¿Quién es responsable de desarrollar políticas tecnológicas?
¿Qué departamento de su organización debería ser responsable de redactar e implementar políticas relacionadas con la tecnología? Hace diez años, podría haber respondido con seguridad: «Sólo nuestro departamento de TI (tecnología de la información)», y probablemente tenga razón. Sin embargo, hoy en día, la tecnología se cruza con múltiples funciones departamentales y RR.HH. tiene un papel importante para garantizar su uso seguro y ético en el lugar de trabajo.
Su trabajo como profesional de recursos humanos es desarrollar prácticas que minimicen el riesgo de la empresa y maximicen la productividad de los empleados, al mismo tiempo que protegen los derechos de privacidad personal de los empleados. Algunas prácticas que las organizaciones pueden considerar son la política de traer su propio dispositivo, la supervisión del sitio web y las políticas sobre el uso de computadoras para actividades personales.
Política de traer su propio dispositivo
Definida lógicamente como la política de traer su propio dispositivo , esta política permite a los empleados usar sus propios teléfonos inteligentes en sus trabajos para acceder a determinadas aplicaciones, datos o informes de la empresa. Walmart promulgó este programa en 2018 y señaló que esta política » está ayudando a nuestros asociados a ser más productivos y ofrecer a nuestros clientes de nuevas maneras ».
Políticas como esta deben describir detalladamente el tipo de datos a los que accederá una empresa en los teléfonos personales de los empleados para ayudar a los empleados a sentirse cómodos con la política, así como a estar seguros de que su información personal y sus derechos de privacidad estarán protegidos.
Si bien existen importantes riesgos y ramificaciones legales a considerar, estas políticas brindan a los empleados un fácil acceso a las tareas administrativas, como el cronometraje, a las aplicaciones y los datos que los ayudarán a realizar las funciones clave de su trabajo y a las comunicaciones de la empresa que los ayudan a mantenerse informados. .
Monitoreo de sitios web
Todas las empresas quieren establecer prácticas sólidas de monitoreo de sitios web que vayan de la mano con la maximización de la productividad de los empleados y al mismo tiempo les den libertad a los empleados para hacer su trabajo. Una práctica implica bloquear categorías completas de sitios web, como entretenimiento para adultos o juegos de azar, para todos los empleados.
Los sitios web de redes sociales son otra área de monitoreo de sitios web. Para muchos empleados, excepto quizás un gerente de redes sociales que está autorizado a publicar en los canales de la empresa, no existe un propósito comercial para acceder a las redes sociales como Facebook, Instagram o Twitter durante el horario laboral.
Independientemente del enfoque que decida que funcionará mejor en su organización, no olvide ponerlo por escrito. Su política / práctica puede comunicarse verbalmente en la orientación de un empleado, así como por escrito a través de un manual del empleado o un código de política de ética. Los manuales del empleado generalmente los firma el empleado para reconocer que ha leído y comprendido la política; esta es una excelente manera de responsabilizar a los empleados.
Uso de computadoras para actividades personales
¿Cómo establece una práctica estándar para comunicar cómo se pueden usar las computadoras durante las horas de trabajo?
Los profesionales de RR.HH. deben ser lo más proactivos posible en este amplio tema del uso de la computadora para que pueda haber estándares bien definidos para lo que es un comportamiento inaceptable y aceptable. Esto puede ser tan simple como incluir una declaración en el manual del empleado sobre el enfoque de la empresa, indicando que el uso de computadoras para actividades personales está prohibido.
O puede ser más complejo, como usar herramientas de seguimiento para monitorear los hábitos informáticos de los empleados. A medida que nos trasladamos cada vez más a las fuerzas de trabajo remotas en un mundo COVID-19, muchas empresas están trabajando con empresas externas para implementar herramientas que les ayuden a administrar la tecnología. Como describe un artículo reciente de la Society for Human Resource Management (SHRM), una de las formas en que las empresas lo están utilizando es «realizar un seguimiento del tiempo que los empleados remotos dedican a aplicaciones productivas versus improductivas o» no relacionadas con el trabajo «.
Resumen de la lección
Los profesionales de recursos humanos tienen un papel clave en el desarrollo de políticas relacionadas con la tecnología en el lugar de trabajo que minimizarán el riesgo de la empresa y maximizarán la productividad de los empleados, al mismo tiempo que protegen la privacidad personal de los empleados. Una vez que se establecen esas políticas, se pueden incluir en un documento, como un manual del empleado, firmado y reconocido por el empleado para confirmar que conocen y han comprendido las políticas.
Las prácticas comunes incluyen:
- Políticas para traer su propio dispositivo : políticas que permiten a los empleados usar sus teléfonos personales para acceder a aplicaciones y datos de la empresa que les ayudan a realizar funciones laborales clave.
- Monitoreo de sitios web : prohibir categorías de sitios web que no son relevantes para fines comerciales o bloquear ciertos sitios de redes sociales
- Uso de computadoras para actividades personales : desarrollo de políticas que definan el comportamiento aceptable e inaceptable de uso de computadoras o utilicen herramientas de seguimiento para monitorear el uso de computadoras por parte de los empleados.
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