Gestión de problemas de proyectos: proceso e importancia

Publicado el 17 octubre, 2020

¿Qué es la gestión de problemas de proyectos?

La gestión de problemas del proyecto es el proceso de identificar, documentar y resolver problemas que surgen durante un proyecto. Cada proyecto se encontrará con problemas, ya sea el primero de su tipo o muy similar a otro proyecto. Para mitigar los efectos de estos problemas, el director del proyecto puede desarrollar un plan de gestión de problemas . Esto le da al equipo del proyecto una vía para identificar y documentar problemas, y le permite al equipo resolverlos de manera efectiva.

Problema y metas

Un problema es cualquier factor que pueda o esté afectando el alcance, el cronograma, el presupuesto o la calidad de un proyecto. Ahora veamos los objetivos.

  • Objetivo 1: identificar, evaluar y resolver problemas.
  • Objetivo 2: Evaluar la resolución del problema para determinar si afectará el alcance, el cronograma o la calidad. Si es así, revise la resolución a través del proceso de gestión de cambios.
  • Objetivo 3: Documentar las resoluciones de emisión y comunicarlas a los accionistas del proyecto.

Problemas frente a riesgo

Muchos directores de proyectos creen que un problema y un riesgo son lo mismo. Si bien tienen similitudes, en realidad no son lo mismo. Un riesgo puede ser conocido o desconocido, pero el director del proyecto tiene una idea general del riesgo y tiene un plan de gestión de riesgos para mitigar los riesgos. Un problema es menos predecible y puede ocurrir sin una advertencia.

Por ejemplo, un riesgo es no poder encontrar una persona calificada para un puesto altamente calificado. Este riesgo se mitiga definiendo los requisitos del puesto y realizando entrevistas. Después de una larga búsqueda de candidatos, el puesto se llena; riesgo resuelto. Pero luego, después de que la candidata ha estado trabajando durante unos meses, se mete en un accidente automovilístico y no puede trabajar. Ahora tenemos un problema.

Plan de gestión de problemas

El plan de gestión de problemas describe el enfoque preferido para identificar, analizar y gestionar los problemas a medida que surgen. El plan de gestión de problemas suele ser un documento de proyecto formal que se genera, revisa y aprueba para su uso. El plan debe cubrir cómo se plantean, registran y rastrean los problemas y qué acciones de resolución se toman. Puede ser un plan simple con algunas secciones, como cómo identificar un problema, responsabilidades de asignación y registro de problemas.

La gestión de problemas siempre está en curso durante todo el proyecto. Está en vigor durante todo el proyecto desde la planificación hasta el cierre. El director del proyecto es el responsable general de la gestión de problemas y puede delegar acciones sobre problemas específicos a los miembros del equipo del proyecto. Todo el personal del proyecto es responsable de identificar los problemas y enviarlos al director del proyecto. Si un miembro del equipo del proyecto no puede resolver el problema por cualquier motivo, el gerente del proyecto lo elevará al nivel de administración apropiado.

Diagrama de flujo de problemas y ejemplo

Veamos un diagrama de flujo del proceso de gestión de problemas.

diagrama de flujo de gestión de problemas

Paso 1: Identifique el problema.

Esta es la clave para resolver todos los problemas. Cualquier problema que surja debe informarse de inmediato al director del proyecto o al equipo del proyecto.

Paso 2: Analiza el problema.

Una vez que el director del proyecto o el equipo del proyecto conocen el problema, deben analizarlo para determinar su impacto en el alcance, el cronograma, el presupuesto o la calidad.

Paso 3: priorice el problema.

Todos los problemas necesitan una prioridad; esto garantizará que los problemas de mayor importancia se resuelvan antes que los menos importantes.

Paso 4: desarrolle los pasos para la resolución.

El equipo del proyecto asignará a una persona responsable y trabajará con él para desarrollar los pasos que resolverán el problema. También se conocen como elementos de acción.

Paso 5: Ejecute los pasos para la resolución.

La persona asignada actuará sobre los pasos para la resolución y se asegurará de que se completen.

Paso 6: Seguimiento de las actividades de resolución.

La persona asignada proporcionará actualizaciones documentadas sobre el estado de cada problema del que sea responsable.

Paso 7: Documentar la resolución del problema.

La resolución deberá documentarse para incorporarse a las lecciones aprendidas del proyecto.

Así es como se verá un registro de gestión de problemas:

Problema #Fecha de registroProblemaPrioridadAsignado aFecha de vencimientoComportamiento
112/1No se registran datos1T. Johnson15/12/15Discutir con TA la idoneidad de los medios
24/12LAN no responde3F. Gremio31/12/15Verifique los puertos de datos en el enrutador, verifique el firmware
34/12No es suficiente CAT 52C. Baker13/12/15Solicite el cable CAT 5, asegúrese de que llegue antes del 12/14

Resumen de la lección

En esta lección, aprendió cómo gestionar problemas y por qué la gestión de problemas es importante para el director del proyecto. El director del proyecto creará un plan de gestión de problemas que describe el enfoque preferido para identificar, analizar y gestionar los problemas. Hay siete pasos para resolver problemas: identificar, analizar, priorizar, desarrollar pasos de resolución, ejecutar pasos de resolución, rastrear el estado y documentar la resolución para incorporarla a las lecciones aprendidas.

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