Plan para el éxito
Diana se está preparando para comenzar a planificar la conferencia anual de su empresa cuando una cita de Benjamin Franklin aparece en su suministro de noticias de las redes sociales: «Si no planifica, está planeando fallar». ¡Ay! Diana sabe que necesita comenzar pronto su viaje de planificación. Ella está buscando una manera de simplificar el proceso de establecer tareas para completar y asignarlas a varias personas. Lo que Diana necesita es una línea de tiempo , o un esquema, para realizar un seguimiento del progreso durante su planificación. Trabajemos en la construcción de una línea de tiempo que pueda ayudar a Diana y a su equipo.
¿Por qué necesito una línea de tiempo?
Una línea de tiempo puede servir como hoja de ruta de varias formas:
1. Muestra todas las acciones que deben completarse
2. Por lo general, incluye plazos estrictos para cada tarea.
3. Proporciona un lugar para asignar funciones a diferentes personas.
El cronograma de una conferencia o evento variará de una reunión a otra, según la complejidad y el tamaño del evento y la rapidez con la que comience el proceso de planificación. Más tiempo asignado siempre es mejor que menos, pero de manera realista, eso no siempre es posible. La forma en que asigne y priorice las tareas se basará en si tiene seis semanas o seis meses para comenzar a trabajar. Es importante tener en cuenta que una línea de tiempo debe ser lo más completa posible para evitar que las tareas esenciales se pierdan. Los plazos son imprescindibles para garantizar que las tareas se gestionen a tiempo.
La clave para una gran línea de tiempo es su fluidez, lo que significa que es un trabajo en progreso constante y cambia a medida que pasan las fechas clave y se completan las tareas.
Construyendo una línea de tiempo
Para construir una línea de tiempo, Diana puede seguir estos pasos básicos:
1. Cree una lista de todas las tareas por completar. Esto podría incluir todo, desde asegurar el lugar hasta enviar invitaciones.
2. Con las tareas desarrolladas, cree una hoja de cálculo que enumere cada tarea en la primera columna del formulario. Una hoja de cálculo es un documento fácil de compartir con todos los miembros del equipo.
3. Asigne una fecha de vencimiento a cada tarea, o agrupe las tareas que se completarán en el mismo período de tiempo juntos. Por ejemplo, un mes antes del evento, es posible que tenga las tareas de ‘hacer un seguimiento con los proveedores’ y ‘aprobar la agenda final del programa’ programadas para su finalización. Cada tarea debe tener su propia fecha de vencimiento para completarse con su propia columna.
4. Dele cada tarea a una parte responsable. En la hoja de cálculo, cree una columna con un título en la parte superior que indique «Parte responsable» para que se complete cada acción.
Una línea de tiempo de muestra
Para ayudar a Diana con la planificación de su conferencia, proporcionaremos una plantilla básica para sus propósitos de planificación. Supongamos que Diana está trabajando con una pequeña ventana de tiempo de planificación para su evento.
Cronología de la conferencia de Diana
Tres meses antes del evento de Diana
| Tarea | Fecha de vencimiento | Fiesta responsable |
|---|---|---|
| Seleccionar una fecha | ||
| Asegure el lugar | ||
| Confirmar orador | ||
| Determinar la lista de invitados |
Dos meses antes del evento de Diana
| Tarea | Fecha de vencimiento | Fiesta responsable |
|---|---|---|
| Enviar recordatorios de «Guardar la fecha» | ||
| Crea invitaciones formales | ||
| Reserve un servicio de catering | ||
| Crear agenda del programa | ||
| Contrato con proveedores para necesidades de alquiler |
Seis semanas antes del evento de Diana
| Tarea | Fecha de vencimiento | Fiesta responsable |
|---|---|---|
| Enviar invitaciones impresas | ||
| Confirmar alojamiento en hotel | ||
| Contrato con empresa de transporte |
Tres semanas antes del evento de Diana
| Tarea | Fecha de vencimiento | Fiesta responsable |
|---|---|---|
| Aprobar la agenda final | ||
| Enviar comunicado de prensa a los medios | ||
| Reúnase con el personal del lugar | ||
| Confirmar pedidos de proveedores |
Una semana antes del evento de Diana
| Tarea | Fecha de vencimiento | Fiesta responsable |
|---|---|---|
| Enviar el recuento final de invitados al servicio de catering | ||
| Revisar la logística del evento con el personal | ||
| Imprimir materiales de conferencias |
El día antes del evento de Diana
| Tarea | Fecha de vencimiento | Fiesta responsable |
|---|---|---|
| Recoger carteles de conferencias | ||
| Presentar el pago final al lugar | ||
| Recoger las llaves del espacio para eventos | ||
| Enviar recordatorio final del evento |
El día del evento de Diana
| Tarea | Fecha de vencimiento | Fiesta responsable |
|---|---|---|
| Asegúrese de que el equipo audiovisual esté configurado y funcionando | ||
| Recoger a los oradores invitados del aeropuerto | ||
| Configurar mesas y sillas | ||
| Realizar una verificación de la iluminación y el sonido. | ||
| Prepare la mesa de registro |
Resumen de la lección
El evento de Diana seguramente será un éxito con una planificación adecuada y un cronograma para ayudarla a ella y a su personal a realizar cada tarea. Un cronograma completo puede servir como una hoja de ruta para la preparación de su evento, incluida una lista de todas las tareas que deben completarse, las fechas de vencimiento para cada elemento y la asignación de un miembro del personal para que lo supervise. Los cronogramas pueden variar según la complejidad, el tamaño o el tiempo de espera que tenga como planificador. Para configurar una plantilla, enumere y priorice todas las tareas en una hoja de cálculo, y cree columnas para fechas límite específicas y la persona responsable de la finalización de cada elemento.
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