Manejo de información
La información es una parte importante de cualquier trabajo. Un médico debe tener información sobre miles de enfermedades, un conductor debe conocer cientos de rutas y un oficial de policía debe conocer todas las leyes del país. Imagine que es responsable de potencialmente millones de piezas de información, cada pieza relevante para diferentes personas en diferentes momentos. Y tenías que acceder a la información correcta de forma instantánea. Este es el desafío de un gerente de proyecto.
En el transcurso de un proyecto, se toman cientos y miles de decisiones. Estas decisiones tienen un impacto y todas generan información. Gran parte de esta información se puede utilizar en el futuro para beneficiar a otros proyectos, como reducir el riesgo, mejorar la eficiencia y reducir los costos. Supongamos que diseña un nuevo informe fantástico que reduce drásticamente el tiempo de creación del informe; esto será extremadamente beneficioso para proyectos futuros. Pero si esta información no se captura y registra correctamente, de tal manera que sea fácilmente accesible, estos valores se perderán y es posible que nunca se realicen mejoras. Aquí es donde intervienen los sistemas de información de gestión de proyectos (PMIS) .
Sistemas de información de gestión de proyectos
¿Qué es un sistema de información de gestión de proyectos? En pocas palabras, un sistema de información de gestión de proyectos (PMIS) es un sistema que captura todos los datos del proyecto y los almacena de forma organizada. Esta información se puede recuperar, buscar, catalogar, compartir y analizar.
Digamos que está construyendo un automóvil, específicamente las puertas del automóvil. Necesitará instrucciones detalladas sobre cómo se deben construir y fijar las puertas al automóvil. La documentación de diseño original especificaba cómo se deberían colocar las puertas en ángulo en la carrocería del automóvil. El presupuesto del proyecto detalla cuánto se debe gastar en las puertas. Estos documentos son de un tamaño significativo y de naturaleza compleja, lo que dificulta su revisión y requiere mucho tiempo para encontrar lo que está buscando.
Sin un PMIS, encontrar esta información costará tiempo y puede causar errores. Quizás las especificaciones de la puerta estén contenidas en más de una sección del documento, pero sin la capacidad de buscar todo el documento, asume que una sección cubre todo. Sin un PMIS, no encontrar la información presupuestaria o la información incorrecta supondrá un costo. Puede retrasar el proyecto o hacer que falle por completo.
Es fácil ver cómo el acceso fácil y eficiente a información precisa es imperativo para el éxito de un proyecto.
¿Cómo ayuda el PMIS?
Además de proporcionar información específica sobre áreas específicas del proyecto, como en el ejemplo anterior, el PMIS también debe proporcionar retroalimentación inteligente al director del proyecto. El PMIS debe proporcionar informes sobre el estado del proyecto en términos de tiempo, presupuestos y riesgo.
Esta información es fundamental para garantizar que el proyecto esté a tiempo y dentro del presupuesto. Sin un PMIS, sería un trabajo de tiempo completo solo analizar información y proporcionar informes, y mucho menos administrar el proyecto. Además, el PMIS reduce la posibilidad de error humano al compilar estos informes. ¡Puede ser más exacto si lo que está viendo y en lo que basa sus decisiones es correcto!
Qué buscar en un PMIS
Las siguientes son características clave de un buen PMIS y deben tenerse en cuenta al revisar y comprar un PMIS:
- Repositorio inteligente y herramientas de catalogación
- Herramientas de gestión del valor ganado (para medir el rendimiento y el progreso del proyecto)
- Herramientas de creación de informes y gráficos
- Seguimiento y nivelación de recursos
- Herramientas de estructura de desglose del trabajo (tareas individuales, relaciones y dependencias)
- Funciones de calendario
- Habilidades de programación
- Herramientas de autorización de trabajo y
- Herramientas de comunicación / intercambio
Entonces, si estas son características de un PMIS y proporcionarán ventajas a su proyecto, ¿a qué debe prestar atención al comprar o utilizar un PMIS? Tenga en cuenta que un PMIS no es nada sin información. Todas estas funciones, herramientas e informes solo funcionarán si se proporciona información. Si la información que proporciona no es precisa o si su calidad es cuestionable, estas funciones pueden funcionar, pero proporcionarán resultados inexactos o de baja calidad. Entonces, si la calidad de la información es deficiente, las decisiones basadas en esa información serán deficientes y las malas decisiones pondrán en peligro el éxito del proyecto.
Además, tenga en cuenta la sobrecarga de información. Demasiada información no siempre es buena. El aumento de la complejidad puede generar confusión.
Resumen de la lección
La información es un aspecto valioso y crítico de todos los proyectos. Nos ayuda a tomar buenas decisiones y mejora nuestras posibilidades de éxito. Sin embargo, es difícil, a veces imposible, gestionar demasiada información. Cuanto más grande sea el proyecto, más información generará y requerirá. No es posible que un gerente de proyecto almacene esta información en su cabeza o en documentos físicos.
Los sistemas de información de gestión de proyectos gestionan la información de forma inteligente almacenando, categorizando, analizando y compartiendo la información del proyecto con todo el equipo. También brindan derechos y privilegios para que solo ciertas personas puedan acceder o editar cierta información. Un PMIS puede proporcionar un valor significativo a un proyecto al ayudar a las personas a acceder a la información correcta, en el momento adecuado, de manera eficiente. Luego, se pueden tomar buenas decisiones sobre esta información que pueden conducir al éxito del proyecto.
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