Firmas electrónicas y comercio electrónico: ventajas y desventajas

¿Cómo funcionan las firmas electrónicas?

El comercio electrónico se refiere a la compra, venta, intercambio de bienes y servicios, transacciones bancarias, transferencia de fondos y transmisión de datos a través de una red electrónica como Internet. El comercio electrónico es la forma abreviada del término comercio electrónico.

Actualmente, casi todos los documentos se procesan electrónicamente. Por lo tanto, no es de extrañar que exista la necesidad de firmas electrónicas para que estos documentos puedan autenticarse electrónicamente. Una firma es básicamente algo que se agrega a un documento que indica autenticidad. Las firmas electrónicas no son diferentes. Son apéndices digitales de documentos electrónicos que se utilizan para indicar la autenticidad del documento.

¿Como sucedió esto? Un documento se procesa y convierte a un formato de archivo .pdf, por ejemplo. El firmante agrega su firma digitalmente como una imagen al documento. Todavía no es seguro en este momento. Se utiliza un servicio de software en línea seguro de terceros para guardar el documento y sus detalles. Luego procesan el documento que incluye una firma electrónica utilizando un certificado digital que emplea alguna forma de criptografía y refuerza la integridad. Entonces se dice que el documento está firmado electrónicamente.

Pros y contras de la firma electrónica

La verificación, la autenticación y la seguridad son la base del comercio electrónico, los contratos electrónicos y otros documentos legales. Una transacción o transferencia de fondos o datos se completa con éxito una vez que tanto el remitente como el receptor confían en la seguridad y autenticación del intercambio. Las empresas y las personas deben asegurarse de que los pagos y los documentos que se presenten cumplan con las regulaciones, los acuerdos de licencia y las autorizaciones sobre las que se generan las transacciones. Las firmas electrónicas juegan un papel muy importante en este proceso. Facilita las firmas de usuarios en documentos, licencias y acuerdos importantes.

Pros

Las firmas electrónicas son fáciles de usar

Una vez que haya incorporado el software de terceros, agregar firmas electrónicas es tan fácil como hacer clic en un botón. Las herramientas son muy fáciles de usar y las empresas no necesitan ninguna formación formal.

Entrega rápida de documentos

Con las firmas de tinta, los documentos tienen que viajar físicamente de persona a persona para ser firmados. Esto puede implicar el empleo de servicios de mensajería para la entrega a la parte firmante. Con las firmas electrónicas, una vez que se confirman y finalizan los detalles del documento, la firma de los documentos requiere el clic de un botón. La parte de origen recibe los documentos firmados a través de Internet minutos después de la firma de los documentos, independientemente de su ubicación geográfica.

Exactitud del documento

Esto es particularmente significativo en la firma de acuerdos contractuales de varias páginas o documentos de campo múltiples en los que ambas partes deben firmar cada página o completar todos los campos obligatorios. Muchas veces los documentos físicos tienen que ser retirados porque una de las partes pierde por error una página al firmar u omite una línea o casilla o no completa algún aspecto de un formulario. Con las firmas electrónicas, cada página se firma automáticamente. El envío del formulario está prohibido a menos que todos los campos obligatorios estén completos, lo que garantiza un formulario completo en todo momento.

Ahorra tiempo y recursos

Se puede ahorrar mucho tiempo y dinero procesando documentos digitalmente y utilizando firmas electrónicas. Todos sabemos cuánta edición se necesita para obtener un documento final. Se dedica mucho tiempo a barajar papeles entre el personal profesional para obtener aportes y firmas finales. Este tiempo perdido podría dedicarse a desarrollar relaciones comerciales.

Servicios al cliente mejorados

La movilidad es el nombre del juego en la era digital en la que vivimos hoy. La gente quiere poder hacer negocios en cualquier lugar y en cualquier momento. Dar a sus clientes la flexibilidad de acceder y firmar un documento en cualquier lugar, en cualquier momento, en cualquier lugar y en cualquier dispositivo es una ventaja para la relación comercial.

Contras

Limitaciones de dependencia y almacenamiento

Debido a que se emplea software de terceros, la mayoría de los proveedores exigen que los documentos firmados se guarden de forma permanente en sus servidores remotos. Esto genera costos de licencia para las empresas. Las empresas también corren el riesgo de ceder el control de sus documentos a un proveedor externo. Las empresas deben asegurarse de que los terceros tengan la capacidad de almacenar el volumen de documentos a lo largo del tiempo.

Seguridad

Una cosa es ofrecer firma electrónica. Otra cosa es asegurarse de que los documentos almacenados estén en un entorno seguro. Las empresas deben asegurarse de que el tercero que maneja sus documentos no solo tenga la capacidad de almacenarlos, sino que también tenga medidas de seguridad sólidas y adecuadas contra la manipulación y las infracciones. La seguridad puede variar con cada proveedor.

Cumplimiento de terceros

Debido a que las empresas entregan el control de sus documentos a proveedores externos, su principal preocupación es la confidencialidad y la seguridad contra la manipulación. Desafortunadamente, es difícil para estos proveedores estar sujetos a las regulaciones de cumplimiento. La responsabilidad recae en las empresas para subcontratar a proveedores externos seguros y confiables.

Cargas y documentación local

Se accede a las instalaciones de terceros en línea, por lo que las empresas tienen que cargar sus documentos en los servidores externos del proveedor para firmarlos electrónicamente. No se puede acceder al documento sin conexión. Esto significa que su contenido se encuentra en servidores y PC locales.

Resumen de la lección

Las firmas electrónicas son apéndices digitales que utilizan algún tipo de criptografía y certificados digitales como certificación de la autenticidad del documento. Las firmas electrónicas son muy importantes en el comercio electrónico. Los remitentes y los destinatarios deben emplear un sistema para garantizar que las transacciones que se procesan cumplan con las regulaciones, los acuerdos de licencia y las autorizaciones sobre las que se generan las transacciones. Las firmas electrónicas son fáciles de usar, ahorran tiempo y dinero y garantizan la autenticidad de los documentos. Sin embargo, las empresas pierden el control sobre el almacenamiento y la seguridad de sus documentos frente a proveedores externos que pueden no estar regulados.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador