Junta de control de cambios: miembros y responsabilidad
¿Alguna vez ha comenzado un proyecto que tuvo numerosos cambios antes de que pudiera comenzar? ¿Parecía que no había una forma clara de identificar qué cambios deberían considerarse y cuáles rechazar? ¿Sintió que el proyecto se estaba saliendo de control debido a estos cambios? Bueno, un tablero de control de cambios podría ser el elemento que faltaba.
Una junta de control de cambios (CCB) es un grupo de personas dentro de la empresa que revisan y priorizan las solicitudes de cambio relacionadas con un proyecto. Este grupo puede ser tan pequeño como el director del proyecto y la persona que ha patrocinado el proyecto, o tan grande como un comité de representantes que representan varias funciones dentro de la organización. Algunos miembros pueden verse afectados directamente por el proyecto, pero no es un requisito ser miembro del comité.
Miembros de la Junta de Control de Cambios
Los CCB más fuertes son pequeños, lo que permite tomar decisiones rápidas, pero al menos deben estar compuestos por los siguientes roles:
- Gestión de programas o proyectos : responsable del seguimiento del proyecto en general
- Documentación : responsable del repositorio de información sobre el proyecto.
- Pruebas : revisa los resultados finales del proyecto antes del lanzamiento.
- Ingeniería o programación : responsable de la creación de entregables
- Atención al cliente : responsable de interactuar con el consumidor.
- Marketing : responsable de crear material que los consumidores verán
Un CCB oficial tendrá un alcance de autoridad que indica qué cambios el equipo tiene la capacidad de aprobar o negar antes de ascender a una autoridad superior. La autoridad debe definirse en función de los límites presupuestarios y el impacto general en el cronograma. El CCB debe tener un presidente al que se le asigne un ámbito de responsabilidad. Esta función debe tener la capacidad de romper los lazos al votar sobre solicitudes de cambio y, en algunos casos, puede tener la capacidad de anular el comité.
El CCB debe reunirse de manera rutinaria y establecer políticas por adelantado, que identifiquen reglas clave como la cantidad de personas necesarias para aprobar una votación, la frecuencia con la que se reunirá el equipo, la configuración de la reunión y cómo se comunicará la información de esas reuniones a la empresa. La frecuencia de las reuniones debe basarse en el tamaño del proyecto. Cada reunión debe proporcionar un foro abierto para revisar y discutir las solicitudes de cambio. Estas solicitudes se pueden recopilar a través de una variedad de fuentes, como la comunicación verbal, pero a menudo la opción más completa es un sistema de software diseñado para capturar todas las solicitudes de cambio.
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Tipos de solicitudes de cambio
Los cambios de proyecto normalmente se pueden agrupar en tres tipos de grupos:
- Requerido : necesario para cumplir con los objetivos del proyecto, a menudo ocurren debido a oportunidades perdidas durante la planificación.
- Cambios de alcance : identificados debido a cambios en el mercado, nueva información presentada que no estaba disponible durante la planificación o nueva tecnología que mejorará en gran medida los resultados del proyecto.
- No es obligatorio : no es necesario y no mejorará en gran medida los resultados del proyecto.
El mejor método para priorizar las solicitudes de cambio es crear un proceso predefinido que determine cómo se cuantificarán y analizarán las solicitudes a través de un sistema de clasificación. Este tipo de proceso elimina las reacciones emocionales al votar. El uso de un sistema de software para capturar las solicitudes de cambio ayuda a crear un depósito de información de respaldo sobre por qué se aprobó o rechazó una solicitud.
El CCB existe para garantizar que las solicitudes no sean ignoradas y, sin embargo, no todas las solicitudes sean aceptadas sin hacer preguntas. El CCB permite un debate abierto de nuevas ideas y crea un entorno empresarial de inclusión en el proceso. Sin embargo, siempre debe existir un proceso diferente para atender las solicitudes de emergencia.
Ejemplo de CCB
Imagina que estás trabajando en una juguetería y estás en un proyecto para desarrollar un nuevo scooter más rápido. El objetivo es mejorar la velocidad sin sacrificar la seguridad del niño. Se envía un memorando de la empresa a todos los empleados para informarles sobre el nuevo producto y cuándo está programado su lanzamiento. Hay un enlace en la nota que instruye a los empleados sobre cómo enviar comentarios y sugerencias a través del sitio de comentarios en línea. Un grupo más pequeño de empleados se reúne una vez a la semana para revisar las sugerencias entrantes y asegurarse de que no se pierdan oportunidades. Entre los comentarios hay una pregunta sobre por qué no se muestra un pie de apoyo en la imagen del nuevo scooter. Tras la revisión del comité, se determina que el peso total del scooter haría muy difícil para un niño levantarlo de una posición acostada y, por lo tanto, es un cambio de alcance.
Resumen de la lección
La junta de control de cambios (CCB) es un grupo de personas que revisan y priorizan las solicitudes de cambios en un proyecto. Cuanto más pequeño sea el equipo, más rápidamente se podrán tomar decisiones sobre esos cambios. El equipo debe estar compuesto por varias funciones comerciales que incluyen: gestión de proyectos , documentación , probadores , programadores , atención al cliente y marketing . El CCB debe tener un ámbito de autoridad claro que indique qué decisiones deben escalar a un equipo superior. Las políticas deben implementarse para determinar cómo el equipo se reunirá y se comunicará con la empresa. Esto incluye asignar unpresidente para dirigir el equipo.
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Por lo general, hay tres tipos de cambios: obligatorios , cambios de alcance y no obligatorios . Todos los cambios deben cuantificarse y analizarse a través de un sistema de clasificación predefinido que haga que la votación sea objetiva y carente de emociones. El CCB está diseñado para fomentar el debate abierto y crear un entorno de inclusión.
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