Implementación de soluciones a problemas comerciales

Cuando los cerdos vuelen

Un hospital que atiende a una comunidad en crecimiento en el oeste de los Estados Unidos adoptó recientemente el lema “ Cuando los cerdos vuelan ”. El hospital había estado en funcionamiento continuo durante más de seis décadas, y la reparación de la planta física envejecida se estaba volviendo cada día menos factible. . El hospital se ha enfrentado a decenas de obstáculos sustanciales al actualizar sus instalaciones (de ahí el lema), pero la comunidad adoptó la visión del hospital de construir uno.

Después de casi tres años de planificación, había llegado el momento de la implementación. El hospital necesitaba trasladar las operaciones de la antigua instalación a la nueva a unos 20 minutos. La implementación fue un éxito y podemos usar este escenario como un estudio de caso para completar una implementación exitosa.

El libro de jugadas Go-Live

Un libro de jugadas de puesta en marcha es una herramienta importante durante la implementación de una solución. Como su nombre lo indica, el libro de estrategias es una guía paso a paso que detalla las responsabilidades de cada entidad involucrada en la implementación. En implementaciones como la mudanza del hospital, el libro de jugadas es un esquema minuto a minuto utilizado por docenas de personas para garantizar que todas las tareas se completen en el orden correcto.

Dependencias

No todas las implementaciones requieren un manual de estrategias minuto a minuto, pero todas las implementaciones requieren un plan que especifique los plazos, las dependencias y los recursos necesarios. En este contexto, dependencia significa una parte de la implementación que no se puede completar hasta que una tarea diferente haya alcanzado un cierto estado.

En el ejemplo del traslado del hospital, la presencia de personal médico en la nueva instalación fue una dependencia para las ambulancias que trasladarían a los pacientes. Las ambulancias no pudieron comenzar a transportar a los pacientes de la antigua instalación a la nueva hasta que el personal médico estuviera allí para recibirlos. El libro de jugadas de puesta en marcha describe estas dependencias para que todos los jugadores sepan con precisión qué se requiere de ellos durante el proceso de implementación.

Planes de reversión

Todas las implementaciones deben incluir un plan de reversión . Si una implementación encuentra problemas que amenazan su capacidad para continuar o continuar con las operaciones diarias, un plan de reversión describe una reversión para devolver rápidamente a una organización al estado operativo. En el estudio de caso, el plan de reversión describía cómo reaccionaría el hospital si la nueva instalación no pudiera atender a los pacientes como se esperaba. En la medida de lo posible, todos los planes de reversión deben probarse en condiciones controladas para garantizar su confiabilidad durante una crisis de implementación.

Un plan de reversión es una forma de revertir una implementación si las funciones centrales de la empresa se ven amenazadas por problemas imprevistos.

Usar simulaciones en implementaciones

Las simulaciones miden de manera eficaz la eficacia del plan de implementación, el manual de estrategias de puesta en marcha y el procedimiento de reversión. Las simulaciones son esencialmente ensayos para tareas de implementación reales. En casos como el traslado al hospital, la simulación se puede realizar en la mesa en tiempo real para probar los componentes del libro de jugadas de puesta en marcha. Asegura que los recursos correctos tengan las ventanas adecuadas para realizar sus tareas.

El punto de no retorno

Cuando se implementan soluciones a problemas comerciales, a menudo hay un momento de la verdad en el que dar luz verde a la implementación desencadena una cadena de eventos que no se pueden revertir fácilmente. Los planes de implementación deben identificar claramente este momento de la verdad, quién es responsable de tomar la decisión de luz verde y las consecuencias asociadas con tomar una decisión incorrecta.

Los planes de implementación deben describir quién toma la decisión de no retorno.

En la mudanza del hospital, el punto de no retorno fue el transporte de pacientes. Por numerosas razones clínicas y legales, los dos hospitales no pudieron estar operativos simultáneamente. Por lo tanto, el manual de implementación identificó el punto sin retorno como el momento en que el último paciente abandonó la antigua instalación. Una vez que el antiguo hospital se desconectó, no hubo más oportunidad de retroceder, y el único camino de la implementación era avanzar en las nuevas instalaciones. Durante una implementación, es fundamental que cada responsable de la toma de decisiones sepa dónde se encuentra el punto de no retorno en la línea de tiempo y qué información se requerirá para decidir si debe continuar.

Un punto sin retorno es el momento de una implementación en el que la reversión ya no es una opción.

Seguimiento y evaluación

En el caso de la mudanza del hospital, es fácil ver cómo una implementación podría declararse exitosa prematuramente. Una vez que todos los pacientes fueron atendidos en las nuevas instalaciones, se ha superado un obstáculo importante, pero la implementación no ha terminado.

Evaluar la eficacia de la solución es una tarea de implementación que a menudo se pasa por alto. Cuando se identificaron el problema y la solución, el hospital se basó en los datos para definir el problema. Una vez que se completa una implementación, se deben monitorear de cerca los mismos indicadores clave de desempeño que se usaron para demostrar el problema en primer lugar.

Resumen de la lección

Una vez que una empresa identifica con éxito un problema, puede diseñar una solución. La implementación es la fase en la que realmente se pone en práctica la solución propuesta. Las buenas implementaciones se basan en un manual de estrategias de puesta en marcha para describir cada una de las tareas necesarias para facilitar una implementación exitosa. Durante una implementación, no todas las tareas pueden continuar simultáneamente, por lo que un libro de estrategias describe las dependencias en las que una tarea no puede comenzar antes de que se complete otra.

Todas las implementaciones deben tener un plan de reversión sólido que lleve rápidamente a la organización a su funcionamiento normal si la implementación se encuentra con problemas inesperados. Las simulaciones ayudan a una organización a probar su libro de jugadas y planes de reversión antes de que ocurra una implementación en vivo. Durante la implementación, a menudo hay un punto sin retorno en el que el plan de reversión ya no es aplicable y la organización está comprometida con una implementación independientemente de otros sucesos.

El paso final en una implementación es evaluar los indicadores clave de desempeño que confirmarán o cuestionarán el éxito de la solución.