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Pasos básicos de la preparación y planificación de auditorías

Publicado el 19 septiembre, 2020

Auditoría de calidad

Fastburger es una cadena de restaurantes de comida rápida en rápido crecimiento. Tienen tres productos de sándwich; hamburguesas, pollo y pescado, todo servido rápidamente a los clientes hambrientos. Agregue la barra de ensaladas y la línea Fastburger se ha convertido en un éxito en la región.

Ahora tienen cinco ubicaciones, y dado que todo sucede tan rápido en Fastburger, la gerencia está preocupada por la calidad de los productos. La gerencia cree que si los ingredientes se obtienen y preparan adecuadamente de acuerdo con los procedimientos de la empresa, la calidad será de primera. Por eso les preocupa especialmente que los gerentes y empleados de las tiendas sigan las políticas y los procedimientos. Están igualmente preocupados por el servicio que reciben los clientes.

Fastburger aún no tiene una función de auditoría interna. Fast Freddie, fundador y director ejecutivo, se pone en contacto con una empresa local de contadores públicos. Le gustaría que realizaran una auditoría de calidad.

Actividades preliminares

Beth es socia de la firma CPA, su experiencia está en negocios orientados al servicio al cliente y al por menor. Ha sido elegida para organizar un equipo y liderar la auditoría de calidad de Fastburger. Ella solicita información básica:

  • Las direcciones de todas las ubicaciones de las tiendas, la sede y los almacenes.
  • Los nombres y la información de contacto del equipo de alta dirección y de los gerentes de tienda.
  • Un conjunto de estados financieros de los tres años anteriores.

Beth también se familiarizará con el clima regulatorio en el que opera la industria de la comida rápida.

Estar asociado con una gestión desagradable o una empresa que quiebra puede dañar la reputación de una empresa de auditoría. Después de investigar un poco y revisar las finanzas, Beth está satisfecha de que Freddie y sus altos directivos tengan una buena reputación en la comunidad y de que estén dirigiendo un negocio en crecimiento y saludable. Establece una reunión con Freddie para repasar la estrategia de auditoría y formalizar la aceptación del trabajo.

Estrategia de auditoría

Beth tiene algunas ideas sobre una estrategia que le dará a Fastburger lo que necesitan. La estrategia de auditoría se refiere al alcance, el tiempo y la dirección que tomará la auditoría.

En la reunión, Beth y Freddie deben determinar el alcance de la auditoría. Necesita saber si se deben auditar todas las ubicaciones o solo una o dos. El tiempo se refiere a cuánto tiempo llevará la auditoría y cuándo ocurren las actividades. Beth siente que todas las tiendas se pueden hacer en no más de dos semanas.

Encuentro con el cliente

Beth se sienta con Freddie y su Gerente de Operaciones Senior. Están de acuerdo en que todas las tiendas deben realizarse para garantizar que los procedimientos y el producto sean uniformes. También les complace saber que la auditoría dura dos semanas.

Beth luego da una idea preliminar de las actividades y la dirección de la auditoría. Se basará en la observación de los empleados de la tienda en el trabajo y las entrevistas con los gerentes y el personal de la tienda para determinar el grado en que se están llevando a cabo los procedimientos de la empresa.

También le gustaría contratar algunas visitas de compradores misteriosos a las tiendas y a los escaparates de las tiendas para comprobar el servicio al cliente. ¡Y por supuesto, prueba la comida! Freddie se alegra de saber que a Beth también le gustaría probar químicamente una muestra de productos para determinar su composición en cuanto a calorías, carbohidratos, proteínas y otros nutrientes. Esto mostrará si el etiquetado de los alimentos que se muestra en el tablero del menú es correcto y los mantendrá en cumplimiento con las regulaciones.

Beth luego le pide a Freddie un conjunto completo de políticas y procedimientos de la compañía Fastburger para la preparación de alimentos. El Gerente de Operaciones. produce dos cuadernos grandes de hojas sueltas empaquetados con la información solicitada. Beth dice: “Auditaremos según lo que hay en estos libros”.

Freddie y el chico de Operaciones están impresionados con la minuciosidad de la preparación de Beth. Están listos para firmar el documento formal que autoriza la auditoría y acuerdan que comience una semana a partir del lunes.

El plan de auditoría

El plan de auditoría especifica la naturaleza y la oportunidad de los procedimientos de auditoría. Para llevar a cabo los procedimientos acordados con Fast Freddie, Beth necesita determinar los recursos necesarios.

Ella traerá un equipo de tres auditores a bordo para este trabajo.

  • Sal, un auditor senior, tiene una personalidad extrovertida. Se utilizará para entrevistar a los gerentes y al personal de la tienda. Se les interrogará sobre el conocimiento de los procedimientos de procesamiento de alimentos y el cumplimiento de la política.
  • Jason, un auditor junior, será el observador principal. Observará a los empleados en el trabajo para ver si se están siguiendo los procedimientos de la empresa. También inspeccionará cualquier inventario para ver que los ingredientes se compren a proveedores aprobados por la compañía. Beth le indica que se convierta en un experto en las secciones de preparación de alimentos de esos grandes cuadernos.
  • Amy, otra auditora junior, se encargará de las compras misteriosas y las comprobaciones de las ventanas. Se está convirtiendo en una experta en los procedimientos de servicio al cliente de Fastburger.

La entrevista comenzará el primer día del trabajo, las observaciones comenzarán el segundo día. Las compras misteriosas ocurrirán esporádicamente durante el período de dos semanas. Finalmente al analista químico se le entregará el producto alimenticio una vez que se obtenga suficiente para realizar el análisis del producto.

Beth supervisará de cerca a su pequeño equipo y se involucrará en la verificación de la calidad de los sándwiches terminados. Quiere recibir comentarios inmediatos para poder hacer los ajustes necesarios a mitad de camino.

Resumen de la lección

La preparación para una auditoría de calidad consta de tres fases.

  1. Actividad preliminar: implica conocer la empresa, la industria y el equipo de alta dirección. Se recopila información básica como la ubicación de las tiendas minoristas y los nombres de los gerentes. Cualquier problema que surja se puede tratar en la reunión con el cliente.
  2. Estrategia de auditoría : implica el alcance, el tiempo y la dirección general que tomará la auditoría. La formulación de la estrategia general se llevará a cabo en la reunión del cliente.
  3. plan de auditoría : incluye los detalles de la naturaleza y la oportunidad de los procedimientos de auditoría que comprenderán la auditoría.

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