Desviarse del rumbo
¿Alguna vez ha comenzado a hacer una cosa, solo para darse cuenta algún tiempo después de que se había desviado y ahora estaba haciendo algo totalmente diferente? Si es así, entonces personalmente se ha encontrado con algo similar a lo que se denomina en la gestión de proyectos como variación del alcance . Permitir que este esfuerzo de trabajo errante gane tracción es generalmente contraproducente para la ejecución general del proyecto y debe gestionarse.
Para comprender el avance del alcance, primero debemos comprender cómo se define y administra el alcance del proyecto. El alcance de un proyecto consta de todos los elementos que un proyecto debe entregar, junto con todo el trabajo esperado para realizar esas entregas. En la práctica tradicional de gestión de proyectos, el alcance del proyecto estará completamente definido de antemano, o como uno de los primeros pasos que se tomarán después de que se apruebe un proyecto. En un entorno de gestión de proyectos ágil, el alcance se determinará al inicio de todas y cada una de las iteraciones.
Cualquiera que sea la metodología que se utilice, es importante que la aprobación del alcance se obtenga antes de comenzar con las tareas asociadas. La probabilidad de encontrar un deslizamiento del alcance se vuelve mucho mayor si no se obtiene esta aprobación. En el primer caso, el director del proyecto debe obtener la aprobación formal para el alcance del cliente o el patrocinador del proyecto, mientras que un equipo ágil aceptará formalmente el alcance como parte de la planificación de iteración en curso.
Problemas con el deslizamiento del alcance
La fluencia del alcance se puede definir como trabajar en características o funcionalidades que NO han sido aprobadas o autorizadas. Permitir que se produzca una variación del alcance en un proyecto a menudo significa que el trabajo previamente aprobado y acordado sufrirá retrasos en el cronograma, ya que no se agrega tiempo adicional al cronograma para dar cuenta de este nuevo esfuerzo. Si se produce un deslizamiento del alcance y el cronograma se mantiene rigurosamente bajo control, entonces es probable que la calidad de la entrega se vea afectada a medida que se intenten tomar atajos para cumplir con los plazos del cronograma. Si se permite que la variación del alcance persista durante la ejecución del proyecto de forma regular, todo el proyecto puede estar sujeto a fallas.
Por supuesto, es probable que los requisitos de cualquier proyecto cambien con el tiempo. Cuando estos cambios de alcance están realmente autorizados y posteriormente se contabilizan con el cronograma asociado o los ajustes de recursos, entonces no nos referimos a esto como variación del alcance. La aprobación de un nuevo alcance que está fuera del estatuto del proyecto original a menudo se maneja con un proceso formal de control de cambios. En el mundo ágil, cualquier cambio de alcance que se detecte debe suspenderse o aplazarse, de modo que pueda revisarse de manera efectiva como parte de la planificación de iteraciones posteriores.
Gestión de cambios de alcance: definición, proceso y ejemplo
Tipos y ejemplos de fluencia del alcance
Uno de los ejemplos más comunes de variación del alcance es el edicto de gestión . En este caso, un gerente exigirá que se entregue algún trabajo que esté fuera del alcance original. Por ejemplo, un cliente clave puede hacer una demanda específica a la gerencia de que se incluya alguna característica no planificada en la próxima entrega del producto, con amenazas de llevar su negocio a otra parte si no se cumplen estas demandas. Los gerentes a menudo responden a este tipo de presiones comerciales dictando lo que sucede a continuación. Si bien puede haber razones comerciales prácticas para cumplir con la demanda del cliente, cualquier cambio de este tipo debe manejarse con el proceso apropiado, y no simplemente mediante un edicto administrativo.
Un tipo de fuga de alcance ligeramente más peligroso puede ocurrir cuando un cliente puede contactar a los miembros del equipo directamente, fuera de la relación laboral normal del cliente y el equipo del proyecto. En estos casos, los miembros del equipo pueden sentirse obligados a cumplir con las solicitudes directas de los clientes, o pueden sentir que están haciendo lo correcto al respetar el adagio de que «el cliente siempre tiene la razón». Esto puede ser peor que la filtración del alcance por edicto de la administración, ya que es probable que la administración se quede ciega más adelante por estas solicitudes desconocidas.
La deformación del alcance también puede deberse a causas menos obvias. Por ejemplo, la causa principal de algunas formas de variación del alcance puede deberse a la incertidumbre o la falta de especificidad en los requisitos originales del proyecto. Debido a que los requisitos originales carecen de los detalles necesarios para completar realmente una entrega, simplemente se agregan a medida que avanza el trabajo. El proceso de planificación ágil iterativa es, hasta cierto punto, una reacción a este tipo muy común de fuga de alcance oculto.
La pérdida de alcance también puede resultar de los esfuerzos altruistas de los miembros individuales del equipo. Quizás un desarrollador de un proyecto de software nota algo en el diseño original que podría mejorarse, sin darse cuenta de que hacer esos cambios podría costar varios días de reelaboración. O quizás el administrador o arquitecto de un nuevo edificio decide que el uso de un material de mayor costo en un área altamente visible hará una mejora estética, sin considerar el costo total y las implicaciones de programación de esa decisión. Hay muchos ejemplos de este tipo de variación del alcance, donde las buenas intenciones chocan con las limitaciones del proyecto original.
¿Scope Creep siempre es malo?
Si bien el deslizamiento del alcance no administrado generalmente tiene consecuencias negativas, también es cierto que la creatividad, el crecimiento y las nuevas ideas a menudo son el resultado de ese proceso. La clave para manejar la filtración del alcance es encontrar la manera correcta de administrar estas alteraciones inesperadas y no planificadas en el alcance del proyecto. La comunicación oportuna y eficaz con todas las partes involucradas puede contribuir en gran medida a gestionar el desplazamiento del alcance de modo que realmente beneficie la entrega final del proyecto.
Alcance del Control: Definición e implicaciones
Resumen de la lección
La fluencia del alcance se produce cuando se permite que se produzcan características o funciones que no han sido aprobadas. Por lo general, esto tiene un efecto general negativo, lo que resulta en programas más largos o entregas de menor calidad. Algunas formas comunes en las que se puede producir el deslizamiento del alcance son por edicto de la administración, que permite a los clientes cambiar el alcance sin aprobación, requisitos iniciales deficientes o por miembros individuales del equipo que simplemente intentan mejorar las cosas. La primera clave para gestionar el arrastre del alcance es tener acuerdos de alcance iniciales acordados formalmente. Los cambios subsiguientes en el alcance deben manejarse mediante un proceso de gestión de cambios o mediante un procedimiento acordado para tratar las adiciones solicitadas.
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