Declaración del alcance del proyecto: Definición y componentes

Enunciado del alcance del proyecto

Se le ha asignado un pequeño proyecto y se le ha dado el estatuto del proyecto aprobado, ¿ahora qué? Es un proyecto pequeño, así que piensas: ¿debería terminarlo o hay algo más que debería estar haciendo? Aquí hay una pieza de sabiduría gratuita para proyectos y para la vida: si no planifica, ¡planea fallar!

Ahora que ha dejado que esa sabiduría se asiente, comencemos el proyecto desarrollando una declaración del alcance del proyecto. Al desarrollar la declaración del alcance del proyecto, continuará desarrollando la información proporcionada en la carta del proyecto. Como entrada, utilizará la carta del proyecto documentada y la entrada utilizada en el desarrollo de la carta: declaración de trabajo del proyecto, caso de negocio, acuerdos, factores ambientales y activos del proceso organizativo.

La declaración del alcance del proyecto es una descripción detallada de la descripción del alcance del proyecto o del producto, los criterios de aceptación, los entregables, las exclusiones, las limitaciones y los supuestos del proyecto. El grado y el nivel de detalle pueden ayudar a determinar qué tan bien el equipo del proyecto puede controlar el alcance del proyecto. Al mismo tiempo, el desarrollo de la declaración del alcance del proyecto es una actividad de equipo, y se debe aprovechar el juicio experto de todo el equipo.

Aspectos de las declaraciones del alcance del proyecto

Descripción del alcance del proyecto o producto

Veamos primero la descripción del alcance del proyecto o producto. El enunciado del alcance del proyecto elabora progresivamente las características del producto, proyecto o resultados. La elaboración progresiva es un concepto importante que debe comprender a medida que su proyecto avanza a través del proceso de ejecución. A medida que avanza en la ejecución del proyecto, las características o requisitos adicionales evolucionarán para mejorar el resultado, ya sea del equipo del proyecto o del cliente; esto es una elaboración progresiva. La clave es documentar los cambios en la descripción del alcance a través del proceso de control de cambios del proyecto.

Criterios de aceptación

Ahora veamos los criterios de aceptación. Los criterios de aceptación son los atributos clave que el producto o proyecto debe cumplir para ser aceptado por el cliente. El nivel de complejidad técnica del producto o proyecto determinará los criterios documentados. Los criterios pueden incluir estética, velocidad de operación, medidas dimensionales generales y características operativas.

Articular claramente los criterios de aceptación durante el proceso de planificación ayudará a aumentar el nivel de satisfacción del cliente y evitará disputas durante el proceso de cierre del proyecto. La estrecha coordinación con el cliente del proyecto y las partes interesadas es fundamental al documentar los criterios de aceptación.

Entregables

Ahora veamos los entregables. Si bien documentar los entregables o los aspectos presentables del proyecto puede parecer simple, debe trabajar para administrar las expectativas de los clientes y las partes interesadas. Mientras que en un proyecto simple puede haber un producto o entregable del proyecto, en un proyecto más complejo puede haber entregables internos del proyecto, como prototipos de productos.

Además del producto final principal, habrá productos auxiliares que deben aclararse con el cliente y los patrocinadores del proyecto. Los entregables auxiliares pueden incluir informes de progreso del proyecto y lo que contendrán esos informes. Cuando se desarrolla un nuevo producto, se pueden incluir entregables para la documentación del producto y los manuales de usuario. Estos entregables deben delinearse y los criterios de aceptación deben documentarse.

Exclusión de proyectos

Ahora veamos las exclusiones de proyectos. Documentar específicamente las exclusiones del proyecto , o las cosas que se mantienen fuera del proyecto, se trata de gestionar las expectativas. La entrada a esta área del enunciado del alcance del proyecto puede provenir de reuniones de equipo y clientes. Cualquier discusión sobre lo que no está incluido en el proyecto debe documentarse para que no se convierta en un problema durante los procesos de aceptación o cierre. Por ejemplo, si el cliente decide que no quiere el manual del usuario del producto, el manual del usuario debe aparecer como una exclusión del proyecto.

Restricciones

Ahora veamos las limitaciones del proyecto. Las restricciones del proyecto son factores limitantes que afectan la ejecución del proyecto. Estos factores limitantes pueden incluir el cronograma del proyecto o las limitaciones de costos impuestas por el cliente u otras partes interesadas. Un ejemplo de una restricción podría ser que el proyecto debe completarse en una fecha determinada.

Supuestos

Finalmente, veamos los supuestos del proyecto. Los supuestos del proyecto son factores que se consideran verdaderos sin pruebas. En los supuestos documentados, debe documentar el efecto en el proyecto si resultan ser falsos. Un ejemplo de un supuesto de proyecto podría ser que el cliente proporcione al equipo del proyecto los expertos en la materia necesarios para cada fase del proyecto. Si eso resultara ser falso, afectaría el éxito del proyecto, ya que depende de que el equipo reciba ayuda de los expertos en la materia.

Resumen de la lección

La declaración del alcance del proyecto es una descripción detallada del producto, proyecto o resultados. Los detalles específicos contenidos en la declaración del alcance son la elaboración progresiva , o características o requisitos adicionales que evolucionan para mejorar el entregable ya sea del equipo del proyecto o del cliente, los criterios de aceptación o los atributos clave que el producto o proyecto debe cumplir para ser aceptado por el cliente, los entregables o los aspectos presentables del proyecto, las exclusiones del proyecto o las cosas que se mantienen fuera del proyecto, las restricciones o los factores limitantes que afectan la ejecución del proyecto y los supuestos, o factores que se consideran verdaderos sin prueba.

La complejidad del proyecto determina el grado y nivel de detalle que debe incluirse en la declaración del alcance. El resultado deseado es suficiente detalle para evitar problemas durante los procesos de aceptación y cierre del proyecto. Durante la vida del proyecto, el enunciado del alcance del proyecto se elaborará progresivamente a medida que se desarrollen nuevos criterios e información. Los cambios en la declaración del alcance se documentan y procesan de acuerdo con el proceso de control de cambios del proyecto.

Recuerde: si no planifica, ¡planea fallar!

Rodrigo Ricardo Editor y fundador