Licitaciones y propuestas para conferencias en hoteles

Licitaciones y propuestas

El proceso de licitación y propuestas comienza cuando surge un evento, convención o reunión donde la oficina no es lo suficientemente grande para satisfacer la necesidad. Entonces, ¿Qué haces? ¿Llamar a todos los hoteles de la zona para solicitar cotizaciones? No. En lugar de tener un planificador de eventos, crea una RFP o una solicitud de propuesta, lo que le quita tiempo y molestias al proceso. Con la RFP puede enviar la misma hoja a varios hoteles solicitando una propuesta para el evento. Esto significa que los hoteles ahora se dirigen a usted y deben responder con la información que necesita, lo que permite una comparación más fácil de los espacios del hotel.

En general, muchos negocios ya tienen espacios que alquilan para eventos, por lo que no suele ser necesario buscar otro. Sin embargo, existen algunas razones simples para buscar un lugar diferente:

• Nueva empresa: nunca antes usé un espacio para eventos
• Evento más grande: quizás el espacio regular no sea lo suficientemente grande para satisfacer la necesidad
• El evento está fuera de la ciudad: cuando los eventos se llevan a cabo en un lugar que no sea el hogar, es necesario un nuevo espacio.
• Cambio de imagen: tal vez el estándar ya no sea lo suficientemente bueno o demasiado caro, por lo que el lugar se está cambiando para cumplir con la nueva cara de la empresa.

No importa el motivo, el formato es el mismo.

Solicitud de propuesta

Generalmente hay siete secciones en una RFP. Cada una de las secciones proporciona información o solicita detalles específicos. Si se presenta en este formato, facilita la revisión de los hoteles y se asegura de que la información también regrese en un diseño de fácil lectura.

Antecedentes

Al comienzo de la RFP, debe explicar el negocio y el evento. Ser claro y conciso es útil para que el hotel no tenga que leer párrafos sobre su empresa. En su lugar, diseñe el fondo de esta manera:

• Historia de la empresa (breve)
• Evento: explique brevemente el evento, por qué lo está organizando, por qué está buscando un nuevo lugar y si habrá algún obstáculo sobre el evento que deben saber.
• Proporcione estándares de eventos anteriores: informe al hotel si hay algún proceso estándar que realmente funcione para sus eventos y si hay algo que generalmente no funciona.

Objetivos

En esta sección, indique al hotel lo que está buscando específicamente y si se trata de un evento recurrente o solo de una sola vez.

El evento en detalle

Una vez que llegue a este punto, querrá dividir su evento en secciones sucintas. Explique si su empresa pertenece a una categoría como gobierno o organización sin fines de lucro. Esto les ayudará a asignar el personal adecuado para su evento. Aquí también es cuando proporciona los detalles de lo que necesita.

• Proporcione fechas del evento: también proporcione fechas alternativas si puede.
• Enumere las habitaciones de hotel necesarias y por cuánto tiempo, si desea habitaciones cerca unas de otras o esparcidas.
• ¿Cuántas salas de convenciones y reuniones necesita? También proporcione horarios para ellas. Quizás haya sesiones de trabajo, diferentes entrenamientos o simplemente una sala grande.
• Alimentos: enumere las necesidades de catering, cuántas comidas, necesita bocadillos, habrá barra libre. Si no tienen servicios de comida en el lugar, pregunte si tienen referencias para proveedores de servicios de catering.
• Demografía: aquí debe proporcionar las necesidades especiales de sus empleados. ¿Tiene empleados discapacitados o quizás alergias alimentarias? Además, los datos demográficos de edad y género pueden ayudar, según el evento.

Convención o exposición

Si el evento incluye exhibiciones, proporcione el espacio total requerido y detalles específicos. Por ejemplo, una convención puede necesitar cabinas. El espacio de exhibición debe ser solicitado y discutido con el hotel.

Presupuesto

Aquí es donde debe proporcionar su presupuesto completo, menos los fondos discrecionales que está reservando por si acaso, y solicitar las siguientes cotizaciones:

• Tarifas de habitaciones de hotel
• Tarifas de catering completo y por comida
• Tarifas de salas de reuniones o convenciones
• Tarifas diversas como estacionamiento, internet, servicio a la habitación, etc.

Esto es también cuando solicita detalles sobre cómo será el proceso de reserva de habitaciones. ¿Lo manejará el hotel? ¿O necesita manejarlo a través de su oficina?

Fecha límite

Es entonces cuando informa al hotel sobre la fecha límite de la propuesta. También avise lo que necesitará después de la cotización. ¿Necesita una visita in situ? Asegúrate de anotarlo.

Información del contacto

Por último, querrá proporcionar su información de contacto y, si existe la posibilidad de que no esté disponible, proporcione los números de sus asistentes.

Una vez que haya terminado con la RFP, puede enviar su solicitud por fax, correo electrónico o dejar su solicitud en los hoteles y esperar respuestas. Solo asegúrese de informar a los hoteles inmediatamente de su elección para que no haya demoras ni problemas para obtener el espacio.

Resumen de la lección

Al trabajar en el proceso de licitación y propuestas , es importante obtener una RFP o una solicitud de propuesta en conjunto para enviarla a varios hoteles que le interesan para su evento. Debe incluirse lo siguiente:

• Antecedentes
• Objetivos
• Evento en detalle
• Convención o exposición
• Presupuesto
• Fecha límite
• Información del contacto

Una vez finalizada la RFP, es importante hacer un seguimiento con el hotel para reservar y completar el proceso.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador