Desarrollo de un contrato de proveedor: proceso y términos

Publicado el 17 octubre, 2020

Definición de un contrato de proveedor

“Es una sensación muy aleccionadora estar en el espacio y darse cuenta de que el factor de seguridad de uno fue determinado por el postor más bajo en un contrato gubernamental”, dijo Alan Shepard, quien fue el primer estadounidense en viajar al espacio hace más de 50 años.

Los contratos con proveedores a menudo son cruciales para el éxito de un proyecto, por lo que, como señaló Shepard, es importante que los gerentes de proyectos realicen correctamente el proceso y los términos de un contrato con el proveedor.

Los contratos con proveedores establecen los términos de la relación de trabajo entre un proveedor y un cliente. Los términos de un contrato de proveedor pueden definir todo, desde cómo se entregan los productos y condiciones de pago, hasta cualquier otro aspecto de la relación que las dos partes hayan determinado que es necesario. Un contrato de proveedor bloquea los precios y otros beneficios que el proveedor acepta proporcionar al cliente durante un período de tiempo específico.

Creación de contratos con proveedores

Cada contrato conlleva algún riesgo y el tipo de contrato determina si el proyecto o el contratista son responsables de la carga del riesgo. Los contratos de precio fijo transfieren el riesgo al contratista, mientras que los contratos de reembolso de costos retienen el riesgo con el proyecto.

Es fundamental tener un contrato de proveedor firmado para que no haya malentendidos sobre los roles y responsabilidades entre las partes. Esto también ayuda a reducir la confusión sobre la propiedad del riesgo, los vehículos contratados, las fechas de vencimiento y muchos otros puntos potenciales de desacuerdo.

Igual de importante, un contrato escrito elimina o minimiza significativamente el riesgo de falta de comunicación sobre los elementos clave del contrato con respecto a las especificaciones, el precio, los entregables y las fechas de vencimiento.

Samuel Goldwyn, ejecutivo de MGM Studios, dijo: “un contrato verbal no vale ni el papel en el que está escrito”. Suena gracioso, pero Goldwyn dijo la verdad. A menos que un contrato con el proveedor esté escrito y firmado por ambas partes, es casi imposible de hacer cumplir y crea un riesgo inaceptable para cualquier proyecto.

Proceso y términos del contrato con el proveedor

Dado que las decisiones de fabricación frente a compra y tipo de contrato se tomaron en el paso inicial del proceso de adquisición cuando se establecieron los requisitos del proyecto, el ciclo de solicitud es el siguiente paso. Esto incluye confirmar las especificaciones, verificar las posibles fuentes, revisar su desempeño anterior y luego producir un paquete de licitación. El paquete de solicitud se prepara al final del ciclo de solicitud, pero se implementa durante el ciclo de solicitud posterior.

Se debe enviar el mismo paquete de solicitud a cada proveedor potencial para asegurar un campo de juego nivelado y para asegurar respuestas precisas y completas de los proveedores potenciales. Estos documentos de adquisiciones deben ser lo suficientemente rigurosos para garantizar una respuesta uniforme y comparable, pero lo suficientemente flexibles para permitir la consideración de las sugerencias de los proveedores para encontrar mejores formas de satisfacer los requisitos. Esto también debería proporcionar más competencia y mejores precios.

Un paquete de solicitud generalmente incluye:

  • Documentos de licitación , que generalmente son formularios estandarizados para el cumplimiento de las leyes y regulaciones federales y estatales, incluida la acción afirmativa, la igualdad de oportunidades, las regulaciones ambientales y las reglas de seguridad.
  • Una lista de proveedores calificados , que están invitados y que se espera que hagan una oferta, y que notifica a los contratistas potenciales que se invita a varias empresas a presentar ofertas para este trabajo. Esto reduce los costos a través de la competencia.
  • Criterios de evaluación de la propuesta , que explica cómo se calificarán las propuestas de los contratistas y qué determinará la eventual oferta ganadora de este contrato.
  • Conferencias de licitadores , que aseguran que ningún postor tenga más o diferente conocimiento sobre el proyecto que un competidor. Las preguntas de los proveedores potenciales sobre el paquete de licitación deben esperar a ser tratadas en la conferencia de licitadores.
  • Proceso de gestión y solicitud de cambio de contrato , que explica el proceso mediante el cual se gestionarán los cambios y la gestión del contrato durante la administración del contrato.
  • Y un plan de pago a proveedores , que establece condiciones de pago que dictan cuándo se realizarán los pagos contractuales a los proveedores. Por ejemplo, un plazo de pago de ’30 netos’ significa que el pago se emitirá 30 días a partir de la fecha en que se reciba la factura del proveedor.

Gestión de proveedores con contratos de suministro

Los contratos de los proveedores son gestionados por un administrador de contratos , quien es responsable del cumplimiento de los términos y condiciones del contrato por parte del contratista. Un administrador de contratos puede ser miembro del equipo del proyecto, pero también podría trabajar en adquisiciones. Las funciones de un administrador de contratos incluyen:

  • Gestión del cambio
  • Interpretación de especificaciones
  • Adhesión de calidad
  • Gestión de subcontratistas
  • Resolución de disputas
  • Horarios de pago
  • Cierre de contrato

Especialmente en contratos grandes, los administradores de contratos se basan en una cláusula de orden de precedencia en el contrato del proveedor para resolver ambigüedades o desacuerdos. Una cláusula de orden de precedencia especifica que cualquier inconsistencia en la solicitud de contrato debe resolverse en un orden de precedencia determinado. En orden de precedencia, esas prioridades pueden ser:

  • Especificaciones
  • Otras instrucciones de contrato
  • Anexos, anexos y declaración de trabajo
  • Cláusulas contractuales
  • Cronograma del proyecto

Resumen de la lección

Los contratos con proveedores establecen los términos de la relación de trabajo entre un proveedor y un cliente. Los términos de un contrato de suministro pueden definir todo, desde cómo se entregan los productos hasta las condiciones de pago. Un contrato de proveedor bloquea los precios y otros beneficios que el proveedor acepta proporcionar al cliente durante un período de tiempo específico.

Los contratos de proveedores firmados garantizan que no haya malentendidos entre el proveedor y el cliente. La planificación de adquisiciones contiene la decisión de hacer o comprar, la finalización de la declaración de trabajo y el tipo de contrato, que son contratos de precio fijo que transfieren el riesgo al contratista o contratos de reembolso de costos que retienen el riesgo con el proyecto.

Después de esta etapa de planificación, el ciclo de solicitud es el siguiente paso. Esto incluye confirmar las especificaciones, verificar las posibles fuentes, revisar su desempeño anterior y luego producir un paquete de licitación. El mismo paquete de solicitud , que se prepara al final del ciclo de solicitud pero se implementa durante el ciclo de solicitud posterior, debe enviarse a cada posible proveedor.

Un paquete de licitación generalmente incluye documentos de licitación , que generalmente son formularios estandarizados para cumplir con las leyes y regulaciones federales y estatales; lista de proveedores calificados o vendedores que notifican a los contratistas potenciales que se invita a varias empresas a ofertar por este trabajo; los criterios de evaluación de la propuesta , que explica cómo se calificarán las propuestas del contratista y qué determinará la eventual oferta ganadora para este contrato; conferencias de licitadores , que aseguran que ningún licitador tenga un conocimiento mayor o diferente sobre el proyecto que un competidor; solicitud de cambio de contrato , que explica el proceso mediante el cual se manejarán los cambios y la gestión del contrato durante la administración del contrato; yplan de pago de proveedores , que establece las condiciones de pago que dictan cuándo se realizarán los pagos del contrato a los proveedores.

Los administradores de contratos , que son responsables del cumplimiento de los términos y condiciones del contrato por parte del contratista, se basan en una cláusula de orden de precedencia en el contrato del proveedor para resolver ambigüedades o desacuerdos y especificar inconsistencias en la solicitud del contrato, de acuerdo con un orden de precedencia dado.

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