Gestión de costos de proyectos: planificación y estimación

Definición de la gestión de costes del proyecto

Su negocio de guardería de 20 años necesita un nuevo parque infantil para los niños. El antiguo equipo del patio de recreo no cumple con los nuevos estándares de seguridad y está comenzando a mostrar un desgaste significativo que una lata de pintura no arreglará. Sabiendo que necesita reemplazarlo pronto, decide comenzar determinando cuánto costará el nuevo patio de recreo. Para hacer esto, utilice la planificación y estimación de la gestión de costos del proyecto.

La gestión de costos del proyecto se refiere a las actividades que se utilizan para estimar, monitorear y controlar los costos de un proyecto. La estimación se realiza para determinar, con la precisión necesaria, el costo de un proyecto. Generalmente, en el proceso de estimación, una organización determina si un proyecto es fiscalmente factible. En resumen, la estimación de costos impulsará la decisión de gastar el dinero en un proyecto.

La estimación de costos del proyecto es doble. Primero, se realiza una estimación para determinar los costos, luego se realiza la planificación de costos para crear un presupuesto y determinar la orientación de costos. Echemos un vistazo más de cerca a las diferencias entre la estimación de costos y la planificación de costos.

Estimación de costos del proyecto

Como ya dijimos, la estimación de costos involucra actividades para determinar el costo de una iniciativa o proyecto. La precisión de la estimación puede variar, según la necesidad y el tipo de estimación realizada. Generalmente, en las etapas preliminares de un proyecto, se proporcionan estimaciones aproximadas. Muchas veces, una estimación aproximada se conoce como una cifra aproximada y solo proporciona un punto de partida para determinar los costos del proyecto.

A medida que el proyecto está más definido y los requisitos se conocen mejor, la precisión de la estimación de costos aumenta. Una mejor información del proyecto permite al estimador tener en cuenta factores previamente desconocidos al determinar el costo del proyecto. Muchas veces, antes de que se apruebe un presupuesto, se realiza un desglose detallado del trabajo con los costos asociados para proporcionar una estimación de costos muy precisa.

La precisión de la estimación de costos se muestra por la variación en la estimación. La varianza es cuánto podría cambiar la estimación de costos, según los requisitos, las restricciones y las limitaciones futuras del proyecto. Por ejemplo, las cifras aproximadas suelen tener una variación de -25% a + 75%. Esto significa que una estimación de $ 1,000 en realidad podría costar entre $ 750 y $ 1,750.

No es necesario pasar a través de la estimación de costos del proyecto desde estimaciones aproximadas hasta estimaciones finales. Algunos proyectos solo requerirán una estimación aproximada antes de ser aprobados, mientras que otros proyectos requerirán estimaciones mucho más precisas y detalladas. Dependiendo de la necesidad final, es posible que un estimador no realice estimaciones aproximadas y puede pasar directamente a una estimación detallada.

Para la guardería, debe reemplazar el equipo del área de juegos, por lo que comenzará con una estimación detallada del costo del proyecto. Al recopilar la información de costos, comience por recopilar el costo del equipo del patio de recreo y los permisos necesarios. A continuación, trabajando con un contratista, desglosa las tareas que deberán realizarse para completar el proyecto. Con cada tarea, proporciona una estimación de las horas de mano de obra necesarias, que proporciona una estimación de costos para cada tarea.

Sumando los materiales, permisos y mano de obra para completar el nuevo patio de recreo, determina que el proyecto debería costar $ 12,345 para completar. Agrega una variación de -5% a + 10% y determina que su estimación final estará entre $ 11,272 y $ 13,579.

Planificación de costos del proyecto

Una vez que se completa una estimación de costos, se necesita un plan de costos para proporcionar pautas para el proyecto. La planificación de costos determina cómo se controlan los costos, dónde se asigna el dinero, de qué fondos se pagan los costos, informes de costos y umbrales de costos para el proyecto. En resumen, el plan de gestión de costes ayuda al director del proyecto a garantizar que el proyecto se complete dentro del presupuesto estimado.

Un plan de gestión de costos también incluye una línea de base de costos, que es particularmente útil para el gerente de proyecto para garantizar que los costos se administren correctamente. La línea de base de costos es esencialmente un presupuesto, pero tiene una fase de tiempo para indicar en qué momento del ciclo de vida del proyecto se gastará el dinero. Esta es información clave en un proyecto con grandes costos iniciales, como en la compra de materiales o equipos. Debido a que los costos del proyecto no se gastan de manera uniforme a lo largo de la línea de tiempo del proyecto, una línea de base de costos le permite al gerente del proyecto saber que los costos están bien encaminados, aunque pueda parecer que se ha asignado un porcentaje demasiado grande al principio del proyecto.

Para su proyecto de patio de recreo, crea un plan de administración de costos para garantizar que su presupuesto ajustado esté bien administrado. Este plan contiene el plan de trabajo detallado realizado en el paso de estimación anterior, junto con una lista de todos los materiales y permisos y los costos asociados para cada uno.

Usted crea una línea base de costos, que muestra cuánto del presupuesto se gastará por semana durante el ciclo de vida del proyecto de cuatro semanas. La línea de base de costos muestra que gastará el 50% de su presupuesto dentro de la primera semana del proyecto para comprar equipo de juegos.

El plan de gestión de costos del proyecto también muestra de qué cuenta comercial pagará los costos del proyecto. Debido a que está comprando equipo nuevo para el patio de recreo, esto se considera un costo de mejora de capital y proporcionará una desgravación fiscal. Por lo tanto, el equipo se compra a los fondos comerciales de mejora de capital, mientras que la mano de obra y los permisos para el trabajo del proyecto se pagan con los fondos generales.

Por último, la planificación de costos de su proyecto para el proyecto del patio de recreo incluye umbrales de costo para su proyecto, que lo guían a usted y al contratista a gastar dinero. Le ha dado al contratista un límite de ocho horas de trabajo, por encima del cual debe obtener su permiso. De esta forma, puede controlar los costos laborales. Los costos de los permisos no necesitan umbrales, ya que son precios fijos. Sin embargo, los costos del equipo del patio de recreo pueden diferir, por lo que le ha dado un umbral de costo del 5%. Al hacerlo, puede asegurarse de permanecer dentro de su variación estimada y mantener el proyecto dentro del presupuesto.

Resumen de la lección

La gestión de costos del proyecto se refiere a las actividades que se utilizan para estimar, monitorear y controlar los costos de un proyecto. La primera actividad, la estimación de costos, es doble e incluye la estimación de costos y la planificación de costos. La estimación de costos involucra actividades para determinar el costo de una iniciativa o proyecto. Las estimaciones de costos varían en precisión, lo que se indica mediante la variación de la estimación. La planificación de costos proporciona pautas de costos del proyecto, incluida la línea base de costos, orientación de asignación, informes de costos y umbrales de costos.