Mantener la confidencialidad de los registros de los estudiantes
Importancia de la discreción
Eres profesor y recientemente las noticias locales publicaron una historia sobre uno de tus alumnos. La estudiante afirma que fue injustamente disciplinada y suspendida. Los lugareños están alborotados. ¡Están pidiendo tu cabeza! Sin embargo, usted sabe que el estudiante tenía un historial de problemas de disciplina e interrumpía su salón de clases constantemente. Sacas su expediente disciplinario y piensas: “Si le di esto a las noticias locales, todos lo entenderían”. Solo tacharé su nombre para que no sepan que es de quien estoy hablando ”.
¡Mala idea! En términos generales, tiene el deber de proteger la privacidad y confidencialidad de sus estudiantes. Si no lo hace, su escuela podría perder sus fondos. Pero, ¿cómo cumple?
Antes de poder mantener la confidencialidad de los estudiantes, debe saber qué se considera confidencial. Las dos leyes principales que protegen la privacidad y la confidencialidad de los registros de los estudiantes son FERPA e IDEA.
FERPA
La Ley de Privacidad y Derechos Educativos de la Familia (FERPA) es la más importante. Se aplica a todos los distritos escolares que reciben fondos federales que deben cumplir para seguir recibiendo fondos. Generalmente, todo lo que se define como un registro educativo debe mantenerse confidencial y privado. FERPA define un registro educativo como cualquier material sobre estudiantes documentado de cualquier forma, incluso escrito a mano, guardado en una computadora o una grabación de audio.
Algunas de las cosas que no incluye son sus notas personales si no se revelan a nadie más (excepto a un maestro sustituto), registros de oficiales de seguridad escolar, registros de personal que no son estudiantes y registros hechos o recibidos por una escuela después el estudiante ya no asiste a la institución. La información de identificación personal incluye nombres de estudiantes y miembros de su familia, direcciones, números de seguro social, fechas de nacimiento y cualquier cosa que le permita a alguien en la comunidad averiguar quién es el estudiante. Los registros solo se pueden divulgar si un padre o el estudiante consienten, si es mayor de 18 años o está en una institución postsecundaria.
Sin embargo, hay algunas excepciones. Puede revelar información según sea necesario en una emergencia médica o para obedecer una orden judicial o una citación. Cuando un estudiante se transfiere, puede proporcionar registros a la nueva escuela. Puede compartir registros con representantes autorizados del gobierno federal y estatal cuando sea necesario para demostrar el cumplimiento de la ley, o con grupos educativos que realizan estudios para mejorar las pruebas o la enseñanza en general.
En las dos últimas excepciones, no es necesario obtener un consentimiento previo, pero deberá firmar un acuerdo, por escrito, con la persona que recibe los registros y la información que explique el propósito y la amplitud de la información que se comparte. También debe indicar claramente que los registros divulgados solo se utilizarán para fines limitados. Incluya disposiciones que indiquen que el destinatario mantenga la confidencialidad de los registros compartidos y destruya los registros cuando ya no los necesite.
IDEA
La Ley de Educación para Personas con Discapacidades (IDEA) se aplica a los niños con discapacidades. Utiliza la misma definición de registro educativo que FERPA, y si bien la definición de información de identificación personal no es tan explícita como la de FERPA, incluye en general cualquier información que permita a alguien identificar a un estudiante con bastante confianza. IDEA requiere que las escuelas se aseguren de que los registros educativos y la información de identificación personal permanezcan confidenciales. Las escuelas necesitan el consentimiento de los padres para divulgar información de identificación personal, excepto a otras agencias educativas cuando sea necesario, para llevar a cabo los propósitos de la ley.
Mejores prácticas
Ahora sabe por qué no debe filtrar los registros de un estudiante a la prensa y por qué no puede contar su versión de los hechos en los medios sin violar las leyes que protegen la privacidad de los estudiantes. Afortunadamente, eso no ocurre muy a menudo. Entonces, en el día a día, ¿qué puede hacer para proteger la información de sus estudiantes?
Primero, considere si tiene que crear un registro de algo en primer lugar. ¿Se puede comunicar la información de forma oral o en persona? Manejar los problemas de esta manera puede evitar generar documentación innecesaria.
Para aquellas situaciones en las que necesite mantener registros de la información de identificación personal de los estudiantes, asegúrese de que los documentos se guarden en un lugar seguro. Una pila de papel sobre un escritorio es una revelación accidental que está esperando suceder. Asegúrese de que los registros confidenciales estén archivados, posiblemente en un armario cerrado con llave.
A menos que una solicitud de registros o información del estudiante se encuentre dentro de una de estas excepciones, obtenga el permiso del estudiante o de los tutores del estudiante por escrito antes de divulgar cualquier cosa.
Considere compartir la cantidad mínima de información necesaria para la situación en cuestión. Cuanto más comparte, más se abre a posibles responsabilidades. ¿Es posible eliminar la información de identificación de los estudiantes antes de publicar los registros?
Puede ayudar a moderar las expectativas de la persona u organización que ha solicitado los datos. Empiece explicando los límites de la información que puede divulgar y luego comparta la cantidad mínima necesaria.
Cuando se aplique una de las excepciones al requisito de consentimiento por escrito, recuerde obtener un acuerdo claro por escrito de la organización que solicita la información. Sea muy específico sobre qué información se divulga y por qué. Asegúrese de que también mantengan la confidencialidad de los registros y los destruyan después de su uso.
Conozca el calendario de retención de su escuela. Las leyes son diferentes en cada estado, pero es posible que pueda destruir algunos registros después de cierto tiempo. No puedes compartir lo que no tienes.
Resumen de la lección
Las leyes federales como FERPA e IDEA requieren que proteja la confidencialidad y privacidad de los estudiantes. Esto significa controlar el acceso a los registros educativos y la información de identificación personal. Piense en abstenerse de poner información confidencial por escrito. Si debe crear un documento que contenga información confidencial, asegúrese de que se mantenga de forma segura. Cuando alguien solicita acceso a los registros de un estudiante, obtenga permiso, por escrito, del estudiante o de sus padres. Si no se requiere consentimiento por escrito porque la solicitud cae en una excepción de FERPA o IDEA, obtenga un acuerdo por escrito que estipule cuidadosamente cuánta información se comparte y requiere que la información permanezca confidencial y se destruya después de su uso.
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