudarán a comprender mejor los conceptos básicos de la administración de registros.
Tipos de registros
- Registro activo
Un registro activo es un conjunto de documentos que una oficina o empresa utiliza actualmente. Los registros activos son aquellos en los que la persona en el registro ha tenido algún tipo de trato con la empresa recientemente.
Por ejemplo, si fue al dentista la semana pasada o incluso hace unos meses, entonces su registro se consideraría activo. Sin embargo, si visitó a su dentista por última vez hace más de siete años, su registro puede considerarse inactivo.
- Registro inactivo
Un registro inactivo es un registro o conjunto de documentos que NO están siendo utilizados actualmente por la oficina de una empresa. Muchas empresas, como hospitales y consultorios médicos, deben mantener registros durante un período de tiempo bastante prolongado.
Por ejemplo, se requiere que muchas universidades mantengan registros de los estudiantes, aunque el estudiante puede haber asistido hace décadas. Se requiere que muchos de estos registros inactivos se mantengan por razones legales, administrativas o incluso históricas.
Mantenimiento y recuperación
- Mantenimiento de registros de archivos
El término mantenimiento de registros de archivos se refiere a la actualización periódica y el mantenimiento de registros y archivos. El mantenimiento de archivos puede referirse a actualizar la información del seguro, agregar y eliminar empleados nuevos o despedidos, e incluso cambios demográficos como cambios de nombre, dirección o número de teléfono. Para las organizaciones que emplean a un gran número de personas, es fundamental tener un sistema de calidad para mantener archivos y registros.
- Recuperación de desastres
La recuperación ante desastres es un plan de contingencia implementado para recuperar registros electrónicos en caso de que se pierdan, destruyan o se vean comprometidos de alguna manera. Dependiendo del tipo de negocio, un plan de recuperación ante desastres puede diferir drásticamente.
Por ejemplo, una empresa más pequeña con un puñado de empleados puede tener un plan de recuperación de desastres simple de una única copia de seguridad de la información electrónica. El software de su computadora puede tener un sistema de respaldo integrado o pueden usar un disco duro externo que actualizan todas las noches.
Una organización más grande puede tener múltiples copias de seguridad para el gran volumen de información electrónica. Por ejemplo, varias facultades y universidades tienen varias copias de seguridad utilizando varios métodos, como unidades externas o almacenamiento en la nube privada. Sus copias de seguridad a menudo registrarán nuevos registros electrónicos que a menudo se capturan en una ubicación diferente.
Otro factor importante aquí es el tipo de información que se almacena. Una cosa es tener información almacenada en su computadora local, pero otra es almacenar información financiera de un banco o información gubernamental. Cuanto más importante sea la información, más estratégico y complejo debería ser el plan de recuperación ante desastres.
Confidencialidad de registros
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La confidencialidad de los registros se refiere a cualquier tipo de documento que contenga información de naturaleza sensible que podría dañar la privacidad de las personas u organizaciones si se divulgara. Es imperativo que las organizaciones protejan la confidencialidad de los registros.
Mantenga los materiales sensibles en cuartos cerrados o archivadores. Utilice contraseñas para proteger los archivos de la computadora y restringir el acceso solo al personal necesario. Utilice procesos previos al empleo, como evaluaciones, preguntas de entrevistas en persona y evaluaciones de antecedentes para obtener los empleados más confiables posible. Cifre la información, instale cortafuegos, ejecute software antivirus. Consulte a una persona de TI para que le ayude.
El reconocimiento de la importancia de la confidencialidad de los registros alcanzó un máximo histórico a mediados de los 90 cuando se aprobó la Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico (HIPAA) . HIPAA se implementó para la protección y seguridad de los registros médicos confidenciales. Hace cumplir una regla de privacidad que regula a qué personas se puede divulgar información (conocida como Información de salud protegida o PHI).
Paralelamente, la Ley de Privacidad y Derechos Educativos de la Familia (FERPA) protege la confidencialidad de los registros utilizados por las escuelas y las instituciones educativas. FERPA incluso protege contra que los padres de un estudiante vean su información confidencial sin la aprobación previa del estudiante.
Resumen de la lección
La administración de registros es un grupo de eventos o actividades que están diseñados para el control, mantenimiento, uso y eventual eliminación de registros. A continuación se muestran varios términos clave relacionados con la gestión de registros:
- Un registro activo se define mejor como un conjunto de documentos que están siendo utilizados actualmente por una oficina o una empresa.
- Un registro inactivo es un registro o conjunto de documentos que NO están siendo utilizados actualmente por la oficina de una empresa.
- El mantenimiento de registros de archivos se refiere a la actualización periódica y el mantenimiento de registros y archivos.
- La recuperación ante desastres es un plan de contingencia que se ha implementado para recuperar registros electrónicos en caso de que se pierdan, destruyan o se vean comprometidos de alguna manera.
La confidencialidad de registros se refiere a documentos que contienen información confidencial y privada. La Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico (HIPAA) se implementó para la protección y seguridad de los registros médicos confidenciales, mientras que la Ley de Privacidad y Derechos Educativos de la Familia protege la confidencialidad de los registros utilizados por escuelas e instituciones educativas.
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