Informe de cierre del proyecto: Definición y contenido

No se acaba hasta que se acaba

La leyenda del béisbol Yogi Berra era famosa por decir: ‘No se acaba hasta que se acaba’. Yogi probablemente se estaba refiriendo al béisbol y el juego no se decidió hasta que se hizo el out final, pero sus palabras suenan igual de ciertas para los gerentes de proyecto. Un proyecto no termina hasta que se completan todas las acciones necesarias, como obtener la aprobación final y la aceptación de los patrocinadores del proyecto y las partes interesadas, completar las auditorías posteriores a la implementación y archivar correctamente los documentos críticos del proyecto.

¿Qué es un informe de cierre de proyecto?

Un informe de cierre de proyecto es el documento final que evalúa el éxito del proyecto y también cataloga los entregables del proyecto y finaliza oficialmente el proyecto. El objetivo principal de un informe de cierre de proyecto es proporcionar una imagen completa de los éxitos y fracasos de un proyecto. El informe de cierre del proyecto debe incluir toda la información importante del proyecto que ayude a las partes interesadas, los auditores y los futuros gerentes de proyecto a comprender claramente lo que se logró durante el proyecto y cómo se completó el trabajo.

Lista de verificación de cierre

Una lista de verificación de cierre es una lista de elementos aparentemente menores que deben completarse antes de que se pueda cerrar un proyecto. Muchas empresas llaman a esta lista de verificación de cierre una lista de tareas pendientes . Antes de anunciar el cierre de un proyecto, los gerentes de proyecto deben crear y completar una lista de verificación de cierre del proyecto de cualquier tarea pendiente del proyecto.

Una vez que el cliente y el patrocinador del proyecto hayan acordado los elementos de la lista de verificación, los gerentes y equipos del proyecto deben trabajar para cerrar cualquier elemento de inmediato. Asegúrese de trabajar con colegas de adquisiciones, legales y de finanzas para verificar que todas las actividades contractuales y relacionadas con el cumplimiento del proyecto se hayan completado y documentado. No olvide proporcionar una contabilidad final del presupuesto del proyecto y aplicar los fondos restantes del proyecto para pagar la finalización de los elementos de la lista de verificación de cierre.

Actividades y Documentos

Muchos expertos en gestión de proyectos están de acuerdo en que los objetivos de un informe de cierre de proyecto incluyen:

• Revisar y evaluar el éxito del proyecto.
• Confirmar problemas, limitaciones y recomendaciones pendientes
• Describir las tareas y actividades completadas durante el proyecto.
• Identificar las mejores prácticas y lecciones aprendidas para proyectos futuros

Con base en estos objetivos, hay algunas actividades que deben completarse. Repasemos ahora:

1. Una actividad es revisar los documentos del alcance, los criterios de aceptación y confirmar con el patrocinador, el cliente y las partes interesadas que se han completado todos los requisitos del alcance, los criterios de aceptación, los entregables y los hitos.
2. Cree una lista o informe para documentar cualquier problema o información pendiente que el equipo de operaciones o el cliente pueda necesitar mientras entrega el producto o el proyecto terminado a su cuidado. Por ejemplo, si todavía hay un problema pendiente que el cliente trabajará para resolver, documente formalmente que el cliente está al tanto del problema y ha hecho los arreglos necesarios para resolverlo por su cuenta una vez finalizado el proyecto.
3. Incluya documentación del proyecto como el alcance, los entregables del plan del proyecto, los registros de problemas, los registros de control de cambios y la documentación presupuestaria.
4. Incluya documentación para resaltar las mejores prácticas y los éxitos de los proyectos y también las lecciones aprendidas que serán importantes para proyectos futuros.
5. ¡Consiga firmas! Obtener las firmas del patrocinador del proyecto o del cliente es una forma formal de documentar que el proyecto se completó y cerró oficialmente.

Es importante que la finalización de las actividades del informe de cierre del proyecto se lleve a cabo en unas pocas semanas. En la comunicación final del proyecto, los gerentes de proyecto deben comunicar claramente que el proyecto ha llegado a su fin con la aprobación del patrocinador del proyecto y las partes interesadas afectadas. Los datos del proyecto y otros documentos, incluidos todos los entregables, deben mantenerse en varios lugares, como una unidad de red o un servidor de gestión de proyectos dedicado. Una vez que se difunden todas las comunicaciones, se archivan los documentos importantes y se ponen a disposición de las partes interesadas, el proyecto se considera oficialmente cerrado.

Incluso Yogi estaría de acuerdo en que estas acciones garantizarían que cuando se acabe, se acabará.

Resumen de la lección

Un informe de cierre de proyecto es el documento final que evalúa el éxito del proyecto y también cataloga los entregables del proyecto y finaliza oficialmente el proyecto.

El informe de cierre del proyecto debe incluir toda la información importante del proyecto que ayude a las partes interesadas, los auditores y los futuros gerentes de proyecto a comprender claramente lo que se logró durante el proyecto y cómo se completó el trabajo. Los objetivos del informe de cierre del proyecto son revisar y evaluar el éxito del proyecto, confirmar los problemas pendientes, delinear las tareas y actividades realizadas e identificar las mejores prácticas y lecciones aprendidas para proyectos futuros.