Elementos de un análisis de impacto empresarial

Publicado el 11 diciembre, 2020

Componente de planificación y BIA

El objetivo principal de un análisis de impacto empresarial , o BIA , es determinar los procesos comerciales críticos que son esenciales para la supervivencia financiera de una empresa. El segundo objetivo más importante es determinar cuánto tiempo puede funcionar la empresa si uno de estos procesos críticos se detuviera debido a un desastre, un accidente o una emergencia. En esta lección, seguiremos el negocio de una tienda de comestibles para descubrir cómo la BIA puede ayudar a proteger a las empresas de pérdidas financieras innecesarias.

Las metas, los objetivos y el alcance del proyecto se determinan durante la fase de planificación de un BIA. Establecer metas ayuda a enfocar el análisis en áreas críticas del negocio. Por ejemplo, si pensamos en la tienda de comestibles, ¿la función más crítica de la empresa es el sistema informático que opera las cajas registradoras? ¿O es el sistema de logística el que supervisa la entrega del inventario?

El sistema informático no solo afecta a las cajas registradoras, sino también a los sistemas de seguridad, los datos de los clientes y los sistemas de inventario. Aunque ambos sistemas son importantes, el sistema informático tendría la máxima prioridad para establecer la recuperación. Por lo tanto, un buen objetivo para este BIA sería reducir el tiempo de recuperación de los sistemas informáticos en caso de una interrupción no planificada.

La creación de objetivos BIA ayudará a determinar las estrategias a utilizar para lograr cada objetivo. Con base en el objetivo mencionado anteriormente, un buen objetivo sería encontrar la forma más rápida de recuperar el sistema informático de la tienda de comestibles. Una buena estrategia sería tener técnicos de guardia en caso de una pérdida.

El alcance del informe BIA está determinado por sus objetivos. Por ejemplo, si el objetivo es simplemente reducir el tiempo de inactividad, el alcance se centraría en solucionar la causa del problema después de que ocurrió. Sin embargo, si el objetivo es eliminar el tiempo de inactividad por completo, la extensión se centraría en instalar un sistema de respaldo.

Una vez que la alta dirección de la empresa aprueba el plan BIA, un ejecutivo o gerente de alto nivel debe hacer un anuncio a todos los empleados relevantes. Es importante destacar la importancia de la participación y cooperación de todo el equipo. La alta dirección también puede ayudarlo a identificar empleados clave o expertos en conocimiento de cada departamento para consultar durante todo el proceso.

El proceso de recopilación de datos

El proceso de recopilación de datos comienza enumerando todas las funciones comerciales comunes que utiliza su empresa. Una vez hecho esto, debe determinar cuáles de estos procesos son interdependientes. En el caso de la tienda de abarrotes, una lista de funciones comunes podría ser nómina, sistemas informáticos, sistemas de logística y entrega, almacén y recursos humanos. Dentro de esta lista, es probable que la nómina y los recursos humanos sean interdependientes, al igual que los sistemas de almacenamiento, logística y entrega.

Hay cuatro tipos principales de recopilación de datos BIA : cuestionarios, entrevistas en persona, sesiones de taller y encuestas automatizadas. Un simple cuestionario sería suficiente para determinar las funciones críticas del negocio y sus relaciones, mientras que las sesiones de grupo se recomiendan cuando se reúnen con expertos en conocimiento para determinar la interdependencia de funciones. Las entrevistas en persona y las encuestas automatizadas se pueden utilizar al recopilar información de los empleados que prestan servicios en primera línea.

El proceso de análisis

Una vez que se recopilan los datos, es necesario analizarlos. Esta parte del proceso BIA se puede realizar manualmente o con la ayuda de tecnología. Los desafíos durante esta fase incluyen determinar el tiempo de recuperación y los métodos de recuperación. Para superar esos desafíos, se deben crear estados para categorizar el impacto de las pérdidas. Una vez hecho esto, se asigna un plazo para la recuperación. Los ejemplos de estados varían desde crítico, urgente o importante, hasta no esencial. La creación de estados apropiados le ayudará a determinar qué sistemas tienen prioridad para la recuperación.

Priorización de procesos unitarios

Una vez que se ha categorizado cada proceso y unidad de negocio, el siguiente paso será determinar qué funciones tienen la primera prioridad para la recuperación. En el ejemplo de nuestra tienda de comestibles, se determinó que el sistema informático era el más crítico. A través del BIA, podemos determinar que el nivel máximo de tiempo de inactividad es de unos minutos a unas pocas horas. Si bien los sistemas de entrega y almacenamiento se clasificaron como urgentes, el nivel máximo de tiempo de inactividad para estos sistemas es de hasta 24 horas. La creación de un gráfico de tiempo de recuperación también le ayudará a usted y a su equipo a realizar un seguimiento y seguir el plan BIA.

Importancia de obtener la aprobación

Es importante contar con la aprobación de la administración al principio de las etapas iniciales para obtener la aceptación de todo el equipo. Una vez que se completa el BIA, los hallazgos también se presentan a la gerencia. Un informe BIA típico incluirá un resumen ejecutivo, objetivos y una declaración de alcance, un resumen de la recopilación de datos y una lista de los métodos utilizados para recopilar datos, así como un resumen final con detalles.

La sección final del informe debe incluir recomendaciones para la aprobación del equipo ejecutivo y de la alta gerencia. Este es un paso crucial en el proceso que garantizará la participación futura del equipo de gestión y del resto de la empresa.

Resumen de la lección

El BIA se utiliza para determinar las áreas críticasdel proceso empresarial y el impacto que la pérdida de estas funciones tendría en la situación financiera de una empresa. La realización de un informe beneficioso y completo requiere una planificación adecuada. Durante esta fase, las metas, objetivos y estrategias deben estar bien definidos. El análisis de los datos debe centrarse en determinar el tiempo de recuperación y los métodos de recuperación para cada función comercial crítica identificada. Una vez hecho esto, cada proceso debe ser priorizado por aquellos que son más críticos para la operación comercial. La clave para realizar un BIA exitoso es incluir al equipo ejecutivo o de alta gerencia. Su aprobación ayudará a obtener la cooperación de los miembros del equipo durante la fase de recopilación de datos.

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