Diario de compras: Definición y ejemplo

¿Qué es un diario de compras?

Durante el curso normal del negocio, muchas empresas comprarán artículos a crédito. Cuando los artículos se compran a crédito o a cuenta, la transacción se registra en los registros contables del diario de compras. Un diario de compras es un tipo especializado de registro contable que realiza un seguimiento de los pedidos realizados por una empresa a crédito o a cuenta . Las compras en efectivo para el inventario no se registran en el diario de compras. La cantidad de detalles proporcionados en un diario de compras está determinada por el tipo de compra y los productos recibidos. Los artículos individuales generalmente no se registran si son cantidades pequeñas y se compran con otros artículos. El diario de compras tampoco registra la cantidad de dinero adeudado a cuenta a un proveedor. Por ejemplo, si es dueño de una tienda de muebles y hace un pedido de 10 sofás a cuenta, el pedido se reflejará como una entrada de diario que incluirá un débito y un crédito; los sofás no se registrarán individualmente en el diario de compras como 10 asientos separados. Tampoco aparecerá el saldo de su cuenta con el proveedor de muebles en el diario de compras. En este caso, debido a que el pedido era para inventario, la contabilización en la cuenta se acreditará a cuentas por pagar y se cargará a inventario.

Transacciones de ejemplo

Echemos un vistazo a un par de otros ejemplos de uso de un diario de compras. Imagine que es dueño de un depósito de madera y se está quedando sin varios tipos diferentes de madera. Tiene cuentas con muchos de sus proveedores y decide pedir existencias adicionales antes de que lleguen los meses de primavera y aumente la demanda de madera. Realiza 3 pedidos diferentes, por un total de $ 13,500 de madera.

• Un pedido a Will Wood por la cantidad de $ 2,000
• Un pedido a Wood Stockers por $ 3,500
• Un pedido a Builder’s Supply por $ 8,000

Los pedidos llegan al día siguiente y, una vez recibidos, los registra en el diario de compras. Debido a que realizó y recibió 3 pedidos, ingresará tres transacciones en el diario que totalizarán un débito de $ 13,500 para compras y un crédito de $ 13,500 para cuentas por pagar. El débito se realizará en el registro de compras porque la madera que solicitó se considera inventario, destinada a la reventa directa a sus clientes. Cada una de las transacciones se registra por separado para darle la oportunidad de identificar qué cuenta de proveedor está siendo afectada. A continuación, se muestra un ejemplo visual de cómo se pueden registrar estas transacciones en el diario de compras: DIARIO DE COMPRAS

No todas las transacciones registradas en el diario de compras darán como resultado un débito en la cuenta de compras. Depende del tipo de compra qué tipo de cuenta se debita. Por ejemplo, supongamos ahora que es dueño de un negocio de fabricación de joyas que fabrica bisutería en grandes cantidades para tiendas de descuento en todo Estados Unidos. Sus clientes son todas las tiendas que venden su línea y generalmente le pagan dentro de los 30 días. Para mantener la producción en marcha, ha establecido cuentas con sus proveedores de suministros en términos iguales para asegurarse de que puede tener suficientes cadenas, joyas, cierres y otros suministros a mano para cumplir con los pedidos a medida que llegan. Recientemente recibió un pedido mayor de lo que esperaba. Para satisfacer la necesidad inesperada, ha llamado a uno de sus proveedores y ha realizado un pedido grande de $ 25,000 en suministros para crear sus piezas de joyería. Debido a que tiene un acuerdo de larga data con el proveedor, este le permite hacer un pedido urgente de último momento a crédito. Ellos entregan los suministros a su negocio esa misma tarde y usted se pone a trabajar en la fabricación de las joyas. Con prisa por hacer las joyas, decide registrar la factura en el diario de compras porque es una notación más rápida que actualizar todos los libros mayores por separado Y realizó el pedido a cuenta con el proveedor. En comparación con otras anotaciones contables, la entrada en el diario de compras es relativamente simple: solo un crédito en el registro de cuentas por pagar y un débito en la cuenta de Costo de bienes vendidos (COGS) , en lugar de la cuenta de compras. El registro de COGS incluye todos los gastos en los que incurre su empresa para la producción de las joyas. Debido a que el pedido era de suministros utilizados para crear joyas, esos artículos son parte del COGS que se sumará al costo de hacer las joyas. Realiza una entrada de débito por $ 25,000 para COGS y una entrada de crédito por $ 25,000 para cuentas por pagar en el diario de compras: DIARIO DE COMPRAS

Resumen de la lección

Un diario de compras es un tipo especializado de registro contable que realiza un seguimiento de los pedidos realizados por una empresa a crédito o a cuenta . Las compras en efectivo para el inventario no se registran en el diario de compras. Las publicaciones incluirán tanto un crédito como un débito dentro del registro. Los créditos se hacen con mayor frecuencia en la cuenta de cuentas por pagar, mientras que los débitos se pueden hacer en la cuenta de compras o en la cuenta de Costo de Bienes Vendidos (COGS) ; el registro de COGS incluye todos los gastos en los que incurre su empresa para la producción de un producto. Al final del mes, los créditos y débitos se contabilizan para los tipos de cuentas y, junto con otros detalles de las transacciones, se contabilizan en otros diarios de los registros contables.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador